人工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人工檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人工檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關資料，確保檔案資料的完整。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態管理原則：根據員工的工作變動和發展，及時更新檔案內容。二、檔案內容（一）個人基本信息1.員工登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證復印件。3.學歷證書、學位證書復印件。4.專業技術資格證書、職業資格證書復印件。（二）入職相關材料1.入職申請表。2.勞動合同。3.入職體檢報告。（三）工作經歷1.工作履歷表，記錄員工歷任工作單位、職位、工作時間等。2.離職證明（如有）。（四）培訓與學習1.參加公司內部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、時間、考核成績等。2.參加外部培訓、進修、學術交流等的相關證明材料。（五）績效考核1.年度、季度績效考核表及結果。2.績效改進計劃（如有）。（六）獎勵與懲罰1.獲得公司及上級單位各類獎勵的證書、文件等。2.受到公司及上級單位各類懲罰的決定、通報等。（七）薪酬福利1.工資調整記錄。2.獎金發放記錄。3.福利享受情況，如社保、公積金、帶薪年假等。（八）職業發展1.員工職業發展規劃。2.晉升、調崗等相關審批文件。（九）其他1.員工的重要工作成果、業績報告等。2.員工的獎懲申訴記錄。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發放員工登記表等相關表格，指導員工如實填寫。2.員工應在入職后[X]個工作日內將填寫完整的表格及相關證明材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的材料進行審核，確保材料真實、完整后，建立員工檔案。（二）檔案材料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案材料，如績效考核結果、培訓記錄、獎勵懲罰文件等。2.各部門應及時將涉及本部門員工的相關材料報送至人力資源部門，確保檔案內容的及時更新。3.員工本人如有需要補充或更新檔案材料的情況，應主動向人力資源部門提交相關材料。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內容的類別和時間順序進行整理。2.每份材料應齊全完整，如有破損、缺失應及時修復或補充。3.去除材料上的訂書釘、回形針等金屬物品，采用A4紙規格進行粘貼或折疊。（二）歸檔方法1.將整理好的檔案材料按照個人基本信息、入職相關材料、工作經歷等類別依次放入檔案袋或檔案盒中。2.在檔案袋或檔案盒上標明員工姓名、工號、部門等信息。3.建立電子檔案目錄，詳細記錄檔案材料的名稱、日期、存放位置等信息，便于查詢和管理。五、檔案保管（一）保管地點公司設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。2.對電子檔案應進行備份，存儲在安全的存儲設備上，并定期進行數據維護。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，確因工作需要進入的，需經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案，但應提前向人力資源部門提出申請，經批準后在指定地點查閱。2.公司內部因工作需要查閱員工檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后方可查閱。查閱內容僅限于工作相關信息，不得擅自摘抄、復制檔案內容。3.外部單位因特殊原因需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信，經公司總經理批準，并由檔案管理人員陪同查閱。查閱內容嚴格限定在與該單位相關的必要范圍內，不得泄露員工其他隱私信息。（二）借閱流程1.因工作需要借閱員工檔案的，借閱人需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.經所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，借閱人方可借閱檔案。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內容和數量，確認無誤后辦理歸還手續。七、檔案轉移與銷毀（一）檔案轉移1.員工離職時，人力資源部門應在辦理離職手續的同時，將員工檔案轉出。2.檔案轉出時，應按照國家有關規定和接收單位的要求，整理好檔案材料，密封并加蓋公司公章。3.人力資源部門應及時將員工檔案轉移情況告知員工本人及接收單位。（二）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.經公司總經理批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同對檔案進行銷毀。3.檔案銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，記錄由檔案管理部門保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統公司應建立完善的電子檔案管理系統，將員工的各類檔案信息進行電子化存儲。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并確保數據的準確性和安全性。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將新建立或更新的檔案材料錄入電子檔案系統，確保電子檔案與紙質檔案同步更新。2.定期對電子檔案系統的數據進行備份，防止數據丟失。同時，對電子檔案系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。（三）電子檔案利用1.員工可通過公司內部網絡查詢自己的電子檔案信息，但需遵守公司的相關規定和操作流程。2.公司內部因工作需要利用電子檔案信息的，可通過電子檔案系統進行查詢和下載，但不得擅自修改電子檔案內容。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司全體員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉移和銷毀等工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和總結，不斷提高檔案管理水平。4.負責檔案信息化管理系統的建設、維護和數據管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、歸檔、保管等。2.按照規定的流程辦理檔案的查閱、借閱、轉移等手續，確保檔案的安全和規范使用。3.及時收集、更新檔案材料，保證檔案內容的完整性和準確性。4.保守檔案機密，不得泄露員工檔案信息。5.協助其他部門做好與檔案相關的工作，提供必要的檔案信息支持。十、監督與檢查（一）監督機制公司設立檔案管理監督小組，由人力資源部門負責人擔任組長，成員包括各部門代表。監督小組定期對檔案管理工作進行檢查和監督，確保檔案管理制度的有效執行。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉移和銷毀等環節。2.檔案內容的完整性、準確性和規范性。3.檔案信息化管理系統的運行情況。4.檔案管理人員的工作質量和服務態度。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并要求責任部門或人員限期整改。2.對違反檔案管理制度的