保管使用管理制度總則1.目的為了加強公司各類物品的保管與使用管理，確保物品的安全、完整，提高物品的使用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工對各類辦公設備、辦公用品、固定資產等物品的保管與使用。3.基本原則按需配備原則：根據工作實際需要，合理配置物品，避免浪費。歸口管理原則：各類物品分別歸口相關部門進行管理，明確管理職責。規范使用原則：員工應按照規定的程序和方法使用物品，確保物品的正常使用和使用壽命。定期盤點原則：定期對物品進行盤點，確保賬實相符。物品分類及管理職責1.辦公設備定義：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等用于辦公的電子設備。管理職責：由行政部門負責統一采購、調配、維護和管理。行政部門應建立辦公設備臺賬，詳細記錄設備的型號、配置、購買時間、使用部門等信息。定期對設備進行檢查、維護和保養，確保設備的正常運行。2.辦公用品定義：包括筆、紙、文件夾、筆記本、訂書機等日常辦公所需的用品。管理職責：行政部門負責辦公用品的采購、庫存管理和發放。各部門根據實際需要填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人審批后到行政部門領取。行政部門應定期統計辦公用品的領用情況，合理控制庫存。3.固定資產定義：指單位價值在規定標準以上，使用年限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。包括房屋、建筑物、機器設備、運輸工具等。管理職責：由財務部門負責固定資產的賬務核算，行政部門負責固定資產的實物管理。行政部門應建立固定資產卡片，記錄固定資產的名稱、型號、規格、購置時間、使用部門、存放地點等信息。定期對固定資產進行清查盤點，確保賬實相符。對于固定資產的購置、處置、報廢等事項，應按照公司相關規定辦理審批手續。4.低值易耗品定義：指單位價值較低、使用年限較短，不能作為固定資產核算的各種用具物品。如工具、器具、玻璃器皿等。管理職責：行政部門負責低值易耗品的采購、庫存管理和發放。各部門根據實際需要填寫低值易耗品領用申請表，經部門負責人審批后到行政部門領取。行政部門應定期統計低值易耗品的領用情況，合理控制庫存。物品采購與入庫1.采購計劃各部門根據工作需要，提前制定物品采購計劃，明確采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息，并提交給行政部門。行政部門匯總各部門的采購計劃，結合庫存情況進行審核，制定公司年度、季度和月度物品采購計劃。2.采購實施行政部門根據采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應遵循公平、公正、公開的原則，確保采購物品的質量和價格合理。對于金額較大的采購項目，應按照公司相關規定進行招標或詢價采購。3.物品入庫采購的物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門進行驗收。行政部門組織相關人員對采購物品的數量、規格、質量等進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，填寫入庫單，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。對于驗收不合格的物品，采購人員應及時與供應商協商解決，辦理退換貨手續。物品保管1.倉庫管理行政部門應設立專門的倉庫，用于存放各類物品。倉庫應保持整潔、通風、干燥，確保物品的安全存放。倉庫管理人員應按照物品的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物品保管臺賬，詳細記錄物品的出入庫情況。定期對倉庫進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的物品，應及時查明原因，按照規定進行處理。2.安全保管措施對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全保管措施。加強倉庫的安全保衛工作，配備必要的消防器材和防盜設施，確保倉庫的安全。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴禁無關人員進入倉庫。物品使用1.領用規定員工因工作需要領用物品時，應填寫物品領用申請表，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人審批。行政部門根據審批后的領用申請表發放物品，并在領用申請表上簽字確認。對于貴重物品或限量領用的物品，應實行實名登記制度，詳細記錄領用人員、領用時間、歸還時間等信息。2.使用要求員工應按照規定的程序和方法使用物品，不得擅自更改物品的用途或損壞物品。對于辦公設備，應嚴格按照操作規程進行操作，定期進行維護和保養，確保設備的正常運行。對于辦公用品，應節約使用，避免浪費。3.借用管理員工因工作需要借用公司物品時，應填寫物品借用申請表，注明借用物品的名稱、規格、數量、借用時間、歸還時間等信息，并經部門負責人審批。行政部門根據審批后的借用申請表辦理借用手續，并在借用申請表上簽字確認。借用人員應在規定的時間內歸還借用物品，如有特殊情況需要延長借用時間，應提前辦理續借手續。借用人員應妥善保管借用物品，不得轉借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，應照價賠償。物品維修與報廢1.維修管理辦公設備出現故障時，使用部門應及時填寫設備維修申請表，提交給行政部門。行政部門接到維修申請后，應及時安排維修人員進行維修。對于無法在公司內部維修的設備，應聯系專業的維修機構進行維修。維修人員應及時維修設備，并填寫設備維修記錄，詳細記錄設備故障情況、維修時間、維修內容、更換部件等信息。維修費用由行政部門根據維修記錄進行核算，并按照公司相關規定進行報銷。2.報廢管理對于已損壞無法修復或已達到報廢期限的物品，使用部門應填寫物品報廢申請表，注明報廢物品的名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交給行政部門。行政部門組織相關人員對報廢物品進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。經審批同意報廢的物品，由行政部門統一進行處理。對于有殘值的報廢物品，應按照公司相關規定進行變賣，變賣收入上繳公司財務。盤點與清查1.定期盤點行政部門應定期對各類物品進行盤點，盤點周期為[X]個月/季度/年。盤點前，行政部門應制定盤點計劃，明確盤點人員、盤點時間、盤點范圍等信息。盤點時，盤點人員應認真核對物品的數量、規格、型號等信息，并與物品保管臺賬進行核對。對于賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異表。盤點結束后，行政部門應根據盤點結果編制盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異原因及處理建議等，并提交給公司領導審閱。2.不定期清查公司可根據工作需要，不定期對各類物品進行清查。清查工作由行政部門組織實施，相關部門和人員應積極配合。清查內容包括物品的數量、質量、保管情況、使用情況等。對于清查中發現的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導。獎懲規定1.獎勵對于在物品保管與使用管理工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括