專利檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司專利檔案的管理，規范專利檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發揮專利檔案在公司科技創新、知識產權保護和經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在專利創造、申請、維護及管理過程中形成的各類專利檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司專利檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實性原則專利檔案應如實反映專利創造、申請、維護等活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要信息的專利檔案進行保密管理，防止信息泄露。4.便于利用原則優化專利檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內部各部門及員工查閱和利用專利檔案，充分發揮檔案的價值。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司專利檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司專利檔案，接收、整理、保管、統計和提供利用專利檔案。3.指導和監督公司各部門專利檔案的形成、積累和整理工作，對歸檔情況進行檢查和考核。4.負責專利檔案的信息化建設，建立專利檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲和檢索。5.參與公司專利管理工作，為專利申請、評估、維權等提供檔案支持。（二）專利管理部門職責1.負責組織公司專利的創造、申請、維護等工作，制定專利工作計劃和目標。2.指導和督促公司各部門開展專利工作，協調解決專利工作中的問題。3.負責與專利代理機構、知識產權局等相關部門的溝通與聯系，辦理專利申請、審查、授權、維持等手續。4.對公司專利信息進行分析和研究，為公司技術創新、產品研發、市場競爭等提供決策依據。5.配合檔案管理部門做好專利檔案的收集、整理和歸檔工作，提供相關檔案資料。（三）各部門職責1.負責本部門專利工作的組織實施，明確專人負責專利檔案的形成、積累和整理工作。2.按照公司專利檔案管理制度的要求，及時將本部門在專利創造、申請、維護等過程中形成的文件材料進行整理、分類，并移交檔案管理部門歸檔。3.在專利工作中積極配合檔案管理部門和專利管理部門，提供必要的檔案資料和信息支持。三、專利檔案的收集（一）收集范圍1.專利申請階段專利申請書、說明書、權利要求書、附圖、摘要等申請文件的初稿、修改稿及正式稿。專利申請過程中與專利代理機構、知識產權局等相關部門的往來信函、文件、會議記錄等。專利申請費用的繳納憑證、發票等。2.專利審查階段專利審查意見通知書及答復文件。與專利審查員的溝通記錄、電話記錄、面談紀要等。專利復審請求書及相關材料。3.專利授權階段專利授權證書及副本。專利登記薄副本。專利授權公告文本。4.專利維持階段專利年費繳納憑證、發票等。專利監控記錄，包括專利有效性跟蹤、侵權預警等相關資料。與專利維持相關的其他文件，如專利轉讓、許可合同等。5.專利糾紛處理階段專利侵權糾紛的相關文件，如侵權投訴書、答辯狀、證據材料、法院判決書等。專利行政糾紛的相關文件，如行政處罰決定書、行政復議決定書等。專利糾紛處理過程中的會議記錄、律師函等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責專利檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.專利檔案收集人員應熟悉專利工作流程，了解各類檔案資料的形成過程和保存價值，按照規定的范圍和要求進行收集。3.對于專利申請過程中形成的電子文件，應同時收集紙質文件，并確保兩者內容一致。電子文件應采用通用格式存儲，如PDF、DOC等，并按照檔案管理部門的要求進行命名和分類。4.專利檔案收集人員應及時將收集到的檔案資料進行初步整理，核對文件的完整性和準確性，發現問題及時與相關人員溝通解決。5.各部門應在專利工作完成后的[X]個工作日內，將整理好的專利檔案資料移交檔案管理部門。四、專利檔案的整理（一）整理原則1.遵循專利檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯系。2.按照專利申請的類別、時間順序等進行分類整理，便于檔案的保管和利用。3.確保專利檔案的整理質量，做到分類科學、編號規范、目錄清晰、裝訂整齊。（二）整理方法1.分類按照專利類型，分為發明專利檔案、實用新型專利檔案和外觀設計專利檔案。對于每一類專利檔案，再按照申請時間順序進行細分。2.編號為每一份專利檔案編制唯一的檔案編號，編號格式為：[公司簡稱][專利類型代碼][申請年份][流水號]。其中，專利類型代碼：發明專利為“1”，實用新型專利為“2”，外觀設計專利為“3”。例如，公司2023年申請的第5件發明專利檔案編號為：[公司簡稱]1202305。3.編目編制專利檔案目錄，目錄內容包括檔案編號、專利名稱、申請人、發明人、申請日、公開日、授權日、專利類型、專利狀態、檔案存放位置等。目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于檢索。4.裝訂將專利檔案的各類文件材料按照一定順序排列整齊，采用A4紙規格進行左側裝訂。裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁，確保檔案的完整性和美觀性。五、專利檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，按照檔案編號順序排列上架；電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.專利檔案的保管期限為自專利授權之日起[X]年。2.對于涉及公司核心技術、重大商業利益或具有重要歷史價值的專利檔案，經公司領導批準后，可適當延長保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對專利檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發現檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行修復、補充或追查，并做好記錄。3.清查結束后，應編制專利檔案清查報告，總結清查工作情況，提出改進措施和建議，報公司領導審閱。六、專利檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門及員工因科研、生產、經營、管理等工作需要，可查閱、借閱專利檔案。2.外部單位因合作、交流、調研等原因，經公司領導批準后，可查閱公司專利檔案相關信息，但不得借閱檔案原件。（二）利用流程1.內部利用查閱：公司內部人員如需查閱專利檔案，應填寫《專利檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據申請內容，在檔案庫中查找相應檔案，提供給查閱人員查閱，并做好查閱記錄。借閱：如需借閱專利檔案，查閱人員應在《專利檔案查閱申請表》中注明借閱期限，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。2.外部利用查閱：外部單位如需查閱公司專利檔案，應向公司提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等，并加蓋單位公章。經公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容，如有需要，應經檔案管理部門同意。復制：外部單位如需復制公司專利檔案相關信息，應向公司提交正式的復制申請函，注明復制內容、用途等，并加蓋單位公章。經公司領導批準后，由檔案管理部門按照規定的程序和要求進行復制，并收取相應的復制費用。復制件應加蓋檔案管理部門公章，注明“復制件與原件核對無誤”字樣。（三）利用監督1.檔案管理部門應加強對專利檔案利用情況的監督檢查，定期對查閱、借閱記錄進行核對，確保檔案利用的規范、有序。2.對于違反專利檔案利用規定的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節輕重給予相應的處理；造成檔案損壞、丟失等嚴重后果的，應依法追究相關人員的責任。七、專利檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全專利檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。2.對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要信息的專利檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保檔案信息的安全。3.在專利檔案的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，對查閱、借閱人員進行保密提醒，防止信息泄露。4.未經公司領導批準，任何人不得擅自將專利檔案帶出公司或泄露給無關人員。（二）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，