會務設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司會務設備的管理，確保會務設備的正常使用，提高會議效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有會務設備的管理，包括但不限于投影儀、音響設備、麥克風、電腦、打印機、復印機等。（三）管理原則1.統一管理原則：會務設備由公司行政部門統一管理，負責設備的采購、調配、維護、保養等工作。2.合理使用原則：各部門應合理使用會務設備，不得擅自轉借、挪用或損壞設備。3.定期維護原則：行政部門應定期對會務設備進行維護和保養，確保設備的正常運行。4.安全第一原則：使用會務設備時應注意安全，遵守操作規程，防止發生安全事故。二、設備采購（一）需求申請1.各部門根據會議需求，填寫《會務設備需求申請表》，詳細說明所需設備的名稱、規格、數量、使用時間等信息。2.《會務設備需求申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到《會務設備需求申請表》后，進行審核。對于金額較大或涉及重要會議的采購申請，需提交公司領導審批。2.審批通過后，行政部門負責按照公司采購流程進行設備采購。（三）采購標準1.采購會務設備時，應優先選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品。2.對于常用的會務設備，應建立供應商庫，定期評估供應商的產品質量、服務水平等，選擇優質供應商進行合作。三、設備調配（一）設備分配1.行政部門根據各部門的會議需求，將會務設備分配至相應部門使用。2.設備分配時，應填寫《會務設備分配登記表》，詳細記錄設備名稱、規格、數量、分配部門、分配時間等信息。（二）設備借用1.因工作需要，部門之間如需借用會務設備，應填寫《會務設備借用申請表》，經借出部門和借入部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核通過后，辦理設備借用手續，并在《會務設備分配登記表》中注明設備借用情況。3.借用部門應在規定時間內歸還設備，如需延期使用，應提前辦理續借手續。（三）設備歸還1.設備使用完畢后，使用部門應及時將設備歸還至行政部門。2.行政部門在接收歸還設備時，應進行檢查，如發現設備有損壞或丟失，應及時查明原因，并按照相關規定進行處理。四、設備使用（一）使用培訓1.行政部門應對使用會務設備的人員進行培訓，使其熟悉設備的操作方法和注意事項。2.培訓內容包括設備的基本原理、操作流程、日常維護、常見故障排除等。（二）操作規范1.使用人員應嚴格按照設備的操作規程進行操作，不得擅自更改設備的設置和參數。2.在使用投影儀時，應注意調整投影角度和焦距，確保投影畫面清晰、穩定；在使用音響設備時，應注意調整音量和音質，避免出現噪音和失真等問題。3.使用電腦時，應安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒感染和網絡攻擊；在使用打印機和復印機時，應注意紙張的放置和設備的清潔，避免出現卡紙等故障。（三）使用記錄1.使用人員應在每次使用會務設備后，填寫《會務設備使用登記表》，詳細記錄設備使用時間、使用內容、使用人員等信息。2.《會務設備使用登記表》應定期提交至行政部門，以便進行設備使用情況的統計和分析。五、設備維護（一）日常維護1.使用人員在使用會務設備過程中，如發現設備出現故障或異常情況，應及時停止使用，并通知行政部門。2.行政部門接到通知后，應安排專業人員對設備進行檢查和維修，確保設備盡快恢復正常使用。3.行政部門應定期對會務設備進行清潔和保養，如擦拭設備表面、清潔鏡頭、更換耗材等，以延長設備的使用壽命。（二）定期維護1.行政部門應制定會務設備定期維護計劃，按照計劃對設備進行全面維護和保養。2.定期維護內容包括設備的硬件檢查、軟件升級、系統優化等，確保設備的性能和穩定性。3.每次定期維護后，應填寫《會務設備維護記錄表》，詳細記錄維護時間、維護內容、維護人員等信息。（三）維修管理1.對于需要維修的會務設備，行政部門應及時聯系專業維修人員進行維修。2.在維修過程中，應要求維修人員填寫《會務設備維修工單》，詳細記錄故障原因、維修方法、維修時間、維修費用等信息。3.維修完成后，行政部門應對維修效果進行檢查，如發現維修質量不符合要求，應及時要求維修人員重新維修。六、設備保管（一）保管地點1.會務設備應存放在專門的設備保管室或倉庫內，確保設備存放環境安全、整潔、干燥。2.設備保管室或倉庫應配備必要的消防器材和防盜設施，防止設備發生火災和被盜等事故。（二）保管要求1.設備應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.對于長期不使用的設備，應定期進行通電檢查，防止設備受潮損壞。3.設備保管人員應定期對設備進行盤點，確保設備數量準確、完好無損。七、設備報廢（一）報廢條件1.會務設備符合下列條件之一的，可以申請報廢：已超過使用年限，且設備性能嚴重下降，無法正常使用的；因技術進步或其他原因，設備已被淘汰，不再適用的；設備損壞嚴重，經維修后仍無法正常使用的；設備存在安全隱患，無法修復或修復成本過高的。2.申請報廢的設備，應經專業技術人員鑒定，并填寫《會務設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息。（二）報廢審批1.《會務設備報廢申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核通過后，提交公司領導審批。3.經公司領導批準報廢的設備，由行政部門負責按照公司資產處置規定進行處理。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對會務設備的管理情況進行監督檢查，包括設備的使用、維護、保管等方面。2.監督檢查可以采取現場檢查、查閱記錄、問卷調查等方式進行，對于發現的問題應及時督促相關部門進行整改。（二）考核評價1.公司將會務設備管理情況納入部門績效考核體系，對設備管理工作成績突出的部門和個人進行