嚴格耗材管理制度一、總則（一）目的為加強公司耗材管理，規范耗材的采購、使用、庫存等環節，降低公司運營成本，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在工作中使用的各類耗材，包括但不限于辦公用品（如紙張、筆、文件夾等）、辦公設備耗材（如打印機墨盒、硒鼓、復印機碳粉等）、維修耗材（如螺絲、螺母、潤滑油等）以及其他因工作需要使用的消耗性材料。（三）基本原則1.節約原則：倡導全體員工樹立節約意識，合理使用耗材，避免浪費。2.規范管理原則：對耗材的采購、使用、庫存等環節進行規范化管理，確保流程清晰、責任明確。3.成本控制原則：通過科學的管理手段，降低耗材采購成本和使用成本，提高公司經濟效益。4.服務保障原則：在滿足節約和成本控制的前提下，確保耗材的供應能夠及時滿足公司正常工作需求，不影響工作的順利開展。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據公司各部門提交的耗材需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。3.按照采購計劃實施采購工作，確保采購的耗材質量合格、價格合理、交貨及時。4.負責采購合同的簽訂、執行和跟蹤，協調解決采購過程中的問題。（二）使用部門1.負責本部門耗材需求的統計和申報，根據工作實際情況，合理估算耗材使用量，并按時提交需求計劃。2.加強對本部門員工的耗材使用培訓，提高員工節約意識，規范員工耗材使用行為。3.負責本部門耗材的領用、使用和保管，定期盤點本部門耗材庫存，確保賬實相符。4.發現耗材使用過程中的異常情況，如浪費、損壞等，及時向相關部門報告并采取措施加以解決。（三）倉庫管理部門1.負責公司耗材倉庫的日常管理工作，包括入庫、存儲、出庫等環節。2.建立健全耗材庫存管理制度，定期對庫存耗材進行盤點，確保庫存數量準確、質量完好。3.根據采購部門的到貨通知，及時辦理耗材入庫手續，并按照規定的存儲條件進行存放。4.根據使用部門的領用申請，嚴格按照審批流程發放耗材，做好出庫記錄。5.負責倉庫的安全管理工作，確保耗材存儲安全，防止發生火災、盜竊等事故。（四）財務部門1.負責審核耗材采購預算和費用報銷，確保費用支出符合公司財務制度和相關規定。2.定期對公司耗材成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。3.監督耗材采購、使用和庫存管理等環節的財務收支情況，防止出現財務風險。（五）行政部門1.負責制定和完善公司耗材管理制度，并監督制度的執行情況。2.協調各部門之間在耗材管理方面的工作關系，解決制度執行過程中出現的問題。3.對公司耗材管理工作進行定期檢查和評估，提出改進意見和建議，不斷優化管理流程。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月工作任務和耗材使用情況，填寫《耗材需求計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規格、型號、數量等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到各部門的《耗材需求計劃表》后，結合庫存情況進行匯總分析。對于常用耗材，根據歷史使用數據和庫存周轉率，確定合理的采購批量和采購時間；對于臨時需求的特殊耗材，及時與使用部門溝通確認需求的緊迫性和必要性。3.采購部門根據匯總分析結果，制定月度采購計劃，并報部門負責人審核。月度采購計劃應明確采購耗材的種類、數量、預計采購時間、預算金額等內容。4.對于金額較大或涉及重要設備的耗材采購，采購部門應提前進行市場調研，了解供應商情況、產品價格走勢等信息，必要時組織相關部門進行論證，制定專項采購方案，報公司領導審批后實施。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商篩選機制，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.對于初步評估合格的供應商，采購部門應要求其提供相關證明文件，如營業執照、稅務登記證、產品質量認證證書、生產許可證等，并進行實地考察或樣品測試，確保供應商具備良好的合作條件。3.采購部門根據評估結果，選擇若干家合格的供應商建立供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、合作歷史、產品質量情況、價格水平、售后服務記錄等。4.定期對供應商進行評估和管理，采購部門每季度對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行綜合評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優秀的供應商，可適當增加采購份額；對于評估結果為不合格的供應商，應及時與其溝通并要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。5.建立供應商激勵機制，對于在產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面表現優秀的供應商，給予一定的獎勵，如優先采購、延長付款期限、頒發榮譽證書等；對于違反合作協議或出現質量問題的供應商，給予相應的處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確采購耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容，并要求供應商簽字確認。2.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解訂單執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量不符等。對于重大問題，應及時向部門負責人匯報，并采取相應的措施加以解決。3.采購人員應嚴格按照采購合同的約定，對采購的耗材進行驗收。驗收內容包括產品的規格、型號、數量、質量、外觀等方面。對于驗收合格的耗材，辦理入庫手續；對于驗收不合格的耗材，應及時與供應商聯系，要求其更換或退貨，并承擔相應的責任。4.采購部門應建立采購臺賬，詳細記錄采購耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、供應商名稱、采購日期、交貨日期等信息，確保采購信息準確、完整，便于查詢和統計分析。四、使用管理（一）領用管理1.使用部門員工因工作需要領用耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交至本部門負責人審批。2.部門負責人應根據工作實際情況，對員工的領用申請進行審核，如申請合理，簽字批準后交倉庫管理部門；如申請不合理，應與員工溝通說明原因，不予批準。3.倉庫管理部門收到經審批的《耗材領用申請表》后，按照申請表上的內容發放耗材，并做好出庫記錄。出庫記錄應包括領用日期、領用部門、領用人、耗材名稱、規格、型號、數量等信息。4.對于價值較高或限量領用的耗材，如打印機墨盒、硒鼓等，倉庫管理部門應建立領用登記臺賬，詳細記錄領用時間、領用人、使用期限、回收情況等信息，以便進行跟蹤管理。（二）使用規范1.各部門應加強對員工的耗材使用培訓，提高員工節約意識，規范員工耗材使用行為。培訓內容包括耗材的正確使用方法、節約技巧、環保要求等方面。2.員工在使用耗材時，應嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成耗材浪費或損壞。如發現耗材使用過程中出現異常情況，應及時向本部門負責人報告，并采取相應的措施加以解決。3.提倡無紙化辦公，盡量減少紙張的使用。能夠通過電子文檔形式傳遞的信息，應優先采用電子文檔方式進行處理；如需打印紙質文檔，應合理排版，雙面打印，減少紙張浪費。4.對于可重復使用的耗材，如文件夾、文件袋、訂書機等，應妥善保管，定期維護，延長使用壽命。5.加強對辦公設備的維護和保養，定期檢查設備的運行情況，及時更換磨損的部件，確保設備正常運行，減少因設備故障導致的耗材浪費。（三）盤點與清查1.倉庫管理部門應定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結束后，應編制《耗材盤點表》，詳細記錄盤點日期、盤點人員、耗材名稱、規格、型號、數量、賬面數、實有數、盤盈盤虧情況等信息。2.如發現盤點結果與賬面記錄不符，倉庫管理部門應及時查明原因，并填寫《耗材盤盈盤虧報告表》，說明盤盈盤虧的具體情況、原因分析及處理建議，報部門負責人審核后，交財務部門進行賬務處理。3.財務部門應定期對公司耗材使用情況進行清查，核對各部門耗材領用數量與實際使用情況是否相符，分析耗材成本的合理性。如發現異常情況，應及時與相關部門溝通，查明原因，并采取相應的措施加以解決。4.行政部門應不定期對公司各部門的耗材使用情況進行檢查，重點檢查員工的耗材使用規范執行情況、是否存在浪費現象等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。五、庫存管理（一）庫存設置1.根據公司耗材的使用特點和采購周期，合理設置耗材庫存水平。庫存水平應既能滿足公司正常工作需求，又能避免庫存積壓，降低庫存成本。2.倉庫管理部門應根據庫存設置標準，結合實際庫存情況，制定各類耗材的最高庫存限額和最低庫存限額。最高庫存限額是指某種耗材允許存放的最大數量，最低庫存限額是指某種耗材庫存數量達到該限額時，應及時通知采購部門進行補貨。3.對于常用耗材，應保持一定的安全庫存，以應對突發需求或采購延遲等情況。安全庫存數量應根據歷史使用數據和經驗進行合理確定，并定期進行評估和調整。（二）存儲管理1.倉庫管理部門應根據耗材的特性和存儲要求，設置專門的存儲區域，對不同類型的耗材進行分類存放。例如，辦公用品應存放在干燥、通風的貨架上；辦公設備耗材應存放在陰涼、干燥的環境中，避免陽光直射和潮濕；危險化學品類耗材應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。2.建立庫存標識制度，對庫存耗材的名稱、規格、型號、數量、入庫日期、保質期等信息進行明確標識，便于識別和管理。標識應清晰、準確、牢固，確保在庫存期間不易損壞或脫落。3.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫環境安全。定期對倉庫進行巡查，檢查庫存耗材的存儲狀況，如發現有損壞、變質等情況，應及時處理。4.做好倉庫的防潮、防蟲、防塵等工作，采取相應的防護措施，如安裝除濕設備、放置防蟲藥品、定期清掃倉庫等，確保庫存耗材質量不受影響。（三）庫存預警1.倉庫管理部門應建立庫存預警機制，實時監控庫存耗材的數量變化情況。當某種耗材的庫存數量接近最低庫存限額時，倉庫管理部門應及時生成庫存預警信息，通知采購部門進行補貨。2.庫存預警信息應包括耗材名稱、規格、型號、當前庫存數量、最低庫存限額、預計到貨日期等內容，以便采購部門及時了解庫存情況，合理安排采購工作。3.采購部門收到庫存預警信息后，應立即核實需求情況，并根據采購計劃和供應商供貨周期，安排采購訂單的下達，確保耗材能夠及時供應，避免因庫存不足影響公司正常工作。六、成本控制與分析（一）成本控制措施1.采購部門應通過與供應商談判、招標、集中采購等方式，降低耗材采購成本。在采購過程中，充分了解市場行情，貨比三家，選擇性價比高的產品和供應商，爭取更優惠的采購價格。2.加強對耗材使用過程的管理，嚴格控制耗材的領用數量和使用范圍，杜絕浪費現象。對于可回收利用的耗材，如紙張、墨盒等，應進行回收再利用，降低耗材使用成本。3.定期對公司耗材庫存進行清理，及時處理積壓、過期、變質的耗材，減少庫存占用資金和倉儲成本。同時，合理調整庫存結構，優化庫存配置，提高庫存周轉率。4.財務部門應加強對耗材成本的核算和分析，建立耗材成本核算臺賬，詳細記錄每筆耗材采購費用、使用部門、使用數量等信息。定期對耗材成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并提出改進措施和建議。（二）成本分析與報告1.每月末，財務部門應根據耗材成本核算臺賬和相關數據，編制《耗材成本分析報告》。報告內容應包括本月耗材采購金額、使用數量、各部門耗材使用情況、耗材成本占比、與上月及同期相比的成本變化情況等方面的分析。2.通過對耗材成本的分析，找出影響成本變動的因素，如采購價格波動、使用量變化、庫存管理情況等，并進行深入分析。針對分析結果，提出降低成本的具體措施和建議，如優化采購渠道、加強使用管理、調整庫存策略等。3.《耗材成本分析報告》應提交給公司領導和各相關部門負責人，為公司決策提供數據支持和參考依據。各部門應根據報告中提出的問題和建議，采取相應的措施，加強本部門的耗材管理工作，共同做好公司的成本控制工作。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司耗材管理制度的執行情況進行定期監督檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、供應商管理情況、耗材領用與使用規范情況、庫存管理情況等方面。2.監督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查每季度進行一次，由行政部門組織相關人員組成檢查組，對各部門的耗材管理工作進行全面檢查；不定期抽查根據工作需要隨時進行，重點檢查存在問題較多或管理較為薄弱的部門。3.檢查組在檢查過程中，應詳細記錄檢查情況，填寫《耗材管理監督檢查表》，包括檢查部門、檢查時間、檢查內容、發現的問題及整改建議等信息。對于檢查中發現的問題，應及時向相關部門反饋，并要求其限期整改。（二）考核評價1.建立耗材管理考核評價機制，將各部門的耗材管理工作納入公司績效考核體系。考核評價指標包括耗材采購成本控制、使用規范執行情況、庫存管理水平、成本分析與報告質量等方面。2.考核評價周期為每年度一次，由行政部門負責組織實施。各部門應在每年年底前，向行政部門提交本年度耗材管理工作總結報告，包括工作措施、取得的成效、存在的問題及改進計劃等內容。3.行政部門根據各部門的