保管合同管理制度一、總則1.目的為了規范公司保管合同的管理，保障公司資產安全，明確保管責任，維護公司合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司與其他單位或個人簽訂的涉及公司資產保管的各類合同，包括但不限于倉庫保管合同、貴重物品保管合同、文件資料保管合同等。3.基本原則（1）合法性原則：保管合同的簽訂、履行應符合國家法律法規的規定。（2）明確性原則：合同條款應清晰、明確，避免模糊不清或產生歧義。（3）責任性原則：明確保管方與公司的責任和義務，確保資產安全。（4）風險防控原則：對保管合同履行過程中的風險進行有效識別、評估和防控。二、合同簽訂管理1.合同起草（1）根據實際需要，由相關業務部門負責起草保管合同初稿。初稿應包含合同雙方基本信息、保管資產詳細清單、保管期限、保管費用、雙方權利義務、違約責任等主要條款。（2）涉及重要資產或金額較大的保管合同，必要時可聘請公司法律顧問參與起草或提供法律意見。2.合同審核（1）保管合同初稿完成后，先由業務部門負責人進行審核，重點審核合同條款是否符合業務需求和實際情況，權利義務是否對等。（2）將業務部門審核后的合同提交給法務部門審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規性，對合同條款進行法律風險評估，并提出修改意見。（3）審核通過后的合同提交給財務部門審核，財務部門重點審核合同中的費用條款、支付方式、結算周期等內容，確保財務核算和資金支付的準確性。（4）最后，由公司分管領導進行審批。分管領導根據各部門審核意見，綜合考慮公司整體利益和風險狀況，做出最終審批決定。對于重大保管合同，需經總經理辦公會或董事會審議通過。3.合同簽訂（1）經審批通過的保管合同，由公司法定代表人或其授權代表與保管方簽訂。簽訂時，應確保合同文本內容與審批后的版本一致，雙方簽字蓋章齊全，合同生效。（2）合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件交至公司檔案室進行歸檔，并留存復印件供相關部門使用。同時，將合同信息錄入公司合同管理系統，以便進行跟蹤和查詢。三、保管資產管理1.資產交付（1）公司應在保管合同簽訂后，按照合同約定的時間、地點和方式，將保管資產交付給保管方。交付時，雙方應進行資產清點，并填寫資產交接清單。資產交接清單應詳細記錄資產名稱、規格型號、數量、質量狀況等信息，雙方簽字確認。（2）對于貴重物品或有特殊保管要求的資產，公司應向保管方提供詳細的資產說明和保管要求，并要求保管方采取相應的保管措施。2.資產保管期間管理（1）保管方應按照合同約定的保管條件和方式，妥善保管公司資產。定期對保管資產進行檢查、盤點，確保資產安全、完整。如發現資產有損壞、丟失等情況，應及時通知公司，并采取相應的補救措施。（2）公司有權對保管資產的保管情況進行監督檢查，保管方應予以配合。公司可定期或不定期派人到保管場所查看資產狀況，查閱相關保管記錄。（3）在保管期間，因保管方保管不善造成公司資產損失的，保管方應承擔相應的賠償責任。賠償范圍包括資產本身的價值損失、因資產損失給公司造成的其他直接損失等。具體賠償金額按照合同約定執行。3.資產返還（1）保管合同期滿或提前終止時，保管方應按照合同約定的時間和方式，將保管資產完好無損地返還給公司。返還時，雙方應再次進行資產清點，并填寫資產返還清單。（2）如保管資產存在損壞或短缺情況，保管方應按照合同約定進行賠償。賠償金額未確定前，可暫由保管方留存一定金額的保證金作為擔保。待賠償事宜處理完畢后，多退少補。四、保管費用管理1.費用標準保管合同應明確約定保管費用的標準和支付方式。保管費用的確定應綜合考慮保管資產價值、保管期限、保管難度、市場行情等因素。2.費用支付（1）公司應按照合同約定的時間和方式向保管方支付保管費用。支付前，業務部門應填寫費用支付申請單，附上保管合同復印件、資產交付清單、資產返還清單等相關資料，經業務部門負責人、財務部門審核后，報公司分管領導審批。（2）財務部門根據審批后的費用支付申請單，及時安排資金支付，并做好賬務處理。支付憑證應妥善保存，作為財務核算的依據。3.費用調整如因市場行情變化、保管資產情況變動等原因需要調整保管費用的，應由業務部門與保管方協商一致，并簽訂補充協議。補充協議的簽訂流程與原保管合同相同。五、違約責任與爭議解決1.違約責任（1）雙方應嚴格履行保管合同約定的各項義務。如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。違約責任的承擔方式包括繼續履行、采取補救措施、賠償損失等。（2）保管方未按照合同約定妥善保管資產，導致資產損壞、丟失的，應按照合同約定承擔賠償責任。如因保管方原因給公司造成其他間接損失的，也應一并予以賠償。（3）公司未按照合同約定支付保管費用的，應按照合同約定承擔逾期付款違約責任，如支付違約金等。2.爭議解決（1）在保管合同履行過程中，如雙方發生爭議，應首先通過友好協商解決。雙方應本著平等、互利、互諒的原則，積極溝通，尋求解決方案。（2）如協商不成，可根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決爭議。選擇仲裁的，應按照相關仲裁機構的規則進行仲裁；選擇訴訟的，應向有管轄權的人民法院提起訴訟。六、合同變更與終止1.合同變更（1）在保管合同履行期間，如因客觀情況發生變化，需要變更合同條款的，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、生效時間等事項。（2）合同變更涉及到原合同審批流程的，應按照原審批程序重新進行審核和審批。2.合同終止（1）保管合同期滿，雙方未續簽合同的，合同自動終止。（2）在合同履行期間，如出現下列情形之一的，合同可以提前終止：雙方協商一致同意提前終止合同的；因不可抗力等不可預見、不可避免的原因導致合同無法繼續履行的；一方嚴重違反合同約定，另一方根據合同約定或法律規定解除合同的。（3）合同終止后，雙方應按照合同約定及本制度規定辦理資產返還、費用結算、資料歸檔等相關事宜。七、檔案管理1.合同檔案收集業務部門應在合同簽訂生效后，及時將合同原件及相關附件收集整理，并移交公司檔案室。合同檔案應包括合同文本、審批表、資產交接清單、資產返還清單、費用支付憑證等資料。2.檔案整理與歸檔檔案室對接收的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號、裝訂，確保檔案資料完整、規范。整理后的檔案應存放在專用檔案柜中，并建立電子檔案索引，便于查詢和管理。3.檔案查閱與借閱（1）公司內部人員因工作需要查閱保管合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。查閱時，應在檔案室工作人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。（2）因特殊原因需要借閱合同檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人、公司分管領導審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還。4.檔案保管期限保管合同檔案的保管期限應根據國家法律法規和公司實際情況確定。一般情況下，保管期限不得少于[X]年。保管期限屆滿后，經公司領導批準，方可按照規定進行銷毀。八、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對保管合同的簽訂、履行、費用支付等情況進行審計監督，檢查合同執行的合規性、有效性，發現問題及時督促相關部門整改。2.日常業務檢查業務部門在日常工作中應加強對保管合同履行情況的檢查，及時掌握保管資產動態，發現異常情況應及時向公司報告，并采取相