第4章電子表格軟件Excel2003的應用基礎

主要內容：4.1中文Excel2003入門4.2電子表格的基礎知識4.3工作表與工作薄4.4數據的輸入與編輯4.5工作表格式化4.6公式與函數4.7數據管理4.8數據圖表4.9預覽與打印4.1中文Excel2003入門

中文版Excel2003是MicrosoftOffice2003辦公套裝軟件的重要組成部分，是一個通用的電子表格制作軟件。利用該軟件，用戶不僅可以制作各種類精美的電子表格，還可以用來組織、計算和分析各種類型的數據，方便的生成復雜的圖表和財務統計表。MicrosoftExcel2003版本增添的功能任務窗格的完善并排比較工作簿改進的統計函數數據發布任務窗格Excel2003提供任務窗格窗口，可以方便對Excel2003進行操作，例如：在線更新使用搜索打開工作簿新建工作簿切換“幫助”、“剪貼畫”、“剪貼板”等任務。并排比較

使用一張工作簿查看多個用戶所做的更改非常困難，但是現在，有一種新的比較工作簿的方法，即并排比較工作簿。使用并排比較工作簿功能，可以更方便地查看兩個工作簿之間的差異，而不必將所有更改合并到一張工作簿中，在并排比較時，您可以在兩個工作簿中同時滾動以確定兩個工作簿之間的差異。改進的統計函數

統計函數在取整和精確度上進行了改進，使函數的結果較之前版本有很大改進。在Excel2003中，單擊“幫助”菜單上的“幫助”，在“幫助”任務窗格中或者在工具欄“鍵入需要幫助的問題”框中鍵入函數進行搜索，單擊搜索結果中的“按類別列出的工作表函數”，您就可以瀏覽所有Excel2003中的函數分類，在各分類中，可以查看各函數的詳細說明。數據發布

用戶可以把數據發布到網上，將工作簿或需要的部分保存為網頁，使其可以在網上供用戶查看或交互式使用，用戶無需打開即可在其瀏覽器中查看這些數據，甚至對這些數據進行操作。4.1.2Excel2003的啟動與退出單擊“開始”程序菜單中的“所有程序”，選擇MicrosoftOffice中的MicrosoftOfficeExcel2003，啟動Excel2003；雙擊桌面的Excel2003快捷方式圖標，快速啟動；在“開始”菜單中，選擇“運行”，在運行對話框中輸入“excel”程序文件名；在桌面上單擊右鍵，選擇“新建”|“MicrosoftExcel”工作表，雙擊新建工作表；直接雙擊已存在的Excel文件。4.2電子表格的基礎知識

工作簿是Excel中用來存儲并處理工作數據的文件，以.xls擴展名保存。第一次啟動中文Excel2003時，會看到一個空白窗體，這就是Excel2003的工作環境，同時也為Excel2003創建一個新的工作簿（Book1），它同Word2003等Windows應用程序窗口基本相同，包括標題欄、菜單欄、工具欄、滾動條、狀態欄等，還包括Excel2003所特有的編輯欄、工作表及任務窗格，其窗體如圖所示。用戶可通過“視圖”菜單中的工具欄來控制各工具欄的顯示和隱藏。

4.2.1Excel2003的工作界面工作簿工作表編輯欄行號活動單元格地址單元格列標4.3工作表與工作簿4.3.1基本概念4.3.2工作簿的基本操作4.3.3工作表的基本操作4.3.4工作表中單元格的基本操作4.3.1基本概念單元格工作表工作簿單元格

單元格是Excel2003工作簿中工作表的最小組成單位，用于存放和顯示數據，行和列相交形成網格，每個小格就是一個單元格。單元格可以存放字符和數據，最多可輸入32000個字符。對于一個活動單元格它的邊框是深灰色的，且單元格的名稱出現在“名稱框”中，用戶所進行的操作也只對活動單元格起作用。工作表

工作表是Excel完成工作的基本單位，用于組織和分析數據。用戶還可以在多個工作表中輸入數據、編輯數據。工作表是工作簿中的一頁，一張工作表由縱向的列及橫向的行構成。列標用字母A~Z，AA~IV標志，共256列；橫向為行，行號用數字1，2，3~65536標志，共65536行，每個單元格都有唯一的名稱，由所在列的列標和所在行的行標組成，列在前，行在后。如第一個單元格名稱為A1，表示第一列，第一行；最后一個單元格名稱為IV65536，表示第IV列，第65536行。

工作簿

工作簿是用于保存工作表和圖表，每個Excel文件即為一個工作簿（Book），一個工作簿默認有三張工作表，即Sheet1、Sheet2、Sheet3。最多可以有255個工作表（Sheet），可以單獨命名，其名稱顯示在Excel窗口底部的工作表標簽上。4.3.2工作簿的基本操作創建工作簿保存工作簿打開工作簿創建工作簿選擇“文件”|“新建”命令，彈出新建工作簿的任務窗口，如圖所示，單擊“空白工作簿”，建立。單擊“常用工具欄”|“新建”按鈕，建立默認模板的工作簿。使用快捷鍵Ctrl+N建立工作簿。保存工作簿選擇“文件”|“保存”命令，彈出“另存為”對話框，如圖所示。選擇“文件”|“另存為”命令，可以對保存過的文檔重新命名、更改路徑等操作。使用快捷鍵Ctrl+S保存工作簿。使用“常用工具欄”的保存按鈕。打開工作簿選擇“文件”|“打開”命令，彈出“打開”對話框，選擇要打開的文檔即可。如圖所示。使用“常用工具欄”的打開按鈕。4.3.3工作表的基本操作插入與刪除工作表工作表命名與著色復制與移動工作表拆分與凍結工作表工作表中的行與列插入與刪除工作表插入工作表選擇插入工作表位置，單擊“插入”|“工作表”命令選擇插入工作表位置，右鍵單擊，彈出快捷菜單中選“插入”命令，彈出“插入”對話框，選擇工作表。刪除工作表選擇要刪除的工作表，選擇“編輯”|“刪除工作表”命令，或右鍵單擊要刪除的工作表標簽，彈出快捷菜單中選則“刪除”命令即可。工作表命名與著色工作表命名雙擊工作表標簽名，輸入新的名稱。工作表著色右鍵單擊工作表名稱，在彈出的快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”命令，設置其顏色即可。復制與移動工作表在同一工作簿內復制或移動工作表選擇要移動的工作表，按住鼠標左鍵；沿工作表標簽拖動鼠標，然后釋放鼠標。如果要復制工作表，則在拖動鼠標時，按住Ctrl鍵操作。在不同工作簿內復制或移動工作表打開用于接收工作表的目標工作簿；再打開需要移動或復制的工作表；選擇“編輯”|“移動或復制工作表”命令，或右鍵單擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“移動或復制工作表”命令，彈出移動或復制對話框，如圖所示。拆分與凍結工作表工作表中行與列插入行或列 選擇“插入”|“行或列”命令，或右鍵單擊行號或列標，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令。刪除行或列右鍵單擊要刪除的行號或列標，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命名即可刪除。調整行高或列寬 選擇要調整的行或列，單擊“格式”|“行或列”，在其子菜單中設置行高或列寬，或直接右鍵單擊行號或列標，在彈出的快捷菜單中選“行高或列寬”設置。4.3.4工作表中單元格的基本操作選定單元格移動復制單元格數據的清除與刪除選定單元格選定一個單元格單擊相應的單元格，或按四個方向鍵移動到相應的單元格。按Enter是向下移動一個單元格，按Shift+Enter則是向上移動一個單元格。按Tab鍵是向右移動一個單元格，按Shift+Tab則是向左移動一個單元格。選定多個連續的單元格區域單擊區域的第一個單元格，按住鼠標左鍵拖動到區域的最后一個單元格。如果區域較大也可以單擊區域第一個單元格，按住Shift鍵再單擊區域最后一個單元格。選定不連續的單元格區域選定區域的第一個單元格，再按住Ctrl鍵，單擊選中其它單元格。選定行或列 單擊行號或列標就可選定一行或一列。如果選定相鄰的多行或多列，則可以直接在行號或列標上拖動鼠標左鍵。不相鄰的多行或多列，則可按住Ctrl鍵再選中其它行號或列標。全選所有單元格單擊“全選”按鈕，所有的行和所有的列都被選中。移動復制單元格

單元格的移動和復制實際上就是單元格內容及格式等一起移動和復制，包括單元的移動、復制和插入等。利用復制，重復的數據只需輸入一次，從而提高工作效率，操作方法如下：選定需要移動或復制的單元格區域；右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中，要移動選擇“剪切”命名。要復制則選擇“復制”命令；選擇目標位置，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選“粘貼”命令。數據的清除與刪除清除如果選“清除”中的“全部”命令，則單元格中的內容、格式、批注等都刪除。如果選“清除”中的“內容”命令，則清除了單元格的內容，保留了單元格的格式、批注。與按鍵盤上Delete功能相同。如果選“清除”中的“批注”命令，則清除了單元格的批注，保留了單元格的格式、內容。如果選“清除”中的“格式”命令，則清除了單元格的格式，保留了單元格的內容、批注。刪除而“編輯”|“刪除”命令是針對單元格為對象的操作。在刪除單元格時，可以設置右側單元格左移或下方單元格上移；也可以整行、整列刪除。4.4數據的輸入與編輯4.4.1輸入數據4.4.2快速輸入數據4.4.1輸入數據數值數值可以是數字字符0~9和“+”，“-”，“．”，“E”，“e”，“$”，“%”構成，在單元格中默認右對齊。文本

Excel2003中文本通常指字符、漢字或字符和數字的組合，在單元格中默認左對齊。日期與時間輸入系統日期：Ctrl+;輸入系統時間：Ctrl+Shift+;插入批注設置數據有效性4.4.2快速輸入數據填充方式序列方式填充系統或用戶自定義序列填充方式填充柄Ctrl+Enter充列方式系統序列系統提供的序列數據和自定義的系列數據

例：甲、乙、丙...；星期一、星期二...方法：輸入一個數據，利用自動填充柄拖曳到結束填充系統定義的序列可以在“工具”|“選項”|“自定義序列”中查看4.5工作表格式化4.5.1基本格式化4.5.2高級格式化4.5.1基本格式化數字對齊字體邊框圖案保護數字對齊字體邊框4.5.2高級格式化快速復制格式條件格式自動套用格式樣式快速復制格式

快速復制單元格的格式的最簡單方法是利用“格式刷”功能按鈕，選擇被復制格式的單元格，單擊格式工具欄里的格式刷按鈕，然后依次單擊目標單元格。也可以選中被復制的格式后，按F4鍵條件格式

選擇“格式”|“條件格式”命令，彈出“條件格式”對話框，如圖自動套用格式

自動套用格式是指將Excel2003內部提供的格式自動套用到指定的區域。Excel提供了一套精美的制表樣式，使用者可以輕松地套用到自己的工作表中。選擇“格式”菜單的“自動套用格式”命令，彈出如圖對話框。4.6公式與函數4.6.1公式4.6.2單元格的引用4.6.3函數4.6.1公式公式組成算術運算關系運算字符運算自動求和算術運算

加（+）、減（-）、乘（*）、除（/）、百分號（%）、指數（^）。當多個運算符同時出現在公式中時，Excel則先算百分號和乘，再算乘除，最后算加減。關系運算

關系運算主要是進行一些比較運算，其結果是邏輯型的值真（TRUE）與假（FALSE）。主要的運算符有：等于（=）、大于（>）、小于（<）、小于等于（<=）、大于等于（>=）、不等于(<>)。輸入公式：“=100>200”，其結果應該為：False。如果在C9單元格中輸入公式：“=C2<C3”，其結果應該為：True。字符運算

字符運算，主要就是文字的連接運算，其運算符為：連接符（&），用于兩個文本的連接。輸入公式：“=”中國”&”人民””,其結果應該為：”中國人民”4.6.2單元格的引用

公式的引用就是對單元格進行標志，以用來在公式中使用所標志的單元格。標識單元格最準確、最有效的方法就是使用鼠標指向單元格地址后單擊。相對引用絕對引用混合引用相對引用

基于公式引用單元格的相對位置。相對引用公式中的參數用行、列地址作為它的名字。當該公式被復制到其它位置時，系統能根據移動的位置調節引用單元格的地址。絕對引用

指在公式復制時不發生變化的地址引用。因為在某些操作中，常常需要引用固定單元格地址中的內容來進行計算，這個不變的單元格地址的引用稱為絕對引用。Excel2003是通過對單元格地址的“凍結”來達到此目的，即在列標和行號前面加入符號“＄”，如＄A＄2，＄B＄1等。混合引用

指公式中參數的行、列地址各采用不同的引用方式。也就是說，在一個單元格地址引用中，既有絕對地址引用，又有相對單元格地址引用。混合引用適合于復制公式時只有行或只有列保持不變的情形。絕對引用列采用＄C2、＄E1等形式，絕對引用行采用C＄2、E＄1等形式。4.6.3函數函數的格式函數的輸入函數的格式一個函數包含兩部分：函數名和參數表列表。函數名表示進行什么樣的操作，一般較短，是英文單詞的縮寫；參數指在函數中要用到的值和單元格。根據函數的不同，有的函數沒有參數，有的函數則需要輸入多個參數，形成參數表。參數列表總是用括號“（）”括起來，括號內包括函數計算所需要的數據。在有參數時要按照正確的次序和格式輸入參數。如：=Sum(A1:B3)注意：使用函數時，括號應成對出現，括號和函數名及參數間無空格和其它字符。同使用公式一樣，使用函數也以“=”符號開始。函數的輸入鍵盤輸入使用函數向導4.7數據管理4.7.1數據記錄單4.7.2數據排序4.7.3篩選數據4.7.4數據分類匯總4.7.5數據透視表與透視圖4.7.6數據合并4.7.1數據記錄單數據清單的準則記錄單使用4.7.2數據排序簡單排序復雜數據排序特殊表格排序簡單排序

簡單排序是指對一個字段進行升序或降序排序，一般采用常用工具欄上的按鈕來快速排序。復雜數據排序

當按一個字段進行排序時，如果出現相同值，這時就可以采用第二個字段進行排序，Excel2003最多支持三個字段級的復雜排序。此時必須通過“數據”|“排序”命令實現。特殊表格排序

在前面兩種數據排序操作中，工作表中數據表格是規則了，便在實際數據處理過程中，工作表中的表格會有不規則。4.7.3篩選數據自動篩選自定義自動篩選撤消自動篩選高級篩選自動篩選

自動篩選是按選定內容篩選，它適用于簡單條件。該命令在數據清單的各字段名的右下角顯示一個下拉箭頭，單擊該箭頭就出現一個一列中所有的不同值的下拉列表（如果有相同的值只顯示一個），以便選擇篩選的數據項。高級篩選“高級篩選”可以查找需要匹配計算條件或匹配較為復雜的“與”、“或”條件數據，突破了“自動篩選”對一列數據最多只能應用兩個條件的限制，可以對一列數據應用3個或更多的條件。可以將條件區域設置在同一工作表中，但必須與數據清單相距一個空白行或列。高級篩選-操作如圖學生成績表中篩選出數學大于75、語文大于80、英語小于80的學生的記錄。高級篩選操作-設置篩選條件高級篩選-設置篩選單擊數據清單的任意單元格，選擇“數據”|“篩選”|“高級篩選”命令，（4）在“條件區域”編輯框中，鍵入條件區域的引用（不包括條件標志）（5）不顯示重復記錄，則選中“選擇不重復的記錄”復選框；高級篩選-篩選結果4.7.4數據分類匯總

分類匯總是對數據清單中指定的字段進行分類，然后統計同一類記錄的有關信息。單個字段分類匯總多個字段分類匯總單個字段分類匯總學生成績表按班級統計每班各科的平均成績單個字段分類匯總操作對匯總字段“班級”，進行排序，把相同班級的記錄排在一起，如按班級升序；單擊數據清單任意單元格，選擇“數據”|“分類匯總”命令，彈出如圖所示對話框；在“分類字段”下拉列表框中，單擊需要用來分類匯總的數據列。選定的數據列應與步驟（1）中排序的列相同。本例選“班級”字段；“匯總方式”下拉列表框中選中用于計算分類匯總的函數，本例中選擇“平均值”；分類匯總結果多個字段分類匯總多個字段分類匯總是指按2個或2個以上字段進行排序，并根據排序的主次順序進行多個分類匯總，如在學生成績表中統計各個院系中每個班級各科成績的平均值。具體操作步驟如下：排序操作，選擇“數據”|“排序”命令，“主要關鍵字”處選“院系”，順序選“升序”，“次要關鍵字處”選“班級”，順序選“降序”，如圖所示；多個字段分類匯總操作-第一次匯總

按“院系”建立第一次分類匯總，選擇“數據”|“分類匯總”命令，分類處選“院系”，匯總方式選“平均值”，選定匯總項處選“數學、外語”，其余默認，結果如圖所示；多個字段分類匯總-第二次匯總

按“班級”建立第二次分類匯總，選擇“數據”|“分類匯總”命令，分類處選“班級”，匯總方式選“平均值”，選定匯總項處選“數學、英語”，去掉“替換當前分類匯總”，設置如圖所