保密用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密用品的管理，確保公司商業秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露給公司造成損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生以及因工作需要接觸公司保密信息的外部人員（如供應商、合作伙伴等）。（三）基本原則1.預防為主原則：采取有效的措施預防保密信息的泄露，加強員工保密意識教育，規范保密用品的使用和管理流程。2.分級管理原則：根據信息的敏感程度和重要性，對保密信息進行分級，采取相應級別的保密措施。3.誰使用誰負責原則：使用保密用品的員工對所接觸的保密信息負有保密責任，確保保密用品的安全使用和妥善保管。二、保密用品的范圍（一）紙質載體1.公司內部文件、報告、合同、協議、備忘錄等涉及商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感內容的紙質文檔。2.印有公司保密標識或標明“機密”“秘密”等字樣的紙質資料。（二）電子載體1.存儲在計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等存儲設備上的公司文件、數據、數據庫等涉及保密信息的電子資料。2.公司內部網絡系統、電子郵件系統中傳輸和存儲的涉及保密信息的電子文件。（三）辦公設備1.專門用于處理保密信息的計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公設備。2.具有加密功能的通信設備，如加密手機、加密對講機等。（四）其他物品1.用于存放保密文件的保險柜、文件柜等。2.帶有公司保密標識的筆記本、便簽紙、文件夾等辦公用品。三、保密用品的采購與發放（一）采購1.保密用品的采購由公司指定的部門或專人負責，采購人員應選擇具有良好信譽和資質的供應商。2.采購的保密用品應符合國家相關標準和公司的保密要求，確保其質量可靠、功能滿足保密需求。3.在采購保密用品時，應與供應商簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。（二）發放1.保密用品的發放應根據員工的工作需要和崗位保密級別進行。對于涉及核心保密信息的崗位，應發放更高等級的保密用品。2.員工領取保密用品時，需填寫《保密用品領取登記表》，注明領取日期、用品名稱、規格型號、數量等信息，并簽字確認。3.發放的保密用品應進行編號管理，以便于跟蹤和追溯。同時，應建立保密用品發放臺賬，記錄發放情況。四、保密用品的使用（一）計算機使用1.涉及保密信息的計算機應專人專用，設置開機密碼和屏幕保護密碼，并定期更換。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，及時更新病毒庫和系統補丁，防止計算機感染病毒和遭受網絡攻擊。3.嚴禁在連接互聯網的計算機上處理和存儲公司保密信息。如需處理保密信息，應使用公司內部專用網絡或采取安全的網絡隔離措施。4.計算機中的保密文件應進行加密存儲，并定期備份。備份數據應存儲在安全的地方，如異地存儲設備或公司服務器。5.員工離職時，應及時刪除計算機中存儲的公司保密信息，并將計算機交回公司進行檢查和清理。（二）移動存儲設備使用1.嚴禁使用未經公司批準的移動存儲設備存儲和傳輸公司保密信息。如需使用，應向公司相關部門申請，并進行登記備案。2.移動存儲設備應設置密碼保護，并定期進行殺毒和數據備份。3.移動存儲設備使用完畢后，應及時從計算機中拔出，并妥善保管。嚴禁將移動存儲設備轉借他人使用。（三）辦公設備使用1.專門用于處理保密信息的辦公設備應放置在安全的場所，未經授權人員不得擅自使用。2.在使用打印機、復印機、傳真機等辦公設備時，應確保周圍環境安全，防止他人窺視。對于涉及保密信息的文件，應采取加密打印、復印、傳真等措施。3.定期對辦公設備進行維護和檢查，確保其正常運行和數據安全。如發現設備故障或異常情況，應及時報告并采取相應措施。（四）紙質文件使用1.涉及保密信息的紙質文件應在專門的文件柜或保險柜中存放，確保文件的安全。2.查閱和使用紙質保密文件時，應在指定的場所進行，并做好登記記錄。嚴禁將保密文件帶出辦公區域。如需帶出，應經公司相關領導批準，并采取必要的保密措施。3.復印、打印紙質保密文件時，應嚴格控制份數，并進行登記。復印件和打印件應按照原件的保密級別進行管理。4.不再使用的紙質保密文件應及時進行銷毀，嚴禁隨意丟棄。（五）通信設備使用1.員工在使用具有加密功能的通信設備時，應按照公司規定的操作流程進行設置和使用，確保通信內容的安全。2.嚴禁在普通通信設備上談論和傳輸公司保密信息。五、保密用品的保管（一）保管場所1.保密用品應存放在安全、保密的場所，如專門的文件庫、保險柜等。存放場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.對于電子存儲設備，應存放在干燥、通風的地方，并遠離磁場源和熱源。（二）保管責任1.員工對所領取的保密用品負有保管責任，應妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。2.如發現保密用品丟失、損壞或被盜，應立即報告公司相關部門，并采取必要的措施，如掛失、追回等，以減少損失。同時，應配合公司進行調查，提供相關線索和信息。（三）定期檢查1.公司應定期對保密用品的保管情況進行檢查，確保其安全可靠。檢查內容包括保密用品的存放位置、使用狀態、保管記錄等。2.對于檢查中發現的問題，應及時進行整改，并記錄整改情況。六、保密用品的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保密期限或不再需要使用的保密用品，如紙質文件、電子存儲設備等。2.因損壞、丟失等原因無法繼續使用的保密用品。（二）銷毀方式1.對于紙質保密文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件內容無法恢復。2.對于電子存儲設備，應采用格式化、消磁等方式進行銷毀，確保存儲的數據無法恢復。3.對于其他保密用品，如帶有公司標識的辦公用品等，應根據其性質和特點，采用合適的方式進行銷毀。（三）銷毀流程1.由使用部門或保管人員填寫《保密用品銷毀申請表》，注明銷毀用品的名稱、數量、銷毀原因等信息，并提交公司相關部門審核。2.審核通過后，由公司指定的專人負責組織銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.銷毀工作完成后，銷毀人員應在《保密用品銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表存檔備案。七、保密培訓與教育（一）培訓內容1.公司保密制度和保密用品管理制度的講解，使員工了解保密工作的重要性和相關規定。2.保密意識教育，提高員工對保密信息的敏感度和保護意識。3.保密技能培訓，如計算機安全操作、文件加密方法、通信設備使用等，使員工掌握保密用品的正確使用方法和技巧。（二）培訓方式1.定期組織保密培訓課程，邀請專業人員或公司內部專家進行授課。2.發放保密宣傳資料，如手冊、指南等，供員工自學。3.利用內部網絡、電子郵件等渠道發布保密知識和案例，進行在線培訓和教育。（三）培訓對象1.新入職員工必須參加公司組織的保密培訓，經考試合格后方可上崗。2.對于涉及保密信息的崗位員工，應定期進行保密培訓和教育，確保其保密意識和技能不斷提高。八、保密監督與檢查（一）監督機構公司設立保密工作領導小組，負責對公司保密工作進行全面監督和指導。保密工作領導小組下設辦公室，負責日常保密工作的組織和協調。（二）檢查內容1.保密制度的執行情況，包括保密用品的采購、發放、使用、保管、銷毀等環節。2.員工的保密意識和行為，如是否遵守保密規定、是否存在泄露保密信息的行為等。3.保密設施和設備的運行情況，如計算機安全防護、文件存儲設備的安全性等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密工作領導小組定期對公司保密工作進行檢查，檢查周期為[具體時間周期]。2.不定期抽查：保密工作領導小組辦公室不定期對各部門的保密工作進行抽查，及時發現和解決問題。3.專項檢查：針對特定的保密事項或重要活動，組織開展專項保密檢查，確保保密工作落實到位。（四）檢查結果處理1.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改。2.整改完成后，責任部門或個人應提交整改報告，由保密工作領導小組辦公室進行復查。3.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，包括警告、罰款、解除勞動合同等。情節嚴重的，將依法追究法律責任。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于在保密工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。2.對及時發現和制止保密信息泄露行為，為公司挽回重大損失的員工，公司將給予特別獎勵。（二）處罰1.對于違反保密制度，泄露公司保密信息的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等。2.因員工泄露保密信息給公司造成經濟損失的，公司將