優化談話管理制度一、總則（一）目的為規范公司內部談話管理，確保談話活動的有序開展，充分發揮談話在溝通信息、解決問題、促進工作、加強管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各級管理人員與員工之間的談話，包括但不限于績效溝通談話、入職引導談話、離職面談、違紀誡勉談話等各類談話場景。（三）談話原則1.坦誠溝通原則：談話雙方應秉持真誠、坦率的態度，開誠布公地交流意見和想法，避免隱瞞或含糊其辭。2.尊重理解原則：尊重談話對象的人格、意見和感受，理解其立場和處境，營造良好的談話氛圍。3.客觀公正原則：談話內容應基于客觀事實，評價準確，處理公正，避免主觀偏見和情緒化反應。4.保密原則：對談話過程中涉及的個人隱私、商業秘密等信息嚴格保密，不得泄露。二、談話類型及流程（一）績效溝通談話1.周期每月定期進行績效溝通談話，由上級主管與下屬員工就當月工作績效進行回顧和溝通。每季度進行一次全面的績效評估談話，總結季度工作表現，制定下季度績效目標和改進計劃。2.流程準備階段：上級主管提前收集和整理員工當月/季度的工作成果、目標完成情況、各項績效指標數據等資料，并對員工的工作表現進行初步分析。同時，確定談話的時間、地點和時長，提前通知員工談話主題和大致內容，讓員工有時間進行自我總結和思考。談話階段：開場：主管簡要介紹談話目的和議程，營造輕松的談話氛圍。員工自評：員工對自己當月/季度的工作表現進行全面回顧，包括工作任務完成情況、取得的成績、遇到的問題及解決方法等，重點闡述自己在工作中的優點和不足之處。主管評價：主管對員工的工作表現進行客觀評價，肯定成績，指出問題，并結合具體事例說明。同時，針對員工的不足之處，共同分析原因，探討改進措施。目標設定與溝通：根據公司整體目標和員工發展情況，主管與員工共同制定下階段的績效目標和行動計劃，明確工作重點、任務要求和時間節點，并確保員工對目標理解清晰，認同且具備達成目標的條件和資源。互動交流：鼓勵員工提出自己在工作中遇到的困難、對工作的想法和建議，主管認真傾聽并給予回應和指導，共同尋求解決方案，激發員工的工作積極性和創造力。結束階段：主管對談話進行總結，明確雙方達成的共識和下一步工作方向，鼓勵員工積極努力實現績效目標。員工對談話內容表示理解和認同，并承諾在今后工作中積極改進，努力提升績效。同時，主管與員工共同確認下次績效溝通談話的時間。（二）入職引導談話1.時間：新員工入職后一周內，由人力資源部門組織進行入職引導談話，同時安排其直接上級參與。2.流程公司概況介紹：由人力資源部門人員向新員工介紹公司的發展歷程、組織架構、企業文化、主要業務范圍及市場地位等基本情況，幫助新員工快速了解公司整體概況。介紹公司的規章制度，包括考勤制度、薪酬福利制度、請假制度、保密制度等，重點強調與員工切身利益相關的規定和注意事項，確保新員工知曉并遵守公司各項規章制度。部門情況介紹：新員工所在部門負責人介紹本部門的職能、團隊架構、工作流程、業務重點及與其他部門的協作關系等內容，使新員工對所在部門有清晰的認識，明確自己在部門中的角色和職責。工作安排與指導：新員工直接上級與新員工進行一對一溝通，根據新員工的崗位說明書，詳細介紹其崗位職責和工作任務，明確工作目標和要求。同時，為新員工指定入職引導人，幫助新員工熟悉工作環境，解答工作中遇到的問題，提供必要的工作指導和支持。互動交流：鼓勵新員工提問，了解其對公司及崗位的初步認識和想法，解答他們的疑問和困惑，消除新員工的陌生感和不安情緒，增強其對公司的歸屬感和認同感。結束：談話結束時，向新員工發放相關資料，如員工手冊、工作指南等，并告知新員工后續的培訓計劃和工作安排。提醒新員工如有任何問題，可隨時與人力資源部門或直接上級溝通。（三）離職面談1.時機：員工提出離職意向后，在正式辦理離職手續前，由人力資源部門安排進行離職面談。2.流程準備階段：人力資源部門提前了解員工的離職原因、工作表現、與同事及上級的關系等相關信息，以便更有針對性地開展面談。同時，確定面談時間、地點，并準備好面談提綱。談話階段：開場：向離職員工表示感謝，說明面談目的是為了了解其離職原因，同時希望通過面談收集公司在管理和發展方面的意見和建議，以便公司不斷改進和完善。離職原因溝通：請離職員工詳細說明離職原因，傾聽其真實想法。對于因公司原因導致員工離職的情況，要認真記錄并表示歉意；對于因個人職業發展等原因離職的員工，表達理解和祝福。工作評價與反饋：詢問離職員工對在公司工作期間的整體感受，包括對工作內容、工作環境、團隊氛圍、領導風格等方面的評價和意見。請員工分享在工作中取得的最大成就以及遇到的最困難的問題，了解公司在員工職業發展和工作支持方面存在的不足。公司改進建議：誠懇地邀請離職員工對公司的管理、組織架構、業務發展、企業文化建設等方面提出寶貴的意見和建議，鼓勵其直言不諱，公司將認真對待并研究改進。結束階段：對離職員工的配合表示感謝，告知其離職手續的辦理流程和時間節點，并詢問其是否還有其他需要幫助的地方。同時，承諾對員工提出的意見和建議進行整理和反饋，希望離職員工在未來的工作中繼續關注公司發展。（四）違紀誡勉談話1.觸發情形：當員工出現違反公司規章制度、工作紀律或職業道德等行為，且情節較輕，尚不構成解除勞動合同條件時，由上級主管或人力資源部門對其進行違紀誡勉談話。2.流程通知準備：確定談話對象后，提前以書面或口頭形式通知其談話的時間、地點和事由，告知其應認真對待此次談話，積極配合。同時，人力資源部門或相關部門收集整理員工違紀行為的事實依據和相關證據材料，為談話提供支撐。談話階段：開場：嚴肅指出員工存在的違紀問題，明確告知其行為違反了公司的哪項規章制度或紀律要求，并出示相關證據材料，讓員工清楚認識到問題的嚴重性。原因分析：要求員工對自己的違紀行為進行解釋說明，分析產生問題的原因，是主觀故意還是客觀疏忽，是對規章制度不了解還是其他原因導致。批評教育：對員工進行嚴肅的批評教育，強調違紀行為可能對公司造成的負面影響以及對其自身職業發展的損害，讓員工認識到錯誤的危害性，增強其紀律意識和責任意識。提出要求：向員工提出明確的整改要求和期限，要求其針對違紀問題制定切實可行的整改措施，并在規定時間內完成整改。同時，告知員工如果再次出現類似違紀行為，公司將采取更嚴厲的處罰措施。員工表態：傾聽員工對違紀問題的認識和態度，鼓勵其表達改正錯誤的決心和信心，要求員工在談話記錄上簽字確認。跟蹤反饋：談話結束后，主管或相關部門對員工的整改情況進行跟蹤檢查，確保員工按要求完成整改。整改期滿后，對員工的整改效果進行評估，如整改到位，解除誡勉；如整改不力，視情節進行進一步處理。三、談話記錄與檔案管理（一）談話記錄1.每次談話均需安排專人進行記錄，記錄內容應完整、準確、客觀地反映談話的全過程，包括談話時間、地點、談話雙方姓名、職位、談話主題、談話內容摘要及談話結果等關鍵信息。2.記錄方式可采用紙質記錄或電子記錄，紙質記錄需談話雙方簽字確認；電子記錄需妥善保存，并設置相應的訪問權限，防止信息泄露和篡改。（二）檔案管理1.建立談話檔案，將各類談話記錄按照不同的談話類型、時間順序進行分類整理歸檔，確保檔案資料的系統性和完整性。2.談話檔案應長期保存，作為公司了解員工情況、進行人力資源決策、處理勞動糾紛等方面的重要參考依據。同時，要做好檔案的保管和保密工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。四、談話效果評估與改進（一）效果評估1.定期對談話效果進行評估，評估方式可采用問卷調查、員工反饋、上級評價等多種形式，收集談話雙方對談話內容、方式、效果等方面的意見和建議。2.評估指標主要包括談話目標達成情況、員工對談話內容的理解和接受程度、員工行為改變情況、工作績效提升情況等，通過對這些指標的分析和評估，全面了解談話效果。（二）改進措施1.根據談話效果評估結果，總結經驗教訓，針對存在的問題提出改進措施。如談話內容不夠清晰明確的，應進一步優化談話提綱和表達方式；談話方式過于生硬的，應注重溝通技巧和情感交流；談話記錄不完整的，應加強記錄人員的培訓，規范記錄要求等。2.將改進措施納入談話管理制度的持續優化過程中，不斷完善談話管理流程和方法，提高談話質量和效果，更好地發揮談話在公司管理中的作用。五、談話相關責任與監督（一）談話責任1.談話組織者（上級主管或人力資源部門）應認真履行談話職責，按照規定的流程和要求組織開展談話活動，確保談話目的明確、內容合理、方式恰當、記錄準確。2.談話雙方應積極配合談話工作，如實提供有關信息，認真傾聽對方意見，遵守談話紀律，共同推動談話取得良好效果。（二）監督機制1.人力資源部門負責對公司內部