主材采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司主材采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司項目的順利實施，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有主材采購活動，包括但不限于建筑材料、裝修材料、設備主材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在確保質量的前提下，追求采購成本最低化，提高采購效益。3.質量原則：嚴格把控采購主材的質量，確保符合項目要求和相關標準。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。5.公開公正原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督，確保公平公正。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目、采購策略、采購預算等重要事項，對采購工作進行宏觀指導和決策。（二）采購執行部門采購部作為公司主材采購的執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和采購方案，根據項目需求及時采購所需主材。2.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，進行供應商評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購合同執行情況，協調解決采購過程中的問題，保障項目順利進行。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購臺賬，定期進行采購數據分析。（三）相關部門職責1.項目部門：負責提出主材采購需求，提供詳細的項目規格、數量、質量要求等信息，配合采購部進行供應商選擇和采購合同評審。對采購主材的質量、到貨時間等進行跟蹤和驗收。2.質量部門：參與采購合同評審，對采購主材的質量標準進行審核，負責對到貨主材進行質量檢驗，確保符合項目要求。3.財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，參與采購合同評審，對采購成本進行核算和控制。三、采購流程（一）采購需求提出1.項目部門根據項目進度和實際需求，填寫《主材采購申請表》，詳細注明主材名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交至采購部。2.采購申請表應經項目部門負責人審核簽字，確保需求準確、合理。（二）采購計劃制定1.采購部收到采購申請表后，進行匯總和分析。結合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，制定詳細的采購計劃。2.采購計劃應明確采購主材的品種、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部根據采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，對潛在供應商進行初步篩選。2.采購部組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、價格水平、交貨期、售后服務等方面。3.根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部與選定的供應商進行采購談判，就主材的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。2.談判達成一致后，采購部起草采購合同，合同內容應符合法律法規和公司要求，明確雙方的權利和義務。3.采購合同經項目部門、質量部門、財務部門等相關部門評審后，報公司領導審批。審批通過后，由采購部與供應商簽訂正式采購合同。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據合同要求向供應商下達采購訂單，明確采購主材的具體規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單應經采購部負責人審核簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部安排專人負責采購訂單的跟蹤，及時了解供應商的生產進度和發貨情況。2.如發現供應商可能無法按時交貨，采購部應及時與供應商溝通，了解原因，并采取相應的催貨措施，確保主材按時到貨。（七）到貨驗收1.主材到貨前，采購部應通知項目部門和質量部門做好驗收準備工作。2.到貨后，項目部門和質量部門按照采購合同和相關標準對主材進行驗收。驗收內容包括主材的品種、規格、型號、數量、質量等方面。3.驗收合格后，項目部門填寫《主材驗收單》，經質量部門簽字確認后，作為采購付款的依據。如驗收不合格，采購部應及時與供應商協商解決，要求供應商更換或補貨，直至驗收合格。（八）采購付款1.財務部門根據采購合同、采購訂單、主材驗收單等相關憑證，審核采購付款申請。2.審核通過后，按照公司財務制度和采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據公司年度經營計劃和項目需求，編制主材采購預算草案。采購預算應包括采購項目、采購數量、采購價格、采購時間等內容。2.采購預算草案經項目部門、財務部門等相關部門審核后，報采購決策委員會審批。（二）預算執行1.采購部應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，控制采購成本，確保采購支出不超過預算額度。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經采購決策委員會審批后執行。（三）預算監督與考核1.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督和檢查，定期向采購決策委員會匯報預算執行情況。2.公司將采購預算執行情況納入對采購部和相關部門的績效考核體系，對預算執行情況良好的部門和個人進行獎勵，對預算執行不力的部門和個人進行處罰。五、供應商管理（一）供應商開發1.采購部根據公司業務發展和采購需求，有計劃地開展供應商開發工作。通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選和評估，選擇符合公司要求的供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、環保情況等方面。3.經考察合格的供應商，采購部與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，建立合作關系。（二）供應商評估與考核1.采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對優秀供應商給予更多的合作機會和優惠政策，對不合格供應商及時進行淘汰。3.采購部建立供應商考核檔案，記錄供應商的考核結果，作為供應商選擇和合作的重要依據。（三）供應商激勵與約束1.公司建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、增加采購份額、給予價格優惠等。2.同時，公司建立供應商約束機制，對違反合作協議、提供不合格產品或服務的供應商，采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、終止合作等。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等方面。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態，及時了解主材價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂價格調整條款、套期保值等方式，降低市場風險對采購成本的影響。2.質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商的質量體系，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保采購主材的質量符合要求。如發現質量問題，及時與供應商溝通解決，要求供應商承擔相應的責任。3.供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。加強對供應商的跟蹤和管理，及時了解供應商的經營狀況和財務狀況，防范供應商違約風險。4.合同風險應對：在簽訂采購合同前，認真審核合同條款，確保合同內容合法、合規、明確、嚴謹。加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，防范合同糾紛風險。七、采購文件管理（一）采購文件分類采購文件主要包括采購申請表、采購計劃、供應商信息、采購合同、采購訂單、主材驗收單等。（二）文件編制與審核1.采購部負責采購文件的編制工作，確保文件內容準確、完整、清晰。2.采購文件編制完成后，應經相關部門和人員審核，審核通過后加蓋部門公章或個人簽字確認。（三）文件歸檔與保管1.采購部應指定專人負責采購文件的歸檔和保管工作，建立采購文件檔案，對采購文件進行分類整理、編號登記。2.采購文件檔案應妥善保管，確保文件的安全和完整。保管期限按照公司檔案管理制度執行。（四）文件查閱與使用1.因工作需要查閱采購文件的，應填寫《采購文