中南合約管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范中南公司的合約管理行為，加強對合同的全過程管理，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，促進公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。適用范圍本制度適用于中南公司及其所屬各部門、分支機構(gòu)與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議（以下統(tǒng)稱“合同”），以及公司內(nèi)部各部門之間簽訂的涉及經(jīng)濟往來的協(xié)議。基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。合同管理機構(gòu)及職責(zé)合同管理委員會公司設(shè)立合同管理委員會，作為合同管理的決策機構(gòu)。合同管理委員會由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，各副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會的職責(zé)如下：1.審議合同管理制度、流程和重大合同文本。2.審定重大合同的簽訂、變更、解除等事項。3.協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，作為合同管理的歸口部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理。合同管理部門的職責(zé)如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和示范文本。2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。3.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔管理。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，提出改進建議。5.處理合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同的談判、起草、履行等工作。合同承辦部門的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)合同項目的前期調(diào)研、可行性分析等工作。2.組織合同的談判，起草合同文本。3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時處理合同履行過程中的問題。4.定期向合同管理部門報告合同履行情況。合同審核部門公司各職能部門根據(jù)各自職責(zé)，對合同涉及的相關(guān)事項進行審核。合同審核部門的職責(zé)如下：1.對合同中涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項進行審核，提出審核意見。2.協(xié)助合同管理部門做好合同的審核工作。合同的簽訂合同談判1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)進行充分的市場調(diào)研和分析，了解對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等情況，確定合同的主要條款和交易條件。2.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員進行合同談判，談判人員應(yīng)當(dāng)熟悉合同業(yè)務(wù)，具備一定的法律知識和談判技巧。3.在合同談判過程中，應(yīng)當(dāng)制作談判記錄，詳細(xì)記錄談判的時間、地點、參加人員、談判內(nèi)容等事項。談判記錄由雙方談判人員簽字確認(rèn)。合同起草1.合同承辦部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一的合同示范文本，如無統(tǒng)一示范文本，應(yīng)當(dāng)參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草。2.合同文本應(yīng)當(dāng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。3.合同文本應(yīng)當(dāng)表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免產(chǎn)生歧義。對于合同中的重要條款，應(yīng)當(dāng)進行明確的約定，不得留有空白或者模糊不清的表述。合同審核1.合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)當(dāng)將合同文本及相關(guān)資料報送合同管理部門進行審核。2.合同管理部門收到合同文本后，應(yīng)當(dāng)及時組織相關(guān)人員進行審核。審核人員應(yīng)當(dāng)對合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性等方面進行全面審查，并提出審核意見。3.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。如雙方對審核意見存在異議，應(yīng)當(dāng)及時溝通協(xié)商，達成一致意見后再簽訂合同。合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)加蓋公司合同專用章或公章。合同專用章或公章應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)保管，按照規(guī)定的程序使用。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將合同文本原件一式多份，分別報送合同管理部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門存檔。合同的履行合同履行計劃1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)和時間節(jié)點，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。2.合同履行計劃應(yīng)當(dāng)報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同履行計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。合同履行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺賬，及時記錄合同履行情況，包括合同的執(zhí)行進度、付款情況、交付情況、驗收情況等。2.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并督促合同承辦部門采取有效措施加以解決。3.如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時發(fā)出書面通知，要求對方限期履行；如對方仍未履行，應(yīng)當(dāng)及時采取法律措施，維護公司合法權(quán)益。合同變更1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時與對方協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)報合同管理部門審核，并按照合同簽訂的程序進行審批。3.合同變更后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時調(diào)整合同履行計劃，并將合同變更情況通知相關(guān)部門。合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時與對方協(xié)商，簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)報合同管理部門審核，并按照合同簽訂的程序進行審批。3.合同解除后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)事項，如結(jié)算款項、交付貨物等，并將合同解除情況通知相關(guān)部門。合同的結(jié)算結(jié)算依據(jù)合同的結(jié)算應(yīng)當(dāng)以合同約定的條款為依據(jù)，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式等。結(jié)算程序1.合同承辦部門應(yīng)當(dāng)在合同履行完畢后，及時向?qū)Ψ教峤唤Y(jié)算申請，填寫結(jié)算清單，注明結(jié)算金額、結(jié)算方式、付款期限等事項，并附相關(guān)證明材料。2.合同管理部門收到結(jié)算申請后，應(yīng)當(dāng)對結(jié)算清單及相關(guān)證明材料進行審核，審核無誤后報財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到結(jié)算申請后，應(yīng)當(dāng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行審核和結(jié)算，并及時辦理付款手續(xù)。付款審批1.付款金額在[具體金額]以下的，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人審批；付款金額在[具體金額]以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.付款審批應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行，確保付款的合法性、合規(guī)性、合理性。合同的檔案管理檔案收集合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交檔案管理部門存檔。合同文本及相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)包括合同原件、談判記錄、審核意見、變更協(xié)議、解除協(xié)議、結(jié)算清單、付款憑證等。檔案整理檔案管理部門收到合同文本及相關(guān)資料后，應(yīng)當(dāng)及時進行整理，按照合同類別、編號、簽訂時間等順序進行分類歸檔，并建立檔案目錄。檔案保管1.合同檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)存放于專門的檔案柜中，實行專人管理。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等事項，并報合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)當(dāng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等事項。3.查閱合同檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案原件帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.合同承辦部門在合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)進行充分的市場調(diào)研和分析，了解對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等情況，避免與存在重大風(fēng)險的企業(yè)簽訂合同。2.在合同履行過程中，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并提出改進建議，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，制定糾紛解決方案，并及時向合同管理部門報告。2.合同管理部門收到合同糾紛報告后，應(yīng)當(dāng)及時組織相關(guān)人員進行研究分析，提出處理意見，并報合同管理委員會審批。3.根據(jù)合同管理委員會的審批意見，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)積極與對方協(xié)商解決糾紛；如協(xié)商不成，應(yīng)當(dāng)及時采取法律措施，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。合同管理監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并督促相關(guān)部門及時整改。考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價。考核評價內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂質(zhì)量、合同履行情況、合同糾紛處理情況等。2.考核評價結(jié)果作為各部門年度績效考核的重要依據(jù)之一。對合同管理工作成績突出的部門和個人