僑聯檔案管理制度總則目的為加強僑聯檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在僑聯工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于僑聯機關及所屬各部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理?；驹瓌t僑聯檔案管理遵循統一領導、分級管理、集中保管、方便利用的原則。檔案管理機構與職責檔案管理部門僑聯設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責僑聯檔案的集中管理工作。檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全與完整。3.按照規定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤工作。4.積極開展檔案編研工作，開發檔案信息資源，為僑聯工作提供參考依據。5.協助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，進行業務指導。檔案的收集與整理收集范圍1.僑聯機關及所屬各部門形成的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結等。2.僑聯組織開展活動的相關資料，包括活動方案、照片、視頻、宣傳資料等。3.僑聯與海外僑胞、社團交流合作的文件、信函、協議等。4.僑聯工作人員的人事檔案材料，如履歷表、考核材料、獎懲記錄等。5.其他具有保存價值的文件、資料。收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保材料齊全、完整。2.對重要活動、重大事件形成的文件材料，應及時收集并移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應字跡清晰、格式規范、簽署完備。整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片。3.將文件材料按照分類順序進行裝訂，保持整齊、牢固。4.編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便查找利用。檔案的分類與編號分類標準僑聯檔案分為黨群工作類、行政管理類、僑務工作類、人事管理類、財務工作類等類別。編號規則1.采用年度類別順序號的編號方法。2.年度用四位數字表示，如“2023”。3.類別用大寫字母表示，如“A”代表黨群工作類。4.順序號用三位數字表示，如“001”。5.例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號為“2023A001”。檔案的保管與保護保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。保管措施1.檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清點核對，確保賬物相符。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復或復制。4.做好庫房的溫濕度記錄，采取相應的調控措施，保持適宜的溫濕度環境。安全管理1.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案安全。2.嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，因工作需要進入的，須經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。檔案的查閱與借閱查閱規定1.僑聯內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。借閱規定1.僑聯外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，須經僑聯分管領導批準，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、泄露檔案內容。4.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員等組成，對擬銷毀的檔案進行審核。3.根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，確定保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組審核、僑聯分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時間、地點、方式、監銷人員等信息，監銷人員應在登記表上簽字確認。檔案的統計與移交統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.統計數據應準確、及時、完整，統計報表應按時報送僑聯領導和上級檔案管理部門。移交規定1.僑聯撤銷、合并或職能調整時，應按照國家有關規定，將檔案移交相關部門或檔案館。2.移交檔案時，應編制檔案移交清冊，辦理交接手續，雙方簽字確認。檔案信息化管理信息化建設目標逐步實現僑聯檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務水平，方便檔案的查閱、利用和共享。信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統，對檔案的基本信息、目錄、全文等進行數字化錄入和存儲。2.利用信息技術對檔案進行分類、檢索、統計等管理操作，實現檔案管理的自動化。