業務用房管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務用房的規范化管理，合理配置和有效利用業務用房資源，保障公司各項業務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有業務用房的使用、維護、調配等相關管理活動，包括但不限于辦公區域、會議室、培訓室、機房等各類業務功能用房。（三）基本原則1.合理規劃原則根據公司業務發展需求和人員規模，科學合理地規劃業務用房的布局和功能分區，提高空間利用效率。2.統一管理原則業務用房由公司統一管理和調配，確保資源的公平分配和有效利用。3.安全規范原則業務用房的建設、使用和維護應符合國家相關安全標準和規范，保障人員和財產安全。4.節約高效原則倡導節約使用業務用房資源，避免浪費，提高資源利用效率，降低運營成本。二、業務用房規劃與配置（一）規劃依據1.公司戰略發展規劃和年度業務計劃，預測未來業務發展對業務用房的需求。2.各部門人員編制和崗位設置情況，確定相應的辦公空間需求。3.業務流程和工作特點，合理規劃不同功能區域的布局。（二）配置標準1.辦公區域普通員工辦公位面積根據工作性質和實際需求合理確定，一般不低于[X]平方米/人。部門負責人辦公室面積根據職責和工作需要配置，一般在[X]平方米左右。高層管理人員辦公室面積根據職位級別和工作要求適當調整，一般不超過[X]平方米。2.會議室小型會議室（可容納[X]人左右）面積一般為[X]平方米左右。中型會議室（可容納[X]人左右）面積一般為[X]平方米左右。大型會議室（可容納[X]人以上）面積根據實際需求確定，原則上人均使用面積不低于[X]平方米。3.培訓室培訓室面積根據培訓規模和培訓方式進行配置，一般每[X]平方米可容納[X]人左右。4.機房機房面積應根據設備數量、布局要求以及未來發展規劃確定，確保設備擺放合理、便于維護管理，同時滿足消防安全等相關要求。（三）規劃與調整程序1.每年末，各部門應根據下一年度業務發展計劃和人員變動情況，向行政部門提交業務用房需求申請，詳細說明用房類型、面積、使用時間等信息。2.行政部門匯總各部門需求后，結合公司實際情況，進行業務用房的整體規劃和調整方案制定。規劃調整方案應征求相關部門意見，并報公司領導審批。3.經公司領導審批通過的業務用房規劃調整方案，由行政部門負責組織實施。在實施過程中，如遇特殊情況需要變更，應重新履行審批程序。三、業務用房使用管理（一）使用申請1.公司內部各部門因業務需要使用業務用房，應提前向行政部門提交《業務用房使用申請表》，注明使用時間、用房類型、使用人數、使用事由等信息。2.行政部門收到申請后，根據業務用房的實際使用情況進行審核。對于符合使用條件的申請，予以批準并安排用房；對于不符合條件或用房需求沖突的申請，應及時與申請部門溝通協調，并說明原因。（二）使用規范1.各部門應按照行政部門安排的用房區域和用途使用業務用房，不得擅自更改或占用其他區域。2.保持業務用房的整潔衛生，不得在房內隨意丟棄垃圾，使用完畢后應及時清理，恢復原狀。3.愛護業務用房內的設施設備，不得故意損壞或擅自拆卸、改裝。如發現設施設備損壞，應及時向行政部門報告，由行政部門安排維修。4.嚴格遵守業務用房的安全規定，不得在房內使用明火、違規用電，確保用電安全。禁止在非吸煙區域吸煙，嚴禁存放易燃易爆等危險物品。5.業務用房內的辦公設備、家具等應擺放整齊有序，不得隨意堆放雜物，以保證工作環境的整潔和有序。（三）使用期限1.臨時使用業務用房的，使用期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長使用期限，應提前向行政部門申請，經批準后方可繼續使用。2.因項目或業務需要長期使用特定業務用房的，應與行政部門簽訂《業務用房使用協議》，明確使用期限、雙方權利義務等內容。（四）使用監督1.行政部門負責對業務用房的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括用房是否符合申請用途、設施設備是否完好、環境衛生是否達標等。2.對于違反使用規范的部門和個人，行政部門有權責令其立即整改，并視情節輕重給予相應的處罰，如警告、通報批評、限制使用業務用房等。四、業務用房維護與維修管理（一）維護責任1.業務用房的日常維護由使用部門負責，使用部門應指定專人負責本部門用房區域的設施設備檢查、清潔衛生等維護工作，確保用房處于良好的使用狀態。2.行政部門負責對業務用房的公共區域、共用設施設備進行定期維護和保養，制定詳細的維護保養計劃，并組織實施。（二）維修申請1.當業務用房內的設施設備出現故障或損壞時，使用部門應及時填寫《業務用房維修申請表》，注明故障或損壞情況、維修要求等信息，并提交給行政部門。2.行政部門收到維修申請后，應及時安排維修人員進行現場查看，確定維修方案和維修費用預算。對于簡單的維修項目，行政部門可直接安排維修人員進行維修；對于較為復雜或費用較高的維修項目，應報公司領導審批后實施。（三）維修流程1.維修人員根據維修方案進行維修工作，維修過程中應做好記錄，包括維修時間、維修內容、更換的零部件等信息。2.維修完成后，維修人員應通知使用部門進行驗收。使用部門應在接到通知后的[X]個工作日內組織驗收，驗收合格后在《業務用房維修申請表》上簽字確認。如驗收不合格，維修人員應及時進行返工，直至驗收合格為止。3.行政部門負責對維修費用進行審核和結算，維修費用應按照公司相關財務制度進行報銷。對于因人為原因造成的設施設備損壞，維修費用由責任人承擔。（四）預防性維護1.行政部門應建立業務用房設施設備的預防性維護檔案，記錄設施設備的型號、購置時間、維護保養記錄等信息。2.根據設施設備的使用年限、運行狀況等因素，制定合理的預防性維護計劃，定期對設施設備進行檢查、保養、調試等工作，及時發現和排除潛在故障隱患，延長設施設備使用壽命。五、業務用房安全管理（一）安全責任1.公司安全管理部門負責業務用房安全管理工作的統籌協調和監督檢查，制定安全管理制度和應急預案，并組織實施。2.各部門負責人是本部門業務用房安全管理的第一責任人，應負責組織本部門人員學習安全知識，落實安全防范措施，確保本部門用房區域的安全。3.所有進入業務用房的人員均應遵守安全規定，自覺維護用房安全。（二）安全設施配備1.業務用房應按照國家相關安全標準配備必要的安全設施，如消防設施（滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統等）、安全疏散指示標志、應急照明設備、防盜報警裝置等。2.安全設施應定期進行檢查、維護和保養，確保其性能完好、正常運行。如發現安全設施損壞或失效，應及時進行維修或更換。（三）消防安全管理1.嚴格遵守消防法律法規，加強消防安全宣傳教育，提高員工的消防安全意識和自防自救能力。2.保持業務用房內消防通道暢通無阻，嚴禁在消防通道內堆放雜物。3.定期組織消防演練，檢驗和提高公司應對火災等突發事件的應急處置能力。4.嚴禁在業務用房內違規使用大功率電器、私拉亂接電線等行為，防止電氣火災事故發生。（四）其他安全管理1.加強對業務用房的門禁管理，嚴格控制人員出入。員工應妥善保管個人門禁卡，不得轉借他人使用。外來人員進入業務用房應進行登記，并經相關部門或人員批準后方可進入。2.做好業務用房的防盜工作，下班后應關好門窗，關閉電器設備電源。對重要文件、貴重物品等應妥善保管，采取必要的防盜措施。3.定期對業務用房進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。對檢查中發現的問題，應明確責任部門和責任人，限期整改到位。六、業務用房調配與閑置管理（一）調配原則1.根據公司業務發展和人員變動情況，及時對業務用房進行合理調配，確保資源的高效利用。2.調配業務用房時，應優先考慮業務急需、使用效率高的部門和項目。3.在調配過程中，應盡量減少對正常業務工作的影響，確保工作的連續性。（二）調配程序1.行政部門根據公司業務需求和用房實際情況，提出業務用房調配方案，明確調配的用房區域、部門、時間等信息。2.調配方案應征求相關部門意見，如涉及部門較多或調整較大，可組織相關部門召開協調會進行溝通協商。3.經公司領導審批通過的業務用房調配方案，由行政部門負責組織實施。調配過程中，相關部門應積極配合，按時完成用房交接工作。（三）閑置用房管理1.對于因業務調整、人員減少等原因導致暫時閑置的業務用房，行政部門應及時進行登記，并采取相應的管理措施。2.閑置用房可根據實際情況進行封存或臨時調配使用。封存的閑置用房應做好防護措施，定期進行檢查，確保