信息留存管理制度總則目的為加強公司信息留存管理，確保公司各類信息的完整性、準確性、安全性和可追溯性，保障公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要接觸公司信息的外部人員。定義1.公司信息：指公司在運營過程中產生、收集、存儲、使用和傳遞的各類數據、文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協議、財務報表、業務數據、員工檔案、客戶信息等。2.信息留存：指對公司信息進行分類、整理、存儲，并按照規定的期限和方式進行保存，以便在需要時能夠及時查閱和使用。信息留存的原則合法性原則信息留存應符合國家法律法規和相關政策的要求，確保公司信息的收集、存儲、使用和披露合法合規。完整性原則信息留存應保證公司信息的全面性和完整性，不得遺漏重要信息，確保信息能夠真實反映公司的業務活動和運營狀況。準確性原則信息留存應確保公司信息的準確性和可靠性，避免虛假、錯誤或誤導性信息的留存，保證信息能夠為公司決策提供有效支持。安全性原則信息留存應采取必要的安全措施，保障公司信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丟失，確保信息安全。可追溯性原則信息留存應具備可追溯性，能夠清晰記錄信息的來源、流轉過程和使用情況，以便在需要時能夠快速追溯和查詢相關信息。信息留存的范圍與分類信息留存的范圍1.公司文件：包括公司章程、規章制度、會議紀要、工作報告、通知公告等。2.合同協議：各類業務合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、服務協議等。3.財務資料：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業務數據：市場調研數據、銷售數據、生產數據、庫存數據、客戶數據等。5.員工檔案：員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價記錄等。6.其他信息：公司證照、資質證書、知識產權文件、宣傳資料、活動記錄等。信息留存的分類1.按信息類型分類：分為文檔類、數據類、圖像類、音頻視頻類等。2.按業務領域分類：分為行政管理、財務管理、市場營銷、人力資源管理、生產運營等。3.按重要性分類：分為重要信息、一般信息和次要信息。信息留存的方式與存儲介質信息留存的方式1.紙質留存：對于一些重要的文件、合同協議等，可采用紙質形式進行留存，并進行編號、歸檔和保管。2.電子留存：利用電子文檔管理系統、數據庫等工具，對公司信息進行電子存儲和管理，實現信息的快速檢索和共享。3.云存儲：將部分重要信息存儲在云端服務器，以提高信息的安全性和可訪問性，但需確保云服務提供商具備可靠的安全保障措施。存儲介質1.紙質介質：選用質量較好的紙張，確保文件的耐久性和可讀性。2.電子介質：采用硬盤、光盤、磁帶等存儲設備，定期進行數據備份，防止數據丟失。3.云存儲介質：選擇具有良好信譽和安全保障的云服務提供商，確保云存儲環境的安全性和穩定性。信息留存的流程與職責信息留存的流程1.信息產生：各部門和員工在業務活動中產生的信息，應及時進行整理和分類，確保信息的準確性和完整性。2.信息審核：信息產生部門負責人對信息進行審核，確保信息符合公司規定和相關要求。3.信息存儲：審核通過的信息按照規定的方式和存儲介質進行留存，并進行編號、歸檔和標注存儲位置。4.信息檢索與使用：員工因工作需要查閱和使用留存信息時，應按照規定的流程進行申請和審批，經批準后方可查閱和使用。5.信息銷毀：對于超過留存期限或已不再需要的信息，應按照規定的程序進行銷毀，確保信息的安全性和保密性。信息留存的職責1.信息產生部門：負責本部門信息的產生、整理、審核和初步留存，確保信息的真實性、準確性和完整性。2.信息管理部門：負責制定和完善信息留存管理制度，指導和監督各部門的信息留存工作，建立信息存儲系統，負責信息的統一存儲、檢索和維護。3.信息使用部門：按照規定的流程申請和使用留存信息，確保信息的合理使用和安全保密。4.公司管理層：負責審批重要信息的留存、檢索和銷毀等事項，對信息留存管理工作進行監督和指導。信息留存的期限與銷毀信息留存的期限1.法律法規規定的期限：對于涉及法律法規要求留存的信息，按照相關法律法規規定的期限進行留存。2.公司業務需要的期限：對于與公司業務活動相關的信息，根據業務需要確定留存期限，一般不少于[X]年。3.合同協議約定的期限：對于合同協議中約定的信息留存期限，按照合同協議的約定進行留存。信息銷毀1.銷毀申請：信息使用部門或信息管理部門在信息超過留存期限或已不再需要時，應填寫《信息銷毀申請表》，注明信息的名稱、數量、存儲位置、銷毀原因等，并提交部門負責人審核。2.銷毀審批：部門負責人審核通過后，將《信息銷毀申請表》提交公司管理層審批，經批準后方可進行信息銷毀。3.銷毀實施：信息銷毀應采用安全可靠的方式進行，確保信息無法恢復。對于紙質信息，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子信息，可采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并進行數據擦除處理，確保數據徹底清除。4.銷毀記錄：信息銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由信息管理部門保存銷毀記錄，以備查閱。信息留存的安全管理安全防護措施1.物理安全：對信息存儲場所進行安全防護，設置門禁系統、監控設備等，防止未經授權的人員進入。2.網絡安全：采取防火墻、入侵檢測系統、加密技術等措施，保障信息在網絡傳輸過程中的安全性，防止網絡攻擊和數據泄露。3.數據安全：對重要信息進行加密存儲，定期進行數據備份，并將備份數據存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。訪問控制1.用戶認證：采用用戶名、密碼、數字證書等方式對用戶進行身份認證，確保只有授權人員能夠訪問公司信息。2.權限管理：根據員工的工作職責和權限，設置不同的信息訪問權限，嚴格控制信息的訪問范圍，防止信息泄露。3.審計與監控：建立信息訪問審計機制，對用戶的信息訪問行為進行記錄和監控，及時發現和處理異常訪問行為。安全培訓與教育1.定期培訓：定期組織員工參加信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和技能，了解信息留存管理的重要性和相關規定。2.應急演練：定期開展信息安全應急演練，提高公司應對信息安全事件的能力，確保在信息安全事件發生時能夠及時采取有效的措施進行處理。信息留存的監督與檢查監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對信息留存管理工作進行審計，檢查信息留存制度的執行情況、信息的完整性和準確性、信息存儲的安全性等，發現問題及時提出整改意見。2.定期檢查：信息管理部門定期對各部門的信息留存工作進行檢查，確保信息留存符合公司規定和相關要求，對發現的問題及時督促整改。違規處理1.警告：對于違反信息留存管理制度的員工，視情節輕重給予警告處分，并責令其限期整改。2.罰款：對于因違規行為給公司造成損失的員工，除給予警告處分外，還應根據損失情況給予相應的罰款。