上海采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司在上海地區(qū)的采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)、高效、透明，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在上海地區(qū)所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性，不偏袒任何一方。4.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)上海地區(qū)的采購管理工作。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可下設(shè)不同的采購小組，分別負(fù)責(zé)不同類型物資和服務(wù)的采購。（二）采購部門職責(zé)1.制定和完善采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，編制采購計劃，明確采購需求和時間節(jié)點(diǎn)。3.開展供應(yīng)商開發(fā)、評估和管理工作，建立合格供應(yīng)商名錄。4.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。5.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。6.處理采購過程中的各類問題和糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。7.定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，為公司決策提供支持。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門提出準(zhǔn)確的采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。參與采購過程中的技術(shù)評審、驗收等工作。對采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋和評價。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和審核。參與采購合同的審核，確保付款條款合理合規(guī)。對采購費(fèi)用進(jìn)行核算和支付。3.質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范。參與采購物資的驗收工作，確保物資質(zhì)量符合要求。對不合格物資的處理提出意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的，由采購部經(jīng)理審批。采購金額較大的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等審批。（三）供應(yīng)商選擇與采購談判1.采購部根據(jù)采購需求，在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。2.向供應(yīng)商發(fā)送詢價函，明確采購物資或服務(wù)的要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析比較，選擇報價合理、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。4.采購談判過程中，采購人員應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭取最有利的采購條件。5.采購談判結(jié)果形成《采購談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為采購合同的附件。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同條款，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。2.采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。3.將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤和協(xié)調(diào)。（六）采購跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不能按時交貨或物資質(zhì)量存在問題，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。3.協(xié)調(diào)需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，做好物資驗收的準(zhǔn)備工作。（七）采購驗收1.物資到貨前，采購部通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備。2.物資到貨后，質(zhì)量部門按照驗收規(guī)范對物資進(jìn)行檢驗，核實(shí)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（八）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.《付款申請表》經(jīng)采購部經(jīng)理審核、財務(wù)部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司采購需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，采購部制定供應(yīng)商開發(fā)計劃。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、價格水平等方面的情況。4.實(shí)地考察潛在供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況。5.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商候選名單，進(jìn)行進(jìn)一步的洽談和合作意向溝通。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、環(huán)保等方面。2.采購部收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等。3.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。A類供應(yīng)商：綜合表現(xiàn)優(yōu)秀，合作關(guān)系穩(wěn)定，優(yōu)先選擇。B類供應(yīng)商：表現(xiàn)較好，可作為備用供應(yīng)商。C類供應(yīng)商：存在一定問題，需加強(qiáng)管理和監(jiān)督，必要時進(jìn)行淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.每月對供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評分。2.考核結(jié)果與供應(yīng)商的貨款支付、合作機(jī)會等掛鉤。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿缭黾佑唵瘟俊?yōu)先付款等。對于考核不合格的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，暫停合作或取消合作資格。（四）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時提出淘汰建議：產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，多次出現(xiàn)質(zhì)量問題，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)計劃。售后服務(wù)差，不履行合同約定的售后服務(wù)條款。存在環(huán)保違規(guī)行為，不符合國家相關(guān)要求。2.供應(yīng)商淘汰建議經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部通知供應(yīng)商停止合作，并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于以下方面：供應(yīng)商風(fēng)險：如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題等。市場風(fēng)險：如原材料價格波動、市場供應(yīng)短缺等。合同風(fēng)險：如合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中的糾紛等。內(nèi)部管理風(fēng)險：如采購人員違規(guī)操作、審批流程不規(guī)范等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對選擇多家供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。2.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，及時掌握原材料價格變化趨勢。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等金融工具規(guī)避價格風(fēng)險。優(yōu)化采購計劃，合理安排庫存，避免因市場供應(yīng)短缺導(dǎo)致生產(chǎn)中斷。3.合同風(fēng)險應(yīng)對合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)、條款完善。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)。完善采購審批流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。建立采購信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購信息的實(shí)時共享和監(jiān)控，提高采購管理的透明度和效率。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。2.采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購談判紀(jì)要、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。3.采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商分布等方面的數(shù)據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購管理工作的建議和措施，為公司決策提供支持。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司制度和流程要求。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、供應(yīng)商管理情況、采購資金的使用情況等。3.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，要求采購部限期整改，并跟蹤整改情況。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購過程