中鐵采購管理制度一、總則1.目的為加強中鐵采購管理，規范采購行為，降低采購成本，確保物資設備的質量和供應及時性，提高企業經濟效益和市場競爭力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中鐵各部門、各項目在物資設備采購活動中的管理。3.基本原則合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有供應商有平等機會參與競爭。效益原則：在保證物資設備質量的前提下，追求采購成本最小化，提高企業經濟效益。誠信原則：采購人員與供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立采購領導小組，由公司高層領導、相關部門負責人組成。負責審議采購戰略、重大采購項目決策、監督采購過程等。2.采購執行部門設立采購部門，負責具體采購業務的實施。其職責包括：制定采購計劃和預算。供應商開發、選擇與管理。采購合同的簽訂與執行。采購物資設備的驗收與付款申請。3.相關部門職責需求部門：提出物資設備需求計劃，參與技術規格制定，協助采購部門進行驗收。質量部門：負責對采購物資設備的質量檢驗和監督。財務部門：審核采購預算，辦理付款手續，對采購成本進行核算與分析。三、采購計劃管理1.需求預測需求部門應定期對物資設備需求進行預測，考慮項目進度、生產計劃、庫存狀況等因素。建立需求預測模型，運用數據分析等方法提高預測準確性。2.采購計劃編制采購部門根據需求預測結果，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確物資設備名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。3.計劃審批與調整采購計劃報采購領導小組審批后執行。因項目變更、市場變化等原因需調整采購計劃的，應按原審批程序辦理。四、供應商管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行實地考察、資質審核，評估其生產能力、質量控制、信譽等方面情況。2.供應商選擇采用招標、詢價、競爭性談判等采購方式選擇供應商時，應綜合考慮價格、質量、交貨期、售后服務等因素。建立供應商評價指標體系，定期對供應商進行評價。3.供應商考核與激勵采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行考核。根據考核結果，對優秀供應商給予獎勵，對不合格供應商進行警告、暫停合作或淘汰處理。五、采購方式與流程1.采購方式招標采購：適用于批量較大、金額較高、技術復雜的物資設備采購。詢價采購：適用于規格標準統一、貨源充足、價格變化幅度小的物資設備采購。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的等情況。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情況。2.采購流程采購申請：需求部門填寫采購申請表，詳細說明物資設備需求。采購審批：采購申請表按規定權限報相關領導審批。采購實施：采購部門根據審批后的采購申請，選擇采購方式，發布采購信息，組織供應商報價、投標等。合同簽訂：確定中標或成交供應商后，采購部門與其簽訂采購合同。物資驗收：質量部門、需求部門等對采購物資設備進行驗收。付款結算：采購部門根據驗收結果辦理付款申請，財務部門審核后付款。六、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應明確雙方權利義務，包括物資設備名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂前，采購部門應會同法務部門等對合同條款進行審核。2.合同執行采購部門負責跟蹤合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。供應商如有違約行為，采購部門應按合同約定追究其責任。3.合同變更與解除因不可抗力或其他原因需變更或解除合同的，雙方應協商一致，并簽訂書面協議。合同變更或解除后，采購部門應及時調整采購計劃和相關財務處理。七、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應識別采購過程中可能面臨的風險，如市場價格波動、供應商違約、質量風險等。對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施針對不同風險，制定相應的應對措施。如簽訂價格調整條款、要求供應商提供擔保、加強質量檢驗等。建立風險預警機制，及時發現和處理潛在風險。八、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的合規性、采購成本的合理性等。采購部門應定期向采購領導小組匯報采購工作情況，接受監督。2.外部監督接受國家相關部門、行業協會等的監督檢查。對涉及重大采購項目的，可邀請外部專家進行監督指導。九、采購信息化管理1.建立采購信息系統搭建采購信息平臺，實現采購計劃、供應商管理、采購流程、合同管理等信息化管理。采購信息系統應與公司其他業務系統進行集成，實現數據共享。2.信息安全管理加強采購信息系統的安全防護，確保采購信息的保密性、完整性和可用性。制定信息安全管理制度，規范用戶操作權限。十、采購人員管理1.人員配備根據采購業務需要，合理配備采購人員，明確崗位職責。采購人員應具備相應的專業知識和技能，熟悉采購業務流程和相關法律法規。2.培訓與發展定期組織采購人員參加業務培訓，提高其業務水平和綜合素質。為采購人員提供職業發展通道，鼓勵其不斷提升自身能力。3.廉