會務招待管理制度一、總則（一）目的為規范公司會務及招待管理工作，提高工作效率，節約經費開支，確保各項活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議、商務洽談、業務接待等活動的組織與管理。（三）基本原則1.規范有序原則：會務及招待工作應嚴格按照規定的程序和標準進行，確保各項活動有序開展。2.勤儉節約原則：在保證活動質量的前提下，合理控制費用支出，杜絕鋪張浪費。3.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的服務，展現公司良好形象，滿足參會人員和來訪客人的需求。二、會務管理（一）會議分類1.公司級會議：包括年度總結會、季度工作會、月度例會等，由公司高層領導主持，各部門負責人參加。2.部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司精神，安排部門工作，部門全體人員參加。3.專項會議：針對特定業務或項目召開的會議，如項目研討會、技術交流會等，相關人員參加。（二）會議組織1.會議申請需召開會議的部門或個人應提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容。《會議申請表》經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.會議通知會議組織部門根據審批后的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等內容，可采用郵件、內部辦公系統等方式發送。3.會議準備會議組織部門負責會議場地的預訂、布置，設備的調試，資料的準備等工作。會議場地應根據會議規模和性質進行選擇，確保環境舒適、設施齊全。會議資料應包括會議議程、相關文件、匯報材料等，提前發放給參會人員。4.會議記錄會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理成會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員。（三）會議費用管理1.費用預算會議組織部門應根據會議規模和實際需求，編制會議費用預算，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲、交通等費用。會議費用預算經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.費用報銷會議結束后，會議組織部門應及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應包括發票、費用清單、會議通知、會議紀要等，確保費用支出真實、合理、合規。三、招待管理（一）招待分類1.商務招待：用于接待客戶、合作伙伴等來訪人員，促進業務合作與交流。2.工作招待：用于接待上級領導、兄弟單位等來訪人員，溝通工作情況，協調工作關系。（二）招待申請1.需進行招待的部門或個人應提前填寫《招待申請表》，詳細說明招待對象、時間、地點、事由、陪同人員等內容。2.《招待申請表》經部門負責人審核后，報分管領導審批。（三）招待安排1.根據審批后的《招待申請表》，招待部門負責安排招待事宜，包括場地預訂、餐飲安排、交通接送等。2.招待場地應根據招待對象和招待規格進行選擇，確保環境舒適、檔次適宜。3.餐飲安排應根據招待對象的飲食習慣和招待規格進行選擇，注重菜品質量和服務水平。4.如需安排交通接送，應提前與專業的租車公司或司機聯系，確保車輛安全、整潔、準時。（四）招待費用管理1.費用預算招待部門應根據招待對象和招待規格，編制招待費用預算，包括餐飲、住宿、交通、禮品等費用。招待費用預算經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.費用報銷招待結束后，招待部門應及時整理招待費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應包括發票、費用清單、招待申請表、接待清單等，確保費用支出真實、合理、合規。四、會議及招待用品管理（一）用品采購1.會議及招待用品由公司行政部門統一采購，采購前應填寫《用品采購申請表》，經部門負責人審核后，報分管領導審批。2.行政部門應根據審批后的《用品采購申請表》，選擇合格的供應商進行采購，確保用品質量和價格合理。（二）用品領用1.各部門因工作需要領用會議及招待用品時，應填寫《用品領用申請表》，經部門負責人審核后，到行政部門領取。2.行政部門應建立用品領用臺賬，詳細記錄用品名稱、規格、數量、領用部門、領用人、領用時間等信息。（三）用品保管1.行政部門應指定專人負責會議及招待用品的保管，確保用品存放安全、有序。2.定期對用品進行盤點，核對庫存數量與臺賬記錄是否一致，如有差異應及時查明原因并進行處理。五、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對會務及招待費用進行審計，檢查費用支出是否符合本制度規定，是否存在違規行為。（二）日常檢查公司行政部門定期對會議及招待活動的組織與管理情況進行檢查，發現問題及時督促整改。（三）投訴處理公司設立投訴舉報電話和郵箱，接受員工對會務及招待管理工作的投訴和舉報。對投訴舉報事項，應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。六、違規處理（一）對違反本制度規定的部門或個人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。（二）