伊利采購管理制度總則1.目的本采購管理制度旨在規范伊利公司的采購行為，確保采購活動的合法性、合規性、經濟性和有效性，保障公司生產經營活動的順利進行，提高公司經濟效益，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于伊利公司總部及各下屬分公司、子公司的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策，確保采購行為合法合規。合規性原則：嚴格按照公司內部規定和流程進行采購操作，確保采購過程透明、公正、公平。經濟性原則：在滿足公司需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。有效性原則：采購的物資和服務應符合公司質量要求和生產經營需要，確保采購活動能夠有效支持公司業務發展。誠信原則：在采購活動中，與供應商建立誠信合作關系，遵守商業道德，維護公司良好形象。采購組織與職責1.采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責公司采購活動的組織、實施和管理。采購部門根據公司業務需求和采購規模，合理設置采購崗位，明確各崗位職責。2.采購部門職責制定采購計劃：根據公司生產經營計劃和物資需求情況，制定年度、季度和月度采購計劃，確保采購工作有序進行。供應商管理：建立供應商評估和選擇機制，對供應商進行調查、評估、篩選和管理，確保供應商的供貨能力、質量水平和服務質量符合公司要求。采購執行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應商進行談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，確保采購任務按時、按質、按量完成。采購成本控制：通過市場調研、供應商談判、采購策略優化等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，如供應商違約、質量風險、價格波動風險等，采取相應的風險防范措施，確保采購活動的順利進行。采購信息管理：建立采購信息管理系統，及時收集、整理、分析和反饋采購信息，為公司決策提供支持。與其他部門協作：與公司內部其他部門密切協作，如生產部門、質量部門、財務部門等，及時溝通采購需求和供應情況，協調解決采購過程中出現的問題。3.其他部門職責生產部門：根據公司生產計劃，及時向采購部門提供物資需求信息，參與采購合同的評審，對采購物資的質量和交付期進行跟蹤和驗收。質量部門：制定采購物資的質量標準和驗收規范，參與采購合同的評審，對采購物資進行質量檢驗和驗收，確保采購物資符合質量要求。財務部門：負責采購資金的預算管理和支付審核，參與采購合同的評審，對采購成本進行核算和分析，監督采購活動的資金使用情況。法務部門：參與采購合同的起草、審核和簽訂，提供法律咨詢和支持，確保采購合同的合法性和有效性，處理采購過程中的法律糾紛。采購流程1.需求提出各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期等信息，并提交給采購部門。采購申請單應經部門負責人審核簽字后生效。對于金額較大或重要的采購項目，還需經公司相關領導審批。2.采購計劃制定采購部門收到采購申請單后，進行匯總和分析，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購部門負責人審核。對于緊急采購需求，采購部門應及時調整采購計劃，優先安排采購。3.供應商選擇與評估根據采購計劃，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證明、業績情況、產品質量等資料，并進行整理和分析。組織相關部門對符合條件的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、技術水平、質量管理體系、售后服務等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，并確定合格供應商名單。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。采購談判應遵循公平、公正、公開的原則，確保公司利益最大化。談判過程中，應做好記錄，形成談判紀要。根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規和公司內部規定的要求，條款清晰、準確、完整。采購合同經采購部門負責人審核后，提交法務部門進行法律審核。法務部門審核通過后，報公司相關領導審批。采購合同經審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式合同，并加蓋公司公章或合同專用章。5.采購訂單下達采購部門根據采購合同，生成采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點等信息，并發送給供應商。采購訂單應經采購部門負責人審核后生效。采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量完成。6.物資驗收采購物資到貨前，采購部門應通知質量部門和使用部門做好驗收準備工作。質量部門按照質量標準和驗收規范，對采購物資進行質量檢驗，檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。使用部門對采購物資的數量、規格、型號等進行核對，并對物資的適用性進行檢查。質量部門和使用部門驗收合格后，填寫驗收報告，并簽字確認。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保公司利益不受損失。7.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，如采購合同、采購訂單、驗收報告、發票等，并提交給財務部門。財務部門對采購資料進行審核，審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和付款期限，辦理采購付款手續。采購付款應嚴格按照公司財務管理制度的要求進行，確保資金支付的安全、準確、及時。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括但不限于供應商風險、質量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險等。采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施供應商風險應對：建立供應商評估和選擇機制，加強對供應商的管理和監督，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。同時，建立供應商備用機制，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保采購活動的連續性。質量風險應對：制定嚴格的采購物資質量標準和驗收規范，加強對采購物資的質量檢驗和驗收，確保采購物資符合質量要求。同時，要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量不合格的物資，及時采取補貨、換貨、退貨等措施。價格風險應對：加強市場調研和價格分析，掌握市場價格動態，合理制定采購價格策略。與供應商進行談判時，爭取有利的價格條款，同時簽訂價格調整條款，以應對市場價格波動風險。交貨期風險應對：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。加強對采購訂單執行情況的跟蹤和監控，及時與供應商溝通協調，確保采購物資按時交貨。對于可能影響交貨期的因素，提前制定應對措施，如增加供應商數量、調整采購計劃等。合同風險應對：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、合規、清晰、準確。在合同簽訂前，由法務部門進行法律審核，防范合同風險。同時，建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。3.風險監控與預警建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。設定風險預警指標和閾值，當風險指標超過預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。對采購風險監控和預警的結果進行分析和總結，不斷完善采購風險管理體系，提高風險管理水平。采購績效評估1.評估指標設定采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預算價格的差異，以及采購成本的降低率。采購質量：考核采購物資的質量合格率，以及因質量問題導致的損失情況。交貨期：考核采購物資的按時交貨率，以及因交貨期延誤導致的生產經營損失情況。供應商管理：考核供應商的滿意度、合作穩定性，以及供應商開發和優化情況。采購效率：考核采購流程的執行效率，包括采購申請處理時間、采購訂單下達時間、合同簽訂時間等。2.評估方法定期評估：采購部門定期（季度或年度）對采購績效進行評估，填寫采購績效評估表，提交給采購部門負責人審核。數據分析：通過對采購數據的統計和分析，如采購金額、采購數量、質量檢驗結果、交貨期記錄等，評估采購績效。供應商反饋：向供應商發放滿意度調查問卷，了解供應商對采購部門的評價和意見，作為采購績效評估的參考依據。內部客戶反饋：收集公司內部其他部門對采購工作的反饋意見，評估采購工作對公司業務的支持程度。3.評估結果應用績效獎金發放：根據采購績效評估結果，發放采購人員的績效獎金，激勵采購人員提高工作績效。人員晉升與發展：將采購績效評估結果作為采購人