倉儲合同管理制度一、總則1.1目的為加強公司倉儲合同管理，規(guī)范倉儲合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范倉儲合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司與倉儲服務(wù)供應(yīng)商簽訂的各類倉儲合同，包括但不限于原材料倉儲合同、成品倉儲合同等。1.3基本原則倉儲合同管理應(yīng)遵循合法、公平、公正、誠實守信的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)及公司利益。二、合同簽訂管理2.1合同簽訂流程1.需求提出：公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出倉儲需求，填寫《倉儲需求申請表》，明確倉儲貨物的種類、數(shù)量、存儲期限、存儲條件等要求。2.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)倉儲需求，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，篩選出符合要求的倉儲服務(wù)供應(yīng)商，并對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、服務(wù)能力等進(jìn)行評估。3.合同談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括倉儲費用、倉儲期限、貨物交付與驗收、違約責(zé)任等條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《合同談判紀(jì)要》。4.合同起草：法務(wù)部門根據(jù)合同談判結(jié)果，起草倉儲合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。5.合同審核：合同起草完成后，依次提交采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行審核。采購部門重點審核合同條款是否符合倉儲需求和談判結(jié)果；財務(wù)部門審核合同費用條款是否合理、支付方式是否明確；法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性。各部門審核通過后，在《合同審核表》上簽字蓋章。6.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂時應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關(guān)部門留存。2.2合同條款要求1.倉儲貨物描述：詳細(xì)描述倉儲貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，確保雙方對倉儲貨物的認(rèn)知一致。2.倉儲期限：明確倉儲期限的起始日期和終止日期，如有特殊情況需要延長倉儲期限，應(yīng)在合同中約定延長的條件和程序。3.倉儲費用：明確倉儲費用的計算方式、支付標(biāo)準(zhǔn)、支付方式和支付期限。倉儲費用應(yīng)合理、明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。4.貨物交付與驗收：約定貨物交付的時間、地點、方式，以及驗收的標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序。明確雙方在貨物交付和驗收過程中的權(quán)利和義務(wù)，確保貨物的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。5.倉儲條件：根據(jù)倉儲貨物的特性，明確倉儲的溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防盜等條件，確保貨物在倉儲期間的安全和質(zhì)量。6.違約責(zé)任：詳細(xì)約定雙方在合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約情形及相應(yīng)的違約責(zé)任，明確違約賠償?shù)姆绞胶徒痤~，以約束雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)。7.爭議解決方式：約定雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，確保爭議能夠及時、有效地解決。三、合同履行管理3.1貨物交付1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點和方式將倉儲貨物交付至公司指定的倉庫。交付時，供應(yīng)商應(yīng)提供貨物清單，注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.公司倉庫管理人員在接收貨物時，應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收。驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)在貨物清單上簽字確認(rèn)，并將驗收情況及時反饋給采購部門。3.如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺、質(zhì)量不符合要求等問題，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)補足貨物或采取其他補救措施。3.2貨物存儲1.倉庫管理人員應(yīng)按照合同約定的倉儲條件對貨物進(jìn)行存儲，確保貨物的安全和質(zhì)量。定期對貨物進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時通知采購部門，并采取相應(yīng)的措施。2.根據(jù)貨物的特性和存儲要求，合理安排貨物的存儲位置，確保貨物便于存取和管理。對易燃易爆、有毒有害等危險貨物，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行單獨存儲，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.建立貨物出入庫管理制度，嚴(yán)格記錄貨物的出入庫時間、數(shù)量、去向等信息。出入庫記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存，以備查詢。3.3費用支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的支付標(biāo)準(zhǔn)和期限，及時審核倉儲費用的支付申請。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理支付手續(xù)。2.在支付倉儲費用前，財務(wù)部門應(yīng)核對合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商已按照合同約定履行了義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)的違約金后再辦理支付手續(xù)。3.財務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對倉儲費用，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。四、合同變更管理4.1變更情形在倉儲合同履行過程中，如有以下情形之一的，可進(jìn)行合同變更：1.倉儲貨物的種類、數(shù)量、質(zhì)量等發(fā)生變化；2.倉儲期限需要延長或縮短；3.倉儲費用的計算方式、支付標(biāo)準(zhǔn)等需要調(diào)整；4.倉儲條件發(fā)生變化；5.其他需要變更合同的情形。4.2變更流程1.變更申請：由合同執(zhí)行部門填寫《倉儲合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和建議。2.審核審批：《倉儲合同變更申請表》依次提交采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行審核。采購部門審核變更內(nèi)容是否影響合同履行和公司利益；財務(wù)部門審核變更費用的合理性；法務(wù)部門審核變更的合法性和合規(guī)性。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同變更：經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法務(wù)部門根據(jù)審批意見起草合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。五、合同終止管理5.1終止情形倉儲合同在以下情形下終止：1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽；2.雙方協(xié)商一致，提前終止合同；3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行；4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定解除合同；5.其他導(dǎo)致合同終止的情形。5.2終止流程1.終止通知：合同終止前，合同執(zhí)行部門應(yīng)提前[X]天通知對方，并明確合同終止的日期和方式。2.貨物清理：合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定對倉儲貨物進(jìn)行清理。公司倉庫管理人員應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商辦理貨物出庫手續(xù)，確保貨物安全、完整地交付給供應(yīng)商。3.費用結(jié)算：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實際履行情況，對倉儲費用進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算完成后，雙方應(yīng)核對賬目，確保費用支付無誤。4.合同歸檔：合同終止后，法務(wù)部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。六、合同風(fēng)險管理6.1風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、服務(wù)能力等方面存在問題，可能導(dǎo)致無法按時、按質(zhì)提供倉儲服務(wù)，給公司帶來損失。2.合同條款風(fēng)險：合同條款不明確、不合理或存在歧義，可能導(dǎo)致雙方在合同履行過程中產(chǎn)生爭議，影響公司利益。3.貨物風(fēng)險：倉儲貨物在存儲期間可能發(fā)生損壞、變質(zhì)、丟失等情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。4.法律風(fēng)險：合同的簽訂和履行不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致合同無效或被撤銷，給公司帶來法律風(fēng)險。6.2風(fēng)險評估1.公司應(yīng)定期對倉儲合同進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險因素，并分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類分級，確定重點風(fēng)險領(lǐng)域和關(guān)鍵風(fēng)險點，以便采取針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施。6.3風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商管理：加強對供應(yīng)商的篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，確保供應(yīng)商具備良好的資質(zhì)和信譽。2.合同審核：嚴(yán)格按照合同審核流程，對合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致的審核，確保合同條款合法、合理、明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義條款。3.貨物管理：加強對倉儲貨物的管理，建立健全貨物出入庫管理制度、庫存盤點制度等，確保貨物的安全和質(zhì)量。對貴重、易損貨物，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施。4.法律合規(guī)：加強對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)要求。在合同簽訂前，應(yīng)咨詢專業(yè)律師的意見，防范法律風(fēng)險。七、合同檔案管理7.1檔案收集合同簽訂后，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，包括合同談判紀(jì)要、合同審核表、貨物清單、出入庫記錄、費用支付憑證等，移交法務(wù)部門進(jìn)行歸檔。7.2檔案整理法務(wù)部門按照合同類別、簽訂時間等順序?qū)贤瑱n案進(jìn)行整理，建立檔案索引，便于查找和查閱。7.3檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案保管期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。7.4檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作