人壽會(huì)場管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司各類會(huì)議及活動(dòng)的會(huì)場管理，確保會(huì)場的正常使用，提高會(huì)議及活動(dòng)的組織效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會(huì)議、培訓(xùn)、講座、慶典、商務(wù)活動(dòng)等在公司指定會(huì)場舉辦的所有活動(dòng)。3.基本原則（1）安全第一原則：確保會(huì)場設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行，保障參會(huì)人員的人身安全。（2）規(guī)范有序原則：明確會(huì)場使用流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證各項(xiàng)活動(dòng)有序進(jìn)行。（3）高效利用原則：合理安排會(huì)場資源，提高會(huì)場使用效率，避免資源浪費(fèi)。二、會(huì)場管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)會(huì)場的日常管理和維護(hù)，包括場地清潔、設(shè)備檢查與維修等。（2）根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)需求，合理安排會(huì)場，并提前做好準(zhǔn)備工作。（3）制定會(huì)場使用計(jì)劃，協(xié)調(diào)各部門之間的會(huì)場使用沖突。（4）負(fù)責(zé)會(huì)場的安全管理，制定安全預(yù)案，確保會(huì)場安全。2.會(huì)議組織部門職責(zé)（1）提前向行政部門提交會(huì)議及活動(dòng)申請，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議議程等詳細(xì)信息。（2）按照行政部門安排的會(huì)場，負(fù)責(zé)會(huì)議及活動(dòng)現(xiàn)場的布置、設(shè)備調(diào)試等工作。（3）組織參會(huì)人員有序入場、就座，維持會(huì)議及活動(dòng)現(xiàn)場秩序。（4）會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理會(huì)場，檢查設(shè)備設(shè)施是否完好。3.參會(huì)人員職責(zé)（1）遵守會(huì)場管理制度，按時(shí)到達(dá)會(huì)場，不得遲到、早退。（2）保持會(huì)場安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)場內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。（3）愛護(hù)會(huì)場設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。（4）會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束后，將個(gè)人物品帶走，保持會(huì)場整潔。三、會(huì)場預(yù)訂與安排1.預(yù)訂流程（1）各部門如需使用會(huì)場，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)場使用申請表》，詳細(xì)說明會(huì)議或活動(dòng)的名稱、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議議程等信息，提交至行政部門。（2）行政部門收到申請表后，根據(jù)會(huì)場使用情況進(jìn)行審核。如申請時(shí)間與其他活動(dòng)沖突，行政部門應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通協(xié)調(diào)，提出調(diào)整建議。（3）審核通過后，行政部門將確認(rèn)會(huì)場預(yù)訂信息，并通知申請部門。申請部門應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，與行政部門簽訂《會(huì)場使用協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.會(huì)場安排原則（1）根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的規(guī)模、性質(zhì)、重要程度等因素，合理安排會(huì)場。（2）優(yōu)先安排公司內(nèi)部的大型會(huì)議室，如遇特殊情況，可考慮使用其他合適的場地。（3）對(duì)于重要的會(huì)議和活動(dòng)，應(yīng)提前預(yù)留足夠的時(shí)間進(jìn)行會(huì)場布置和設(shè)備調(diào)試。3.臨時(shí)變更如因特殊原因需要變更會(huì)議或活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，申請部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日通知行政部門。行政部門將根據(jù)變更情況，重新安排會(huì)場，并及時(shí)通知相關(guān)人員。四、會(huì)場布置1.布置要求（1）根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的主題、風(fēng)格、性質(zhì)等要求，進(jìn)行會(huì)場布置。布置應(yīng)簡潔大方、美觀得體，符合公司形象和文化。（2）會(huì)場內(nèi)的桌椅擺放應(yīng)整齊有序，便于參會(huì)人員就座和會(huì)議進(jìn)行。（3）根據(jù)會(huì)議議程和活動(dòng)需求，合理設(shè)置主席臺(tái)、發(fā)言席、投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等設(shè)施設(shè)備，并確保其正常運(yùn)行。（4）會(huì)場內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的指示標(biāo)識(shí)，如入口指示、座位分布圖、衛(wèi)生間指示等，方便參會(huì)人員使用。2.布置流程（1）會(huì)議組織部門根據(jù)行政部門安排的會(huì)場，提前制定會(huì)場布置方案，并提交至行政部門審核。（2）審核通過后，會(huì)議組織部門組織相關(guān)人員按照布置方案進(jìn)行會(huì)場布置。布置過程中，應(yīng)注意安全，避免損壞會(huì)場設(shè)施設(shè)備。（3）會(huì)場布置完成后，會(huì)議組織部門應(yīng)進(jìn)行全面檢查，確保各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，布置效果符合要求。五、會(huì)場設(shè)備設(shè)施管理1.設(shè)備設(shè)施清單行政部門應(yīng)建立會(huì)場設(shè)備設(shè)施清單，詳細(xì)記錄會(huì)場內(nèi)的各類設(shè)備設(shè)施名稱、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、維修記錄等信息，并定期進(jìn)行更新。2.設(shè)備設(shè)施維護(hù)（1）行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)場設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。（2）對(duì)于重要的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，應(yīng)在每次使用前進(jìn)行調(diào)試，確保其性能良好。（3）參會(huì)人員在使用設(shè)備設(shè)施過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門或行政部門報(bào)告，不得擅自拆卸或維修設(shè)備設(shè)施。3.設(shè)備設(shè)施借用如因工作需要借用會(huì)場設(shè)備設(shè)施，應(yīng)提前向行政部門提交《設(shè)備設(shè)施借用申請表》，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后，方可借用。借用人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還設(shè)備設(shè)施，并確保設(shè)備設(shè)施完好無損。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施損壞，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。六、會(huì)場環(huán)境衛(wèi)生管理1.清潔標(biāo)準(zhǔn)（1）會(huì)場地面應(yīng)保持干凈整潔，無雜物、無污漬。（2）桌椅、講臺(tái)等設(shè)施設(shè)備應(yīng)擦拭干凈，擺放整齊。（3）垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，垃圾不得外溢。（4）衛(wèi)生間應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，無異味，衛(wèi)生紙、洗手液等用品應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。2.清潔流程（1）會(huì)議及活動(dòng)前，行政部門應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)場進(jìn)行全面清潔，確保會(huì)場環(huán)境衛(wèi)生符合要求。（2）會(huì)議及活動(dòng)期間，保潔人員應(yīng)定時(shí)對(duì)會(huì)場進(jìn)行巡查，及時(shí)清理垃圾和雜物，保持會(huì)場整潔。（3）會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束后，保潔人員應(yīng)對(duì)會(huì)場進(jìn)行徹底清潔，包括地面清掃、桌椅擦拭、設(shè)備設(shè)施整理等。七、會(huì)場安全管理1.安全制度（1）行政部門應(yīng)制定會(huì)場安全管理制度，明確安全責(zé)任人和安全措施，確保會(huì)場安全。（2）會(huì)場內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓、應(yīng)急照明等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（3）參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)場安全規(guī)定，不得在會(huì)場內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。2.安全檢查（1）行政部門應(yīng)在每次會(huì)議及活動(dòng)前，對(duì)會(huì)場進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查安全設(shè)施設(shè)備是否完好、電氣設(shè)備是否正常、消防通道是否暢通等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)整改，確保會(huì)議及活動(dòng)安全進(jìn)行。（2）會(huì)議及活動(dòng)期間，安全管理人員應(yīng)定時(shí)對(duì)會(huì)場進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。3.應(yīng)急預(yù)案（1）行政部門應(yīng)制定會(huì)場安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。如發(fā)生火災(zāi)、地震等突發(fā)事件，應(yīng)能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保參會(huì)人員的生命安全。（2）定期組織參會(huì)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高參會(huì)人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。八、會(huì)場服務(wù)管理1.服務(wù)人員配備根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的規(guī)模和需求，行政部門應(yīng)合理配備會(huì)場服務(wù)人員，如會(huì)議接待員、茶水服務(wù)員、設(shè)備操作員等。服務(wù)人員應(yīng)具備良好的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（1）會(huì)議接待員應(yīng)在會(huì)議及活動(dòng)開始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)場，負(fù)責(zé)接待參會(huì)人員，引導(dǎo)其簽到、就座，并提供必要的幫助。（2）茶水服務(wù)員應(yīng)在會(huì)議及活動(dòng)期間定時(shí)為參會(huì)人員提供茶水、咖啡等飲品，確保飲品供應(yīng)充足。（3）設(shè)備操作員應(yīng)熟練掌握會(huì)場設(shè)備設(shè)施的操作方法，及時(shí)為會(huì)議組織部門提供技術(shù)支持，確保會(huì)議及活動(dòng)順利進(jìn)行。3.服務(wù)監(jiān)督與考核行政部門應(yīng)建立會(huì)場服務(wù)監(jiān)督與考核機(jī)制，定期對(duì)服務(wù)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行檢查和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)人員存在服務(wù)不到位、態(tài)度不好等問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行批評(píng)教育，并督促其整改。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)人員，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。九、會(huì)場費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（1）會(huì)場租賃費(fèi)用根據(jù)會(huì)場的類型、使用時(shí)間、規(guī)模等因素確定，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門制定并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）會(huì)場布置費(fèi)用、設(shè)備設(shè)施租賃費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用等根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行結(jié)算。2.費(fèi)用報(bào)銷（1）會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫《會(huì)場費(fèi)用報(bào)銷申請表》，附上相關(guān)發(fā)票和費(fèi)用明細(xì)，提交至