專用材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司專用材料的管理，規范專用材料的采購、使用、存儲等環節，確保專用材料的安全、合理使用，提高公司經濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及專用材料管理的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產、經營等實際需求，合理確定專用材料的采購數量和規格。2.成本控制原則：在保證專用材料質量的前提下，努力降低采購成本和使用成本。3.規范管理原則：建立健全專用材料管理流程和標準，確保管理工作的規范化、科學化。4.責任追究原則：對專用材料管理過程中出現的違規行為，追究相關人員責任。二、專用材料的分類與編號（一）分類標準根據專用材料的用途、特性等，將其分為以下幾類：1.生產用專用材料：直接用于產品生產過程的材料，如原材料、零部件等。2.研發用專用材料：用于新產品研發、試驗的特殊材料。3.設備維護用專用材料：用于公司設備日常維護、維修的材料。4.辦公用專用材料：保障公司辦公正常運轉所需的特殊材料，如特殊紙張、墨盒等。（二）編號規則為便于專用材料的管理和識別，對每類專用材料進行編號。編號采用[具體編號方式，如字母+數字組合]，編號應具有唯一性，且能體現材料的類別、規格等信息。例如，生產用專用材料中某種特定規格的原材料編號為“SC001”，其中“SC”代表生產用材料，“001”為該材料的具體編號。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應根據本部門的工作任務和業務需求，提前制定專用材料采購計劃。采購計劃應明確材料名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門匯總各部門采購計劃，結合公司庫存情況，制定公司月度專用材料采購總計劃。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估和審核。2.選擇供應商時，應優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。采購部門可通過招標、詢價、談判等方式確定供應商。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。（三）采購執行1.采購人員根據采購合同和采購計劃，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購材料的詳細信息，確保供應商準確理解采購要求。2.采購人員應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保材料按時、按質、按量供應。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購人員應及時采取措施，要求供應商解決問題，并承擔相應責任。3.對于緊急采購需求，采購部門應在確保質量和滿足公司需求的前提下，盡快完成采購任務。緊急采購需經相關部門負責人審批后執行。（四）驗收與入庫1.專用材料到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門按照相關標準和合同要求，對材料的質量、規格、數量等進行檢驗。2.驗收合格的專用材料，由倉庫管理人員辦理入庫手續。入庫時應填寫入庫單，詳細記錄材料名稱、規格、數量、供應商等信息。入庫單應一式多聯，分別由采購部門、倉庫、財務等部門留存。3.驗收不合格的專用材料，采購部門應及時與供應商聯系，協商處理辦法。如退貨、換貨等，確保公司利益不受損失。四、使用管理（一）領用流程1.各部門使用專用材料時，需填寫領用申請表，注明材料名稱、規格、數量、用途等信息。領用申請表經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據領用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，辦理材料出庫手續，并在領用申請表上簽字確認。出庫時應填寫出庫單，詳細記錄材料領用部門、名稱、規格、數量等信息。出庫單應一式多聯，分別由領用部門、倉庫、財務等部門留存。3.如庫存不足，倉庫管理人員應及時通知采購部門補貨，并告知領用部門預計到貨時間。（二）使用規范1.各部門應按照專用材料的使用說明和操作規程，正確使用專用材料，確保材料的安全、合理使用。2.嚴禁將專用材料挪作他用或私自轉借他人。如因工作需要轉借，需經相關部門負責人批準，并辦理轉借手續。3.在專用材料使用過程中，如發現質量問題或異常情況，應及時停止使用，并報告相關部門進行處理。（三）消耗統計1.各部門應建立專用材料消耗臺賬，定期對本部門專用材料的消耗情況進行統計和分析。消耗臺賬應記錄材料名稱、規格、數量、使用時間、用途等信息。2.倉庫管理人員應定期與各部門核對專用材料的出入庫數量，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。五、存儲管理（一）倉庫規劃1.根據專用材料的類別、特性等，合理規劃倉庫存儲空間，設置不同的存儲區域，如原材料區、零部件區、成品區等。2.對易燃易爆、有毒有害等特殊專用材料，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。（二）存儲條件1.倉庫應保持干燥、通風、清潔，溫度、濕度等環境條件應符合專用材料存儲要求。2.對于有特殊存儲要求的專用材料，如防潮、防曬、防火、防盜等，應采取相應的防護措施，確保材料質量不受影響。（三）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對專用材料進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應查明原因，屬于盤盈或盤虧的，應按照相關規定進行處理。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.專用材料出現以下情況之一的，可申請報廢：超過規定使用期限，且已無法正常使用的。因質量問題或其他原因，無法修復或繼續使用的。因技術更新、產品換代等原因，已不再使用且無利用價值的。2.各部門發現專用材料需要報廢時，應填寫報廢申請表，詳細說明報廢原因、材料名稱、規格、數量等信息。報廢申請表經部門負責人審核簽字后，提交至質量檢驗部門進行鑒定。3.質量檢驗部門根據相關標準和實際情況，對申請報廢的專用材料進行鑒定。如鑒定為可報廢，在報廢申請表上簽字確認，并提交至財務部門審核。（二）報廢審批1.財務部門對報廢申請表進行審核，主要審核報廢材料的賬面價值、報廢原因等是否合理。審核通過后，報公司領導審批。2.公司領導根據財務部門的審核意見，對報廢申請進行審批。審批通過后方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.經批準報廢的專用材料，由倉庫管理人員負責組織清理和處理。報廢處理方式可根據材料特性和實際情況選擇，如出售給廢品回收公司、委托專業機構進行銷毀等。2.在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢材料名稱、規格、數量、處理方式、處理時間、處理價格等信息。處理記錄應妥善保存，以備查閱。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對專用材料管理情況進行審計，檢查采購、使用、存儲、報廢等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.采購部門應定期對供應商的供貨情況進行檢查，包括產品質量、交貨期、售后服務等方面，確保供應商嚴格履行合同義務。2.質量檢驗部門應加強對專用材料質量的日常檢驗，確保入庫和使用的材料質量合格。3.倉庫管理部門應加強對專用材料倉庫的日常管理，確保倉庫環境符合要求，庫存材料賬實相符。（三）違規處理對在專用材料管理過程中違反本制度規定的部門和人員，視