業(yè)務(wù)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有業(yè)務(wù)采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會參與競爭。4.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購管理制度等，對采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部是公司采購工作的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。6.定期進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，提供采購相關(guān)的技術(shù)要求、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)等信息，并參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確填寫采購申請單。2.對采購需求的合理性和必要性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助采購部進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判。4.參與采購物品的驗(yàn)收工作。（四）其他相關(guān)部門財務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項(xiàng)等工作；質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督；法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性等。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等信息。2.采購申請單需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請單后，對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。2.對于金額較小的采購申請，由采購部負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需提交采購決策委員會審批。（三）采購計劃制定1.采購部根據(jù)采購申請單和審批結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部根據(jù)采購物品或服務(wù)的要求，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、管理水平、信譽(yù)等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商篩選與評估結(jié)果，采購部選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價依據(jù)和成本構(gòu)成，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，并提交法務(wù)部門審核。經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，由采購部與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購執(zhí)行跟蹤采購部定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨期的情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。（七）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購物品到貨后，需求部門應(yīng)及時組織質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合采購合同的要求。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收報告，并簽字確認(rèn)。2.付款采購部根據(jù)驗(yàn)收報告和采購合同，填寫付款申請單，并提交財務(wù)部審核。財務(wù)部審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付采購款項(xiàng)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部每年年底根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制下一年度的采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并詳細(xì)說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.采購預(yù)算需經(jīng)采購決策委員會審議通過后，報公司管理層批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額和調(diào)整后的預(yù)算安排，經(jīng)采購決策委員會審議通過后，報公司管理層批準(zhǔn)。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部應(yīng)配合財務(wù)部做好采購預(yù)算的監(jiān)控和分析工作，定期向財務(wù)部報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報告。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和管理，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。2.質(zhì)量風(fēng)險嚴(yán)格要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。加強(qiáng)對采購物品的檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物品的質(zhì)量符合要求。3.價格波動風(fēng)險關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式規(guī)避價格波動風(fēng)險。建立采購價格信息庫，定期分析采購價格變化趨勢，為采購決策提供參考。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等。2.采購質(zhì)量：采購物品的質(zhì)量符合要求的程度。3.交貨期：供應(yīng)商按時交貨的比例。4.售后服務(wù)：供應(yīng)商提供售后服務(wù)的質(zhì)量和效率。5.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商的選擇、評估、管理等工作的質(zhì)量。（二）評估方法1.定期對采購績效進(jìn)行評估，評估周期可以為月度、季度或年度。2.采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，對采購績效指標(biāo)進(jìn)行量化分析，并結(jié)合相關(guān)部門和人員的評價意見進(jìn)行綜合評估。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎懲。2.將采購績效評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、評估和管理的重要依據(jù)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。3.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合公司相關(guān)制度和法律法規(guī)的要求。2.采購決策委員會對采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對