現(xiàn)金采購付款管理制度總則目的為了加強公司現(xiàn)金采購付款管理，規(guī)范采購付款流程，確保公司資金安全、合理使用，提高采購效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門使用現(xiàn)金進行采購的付款業(yè)務(wù)。基本原則1.合法性原則：采購付款活動必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：采購信息及付款金額等數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保財務(wù)記錄的真實性與可靠性。3.審批原則：所有現(xiàn)金采購付款需按規(guī)定流程進行審批，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的付款行為。4.及時性原則：在確保合規(guī)的前提下，及時處理采購付款，以維護公司良好的商業(yè)信用。采購業(yè)務(wù)流程采購申請1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息。2.部門負責(zé)人審批：部門負責(zé)人對采購申請進行審核，評估其必要性與合理性，簽字確認后提交至采購部門。采購實施1.采購部門審核與詢價：采購部門收到采購申請后，核實需求的準(zhǔn)確性，并通過多種渠道進行詢價，包括但不限于供應(yīng)商報價、市場調(diào)研等，選擇合適的供應(yīng)商。2.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的明細、價格、交貨期、付款方式等條款。合同簽訂前需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。貨物驗收1.到貨通知：采購部門在預(yù)計交貨日期前通知相關(guān)部門準(zhǔn)備驗收。2.驗收流程：驗收人員依據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購的貨物或服務(wù)進行數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的驗收。驗收合格后填寫《驗收單》，驗收人員簽字確認；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在《驗收單》上注明問題詳情。現(xiàn)金采購付款流程付款申請1.申請?zhí)峤唬翰少彶块T在貨物驗收合格且取得合規(guī)發(fā)票后，填寫《現(xiàn)金付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請及相關(guān)憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合規(guī)性，采購合同與驗收單的一致性，付款金額的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門溝通核實，要求補充或更正相關(guān)資料。審批流程1.初審：財務(wù)部門審核通過后，將付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)經(jīng)理進行初審，財務(wù)經(jīng)理對付款的必要性、資金安排等進行審核，簽字確認。2.終審：初審?fù)ㄟ^后，付款申請上報至公司總經(jīng)理進行終審。總經(jīng)理根據(jù)公司財務(wù)狀況、采購項目的重要性等因素進行綜合審批，做出最終付款決策。付款執(zhí)行1.付款指令下達：總經(jīng)理終審?fù)ㄟ^后，財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果下達付款指令，安排現(xiàn)金付款。2.付款操作：出納人員按照付款指令，通過現(xiàn)金支付的方式向供應(yīng)商支付款項，并在相關(guān)憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”章，登記現(xiàn)金日記賬。付款后及時將付款憑證返還給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。審批權(quán)限與責(zé)任審批權(quán)限劃分1.采購金額在[X]元以下的：由部門負責(zé)人、財務(wù)經(jīng)理初審，總經(jīng)理終審。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的：由部門負責(zé)人初審，財務(wù)經(jīng)理、分管副總復(fù)審，總經(jīng)理終審。3.采購金額在[X]元以上的：由部門負責(zé)人、財務(wù)經(jīng)理、分管副總初審，總經(jīng)理召集相關(guān)部門會審后終審。各層級審批責(zé)任1.部門負責(zé)人：對采購申請的必要性、真實性負責(zé)，確保采購符合部門業(yè)務(wù)需求。2.財務(wù)經(jīng)理：對付款申請的財務(wù)合規(guī)性、資金合理性進行審核把關(guān)，防范財務(wù)風(fēng)險。3.分管副總：從業(yè)務(wù)整體角度對采購付款進行復(fù)審，提出專業(yè)意見和建議，協(xié)助總經(jīng)理決策。4.總經(jīng)理：對采購付款的最終決策負責(zé)，全面把控公司資金使用和采購業(yè)務(wù)的整體風(fēng)險與效益。現(xiàn)金管理規(guī)定庫存現(xiàn)金限額1.限額設(shè)定：根據(jù)公司日常現(xiàn)金使用量及安全管理要求，結(jié)合開戶銀行規(guī)定，由財務(wù)部門會同相關(guān)部門核定公司庫存現(xiàn)金限額。2.限額調(diào)整：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展或現(xiàn)金使用情況變化，適時對庫存現(xiàn)金限額進行調(diào)整，確保庫存現(xiàn)金既能滿足日常零星開支需要，又能保障資金安全。現(xiàn)金收付規(guī)定1.收款：公司收取現(xiàn)金時，必須開具合法有效的收款收據(jù)，并在收款收據(jù)上加蓋公司財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。出納人員收到現(xiàn)金后，應(yīng)及時存入銀行，不得坐支現(xiàn)金。2.付款：支付現(xiàn)金應(yīng)從庫存現(xiàn)金限額中支付或從開戶銀行提取，不得從本單位的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情況需要坐支現(xiàn)金的，應(yīng)事先報經(jīng)開戶銀行審查批準(zhǔn)。現(xiàn)金保管1.存放地點：現(xiàn)金應(yīng)存放在專門的保險柜中，保險柜應(yīng)放置在安全可靠的地點，如財務(wù)辦公室內(nèi)，并安裝必要的安全防護設(shè)施。2.保管人員：指定專人負責(zé)現(xiàn)金保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守現(xiàn)金保管制度。3.定期盤點：財務(wù)部門應(yīng)定期對庫存現(xiàn)金進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由出納人員自行盤點，財務(wù)經(jīng)理監(jiān)盤，盤點結(jié)果記錄在《現(xiàn)金盤點表》中。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，進行處理。財務(wù)核算與監(jiān)督財務(wù)核算要求1.賬務(wù)記錄：財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)制度和公司會計核算辦法，及時、準(zhǔn)確地記錄現(xiàn)金采購付款業(yè)務(wù)，確保財務(wù)報表數(shù)據(jù)真實、完整。2.憑證管理：采購付款相關(guān)的原始憑證，如采購合同、驗收單、發(fā)票等，應(yīng)妥善保管，作為財務(wù)核算的依據(jù)。憑證應(yīng)按類別、日期順序整理裝訂成冊，便于查閱和審計。財務(wù)監(jiān)督1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對現(xiàn)金采購付款業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、付款是否準(zhǔn)確等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.日常監(jiān)督：財務(wù)部門在日常工作中應(yīng)加強對現(xiàn)金采購付款業(yè)務(wù)的監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的異常情況及時查明原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。風(fēng)險防范與控制常見風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商可能存在提供虛假發(fā)票、貨物質(zhì)量不合格、交貨延遲等問題，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或影響正常業(yè)務(wù)開展。2.審批風(fēng)險：審批環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)把關(guān)不嚴(yán)、越權(quán)審批等情況，造成資金浪費或違規(guī)支出。3.現(xiàn)金管理風(fēng)險：庫存現(xiàn)金保管不當(dāng)可能引發(fā)現(xiàn)金被盜、丟失等風(fēng)險；現(xiàn)金收付環(huán)節(jié)操作失誤可能導(dǎo)致賬務(wù)混亂、資金損失。風(fēng)險防控措施1.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估與選擇機制，定期對供應(yīng)商進行考核評價；加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，簽訂詳細的采購合同，并在合同中約定違約責(zé)任和爭議解決方式。2.審批流程優(yōu)化：明確各層級審批權(quán)限和責(zé)任，加強審批人員培訓(xùn)，提高審批的準(zhǔn)確性和效率；建立審批記錄檔案，便于追溯和監(jiān)督。3.現(xiàn)金安全管理：完善現(xiàn)金保管制度，加強安全防護設(shè)施建設(shè)；加強出納人員培訓(xùn)，規(guī)范現(xiàn)金收付操作流程；安裝監(jiān)控設(shè)備，對現(xiàn)金收付區(qū)域進行實時監(jiān)控。信息溝通與檔案管理信息溝通機制1.內(nèi)部溝通：建立采購部門、財務(wù)部門、驗收部門等相關(guān)部門之間的定期溝通機制，及時通報采購付款業(yè)務(wù)進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.外部溝通：與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解貨物供應(yīng)及發(fā)票開具等情況；與開戶銀行保持密切聯(lián)系，掌握銀行賬戶信息和現(xiàn)金管理政策變化。檔案管理1.檔案范圍：現(xiàn)金采購付款業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案包括采購申請表、采購合同、驗收單、發(fā)票、付款申請表、現(xiàn)金盤點表等。2.檔案保存期限：按照國家檔案管理規(guī)定和公司要求，確定各類檔案的保存期限，一般為[X]年。3.檔案保管與查閱：指定專人負