業務資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務資料的規范化管理，確保業務資料的完整性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中涉及的各類資料的管理，包括但不限于合同、文件、報表、數據記錄等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設立專門的業務資料管理部門或崗位，對各類業務資料進行統一收集、整理、存儲和保管。2.分類管理原則：根據業務資料的性質、用途和來源等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保業務資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。同時，對涉及公司機密的業務資料嚴格保密。4.規范流程原則：明確業務資料從產生、傳遞、使用到歸檔的各個環節的流程和要求，確保資料管理工作有序進行。二、業務資料的分類與編號（一）分類1.合同類：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等各類業務合同。2.文件類：公司內部發布的各類通知、通報、報告、決議、制度等文件。3.報表類：財務報表、業務報表、統計報表等定期或不定期編制的報表。4.數據記錄類：客戶信息、項目進度記錄、生產數據、銷售數據等各類業務數據記錄。5.其他類：不屬于上述分類的其他業務資料，如宣傳資料、會議紀要等。（二）編號為便于業務資料的識別和管理，對每類業務資料進行編號。編號規則如下：1.合同類：合同編號由年份、合同類別代碼、順序號組成。例如，2023SC001，表示2023年的銷售合同，順序號為001。2.文件類：文件編號由年份、文件類別代碼、順序號組成。例如，2023WJ005，表示2023年的內部文件，順序號為005。3.報表類：報表編號由年份、報表類別代碼、月份組成。例如，2023BB06，表示2023年6月份的業務報表。4.數據記錄類：數據記錄編號由年份、記錄類別代碼、日期組成。例如，2023SJ20230715，表示2023年7月15日的銷售數據記錄。5.其他類：其他類業務資料編號由年份、資料類別代碼、順序號組成。例如，2023QT010，表示2023年的其他業務資料，順序號為010。合同類別代碼、文件類別代碼、報表類別代碼、記錄類別代碼、資料類別代碼等由公司統一規定，并在公司內部進行公布。三、業務資料的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責業務資料的收集工作，確保資料及時、完整地收集到公司。2.在業務活動中產生的各類資料，如合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交給業務資料管理部門；文件發布后，發文部門應將文件原件或復印件提交給業務資料管理部門；報表編制完成后，編制部門應將報表提交給業務資料管理部門；數據記錄生成后，相關部門應將數據記錄提交給業務資料管理部門。3.對于外部獲取的業務資料，如客戶提供的資料、合作伙伴提供的文件等，相關部門應在接收后及時轉交給業務資料管理部門。（二）整理1.業務資料管理部門收到業務資料后，應按照分類和編號規則進行整理。對資料進行分類、排序、編號，并建立相應的目錄清單。2.對于合同類資料，應檢查合同的條款是否完整、準確，簽字蓋章是否齊全；對于文件類資料，應檢查文件的格式是否規范、內容是否清晰；對于報表類資料，應檢查報表的數據是否準確、邏輯是否合理；對于數據記錄類資料，應檢查數據的真實性、完整性。3.對整理后的業務資料進行裝訂、歸檔，確保資料整齊、美觀，便于查閱和保管。四、業務資料的存儲與保管（一）存儲方式1.業務資料應采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。電子存儲應使用公司指定的存儲設備和存儲系統，如服務器、磁盤陣列、云存儲等，并定期進行備份。紙質存儲應使用專門的檔案柜、文件夾等進行存放。2.對于重要的業務資料，如合同原件、機密文件等，應進行雙重存儲，即同時保存電子副本和紙質原件。（二）保管要求1.業務資料管理部門應設置專門的資料保管場所，確保保管場所安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對紙質業務資料應按照類別、年份、編號順序進行存放，并建立相應的索引目錄，便于查找。對電子業務資料應按照分類文件夾進行存儲，并建立清晰的文件命名規則和存儲路徑，便于檢索。3.定期對業務資料進行清查盤點，確保資料的數量、完整性和準確性。如發現資料丟失、損壞或異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.嚴格限制業務資料的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和查閱相關資料。對涉及公司機密的業務資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。五、業務資料的使用與借閱（一）使用1.公司內部人員因工作需要使用業務資料時，應填寫《業務資料使用申請表》，注明使用資料的名稱、編號、用途、使用期限等信息，經部門負責人審批后，到業務資料管理部門辦理借閱手續。2.業務資料管理部門應根據申請表的內容，為申請人提供相應的業務資料，并做好登記記錄。申請人應在規定的使用期限內歸還資料，如需延期使用，應重新辦理申請手續。3.在使用業務資料過程中，申請人應妥善保管資料，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。如需復印或摘錄資料，應經業務資料管理部門同意，并按照規定的程序進行操作。（二）借閱1.外部單位或個人因工作需要借閱公司業務資料時，應填寫《業務資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并提供有效的身份證明和相關證明文件，經公司分管領導審批后，到業務資料管理部門辦理借閱手續。2.業務資料管理部門應對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，應與借閱人簽訂《業務資料借閱協議》，明確雙方的權利和義務，并收取一定的借閱押金。借閱押金在借閱人歸還資料且資料無損壞、丟失等情況后予以退還。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如逾期未還，業務資料管理部門應及時催還，并按照協議規定收取逾期費用。4.借閱人在借閱期間應嚴格遵守公司的保密制度，不得將借閱的業務資料泄露給第三方，不得擅自復制、傳播、轉借資料。如因借閱人原因導致資料丟失、損壞或泄露，借閱人應承擔相應的法律責任。六、業務資料的歸檔與銷毀（一）歸檔1.業務資料在完成使用或保管期限屆滿后，應及時進行歸檔。歸檔工作由業務資料管理部門負責組織實施。2.歸檔資料應按照分類和編號規則進行整理，確保資料的完整性和準確性。對歸檔資料應編制詳細的歸檔清單，注明資料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔后的業務資料應妥善保管，建立長期的檔案管理制度。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（二）銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的業務資料，由業務資料管理部門提出銷毀申請，填寫《業務資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經公司分管領導審批后，進行銷毀處理。2.銷毀業務資料應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。3.對涉及公司機密的業務資料，在銷毀前應進行嚴格的保密處理，確保資料不會泄露。銷毀后的相關記錄應妥善保存，以備查閱。七、業務資料管理的監督與考核（一）監督1.公司設立業務資料管理監督小組，定期對各部門的業務資料管理工作進行檢查和監督。監督小組由公司分管領導、業務資料管理部門負責人及相關部門代表組成。2.監督小組應檢查各部門業務資料的收集、整理、存儲、保管、使用、借閱、歸檔、銷毀等環節的工作是否符合本制度的要求，是否存在資料丟失、損壞、泄露等問題。3.對檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并要求相關部門限期整改。整改完成后，監督小組應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核1.將業務資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員的業務資料管理工作進行考核評價。2.考核指標包括業務資料的完整性、準確性、及時性、安全性等方面。具體考核標準由公司根據實際情況制定，并在公司內部進行公布。3.對在業務資料管理工作中表現突出的部門