供應備案管理制度一、總則1.目的為加強公司物資供應管理，規范供應商備案流程，確保物資供應的質量、及時性和穩定性，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物資供應商的備案管理，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資的供應商。3.基本原則公平公正原則：對所有供應商一視同仁，按照統一的標準和流程進行備案管理，確保備案過程公平、公正、公開。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司質量要求。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同發展。動態管理原則：對供應商進行動態評估和管理，根據供應商的表現及時調整合作策略。二、供應商備案流程1.供應商申請有意向成為公司供應商的企業或個人，需填寫《供應商備案申請表》，詳細提供公司基本信息、經營范圍、聯系方式、產品或服務介紹、質量保證體系等相關資料。申請表應加蓋供應商公章，并由法定代表人或授權代表簽字確認。2.初步審核采購部門收到供應商申請后，對申請表及相關資料進行初步審核。審核內容包括供應商的資質、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平等方面。對于不符合基本要求的供應商申請，采購部門應及時通知供應商，并說明原因。3.實地考察經初步審核合格的供應商，采購部門將組織相關人員進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、環保措施、人員配備等方面。實地考察人員應填寫《供應商實地考察報告》，詳細記錄考察情況，并對供應商的綜合實力進行評估。4.樣品檢驗實地考察合格的供應商，需提供所供物資的樣品。采購部門將樣品送質量檢驗部門進行檢驗，檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量標準等方面。質量檢驗部門應出具《樣品檢驗報告》，對樣品質量是否符合公司要求進行判定。5.合同談判樣品檢驗合格的供應商，采購部門將與其進行合同談判。合同談判內容包括物資價格、交貨期、付款方式、質量保證、售后服務等方面。采購部門應與供應商達成一致意見，并簽訂《采購合同》。合同應明確雙方的權利和義務，確保雙方權益得到保障。6.備案審批采購部門將供應商申請資料、實地考察報告、樣品檢驗報告、采購合同等相關文件提交公司領導進行備案審批。公司領導根據審批結果決定是否批準供應商備案。批準備案的供應商將納入公司供應商名錄，并發放《供應商備案通知書》。三、供應商管理1.供應商檔案建立采購部門負責為每個備案供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書、產品質量檢驗報告、實地考察報告、采購合同等相關資料。供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。采購部門應根據評估結果對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商激勵與約束對于優秀供應商，公司將給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優先付款、提供培訓機會等。對于不合格供應商，公司將采取相應的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消備案等。采購部門應定期向供應商反饋評估結果，并與供應商溝通改進措施，促進供應商不斷提高自身管理水平和服務質量。4.供應商變更管理供應商如需變更公司基本信息、經營范圍、產品或服務等相關內容，應提前向采購部門提交書面申請，并提供相關證明材料。采購部門收到申請后，對變更內容進行審核。審核通過后，采購部門將更新供應商檔案，并重新簽訂采購合同或補充協議。如供應商變更可能影響公司物資供應質量、交貨期或價格等方面，采購部門應重新對供應商進行評估和考察，確保變更后的供應商符合公司要求。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與供應商達成一致意見后，應及時簽訂《采購合同》。合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、付款方式、質量保證、售后服務等條款。合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交公司法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給相關部門，如質量檢驗部門、倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門及時了解合同內容，做好相關工作。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。質量檢驗部門負責對采購物資進行檢驗，確保物資質量符合合同要求。如發現物資質量問題，質量檢驗部門應及時通知采購部門，并協助采購部門與供應商協商解決。倉庫管理部門負責對采購物資進行驗收、入庫、保管和發放等工作，確保物資數量準確、質量完好、存儲安全。財務部門負責按照合同約定支付貨款，審核供應商發票的真實性、合法性和準確性，確保付款手續完備。3.合同變更與解除在合同執行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂《合同變更協議》。合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款。如因供應商原因導致合同無法繼續履行，采購部門有權解除合同，并要求供應商承擔相應的違約責任。采購部門應及時向公司領導匯報合同解除情況，并采取相應措施，確保公司物資供應不受影響。4.合同檔案管理采購部門負責建立采購合同檔案，檔案內容包括合同文本、合同變更協議、補充協議、驗收報告、發票、付款憑證等相關資料。采購合同檔案應妥善保管，定期進行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和安全性。五、物資驗收管理1.驗收標準質量檢驗部門應根據采購合同要求和相關質量標準，制定物資驗收標準。驗收標準應明確物資的外觀、尺寸、性能、質量等方面的要求。驗收標準應在采購合同簽訂前告知供應商，確保供應商了解公司的驗收要求。2.驗收流程物資到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門應安排檢驗人員按照驗收標準對物資進行檢驗。檢驗人員應填寫《物資驗收報告》，詳細記錄物資的檢驗情況，包括物資名稱、規格型號、數量、質量狀況等內容。如物資檢驗合格，質量檢驗部門應在《物資驗收報告》上簽字確認，并通知倉庫管理部門辦理入庫手續。如物資檢驗不合格，質量檢驗部門應及時通知采購部門，并協助采購部門與供應商協商解決。3.驗收記錄與檔案管理質量檢驗部門應建立物資驗收記錄檔案，檔案內容包括物資驗收報告、檢驗記錄、不合格品處理記錄等相關資料。物資驗收記錄檔案應妥善保管，定期進行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和安全性。六、不合格品管理1.不合格品判定質量檢驗部門在物資驗收過程中，如發現物資不符合驗收標準，應判定為不合格品。不合格品應包括外觀缺陷、尺寸偏差、性能不符合要求、質量標準不符等情況。質量檢驗部門應及時填寫《不合格品通知單》，通知采購部門和倉庫管理部門。2.不合格品處理采購部門收到《不合格品通知單》后，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取相應的處理措施，如換貨、退貨、補貨等。如供應商不同意處理意見，采購部門應根據合同約定，要求供應商承擔相應的違約責任。倉庫管理部門應將不合格品單獨存放，并做好標識，防止不合格品混入合格品中。3.不合格品評審對于重大不合格品或批量不合格品，公司應組織相關部門進行評審。評審內容包括不合格品的原因分析、處理措施的可行性、對公司生產經營活動的影響等方面。評審結果應形成《不合格品評審報告》，明確不合格品的處理意見和改進措施。