信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息檔案的管理，確保公司信息檔案的完整性、準確性、安全性和保密性，充分發揮信息檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司信息檔案由人事部門集中統一管理，確保檔案的規范、有序。2.真實準確原則：信息檔案應如實反映員工的工作經歷、業績表現等情況，保證檔案內容的真實性和準確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保信息檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮公司各項工作的需要，為檔案的查閱、使用提供便利。二、信息檔案的分類與歸檔范圍（一）員工個人檔案1.履歷材料：包括員工的求職申請表、應聘登記表、學歷學位證書、工作經歷證明、勞動合同等。2.考核材料：年度考核表、績效評估報告、獎懲記錄等。3.培訓材料：參加各類培訓的結業證書、培訓記錄等。4.崗位變動材料：崗位調動通知、晉升審批表等。5.工資福利材料：工資調整記錄、福利發放明細等。6.黨團材料：入黨入團申請書、轉正申請書、思想匯報等。7.其他材料：如員工健康體檢報告、離職證明等。（二）公司文件檔案1.行政文件：公司發布的各類通知、決定、通報、報告等。2.業務文件：涉及公司業務開展的合同、協議、項目文檔、技術資料等。3.會議文件：公司各類會議的紀要、決議、議程等。4.規章制度：公司制定的各項規章制度、流程規范等。（三）財務檔案1.會計憑證：記賬憑證、原始憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告等。5.其他財務資料：財務預算、決算報告等。（四）客戶檔案1.客戶基本信息：客戶名稱、聯系人、聯系方式、經營范圍等。2.業務往來記錄：與客戶的交易合同、訂單、業務洽談記錄等。3.客戶反饋與評價：客戶對公司產品或服務的意見、建議、投訴處理記錄等。三、信息檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門信息檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.員工個人應主動配合公司做好個人檔案材料的收集和提交工作，按時將相關材料交至人事部門。3.對于公司文件檔案，承辦部門在文件辦理完畢后，應及時將文件原件及相關附件整理歸檔。（二）整理規范1.分類整理：按照信息檔案的分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.編號編目：為每份檔案材料編制唯一的編號，并進行詳細的編目，注明檔案名稱、日期、來源等信息。3.裝訂成冊：對紙張較多的檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子歸檔：同時建立電子檔案，將紙質檔案內容進行掃描錄入，形成電子文檔，便于查詢和管理。四、信息檔案的保管與存儲（一）保管責任1.人事部門負責公司信息檔案的保管工作，指定專人負責檔案的日常管理。2.檔案管理人員應具備良好的職業道德和專業知識，嚴格遵守檔案管理規定，確保檔案的安全。（二）保管環境1.設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全存儲。（三）存儲方式1.紙質檔案應分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。五、信息檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.員工個人：員工可查閱本人的檔案材料，了解自己的工作經歷、考核情況等信息。2.部門負責人：因工作需要，部門負責人可查閱本部門員工的檔案，但應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。3.公司領導：公司領導因工作需要可查閱相關員工的檔案，但需經人事部門負責人批準。4.其他人員：外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經公司分管領導批準，并辦理相關查閱手續。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人填寫《信息檔案查閱申請表》，注明查閱內容、目的、時間等信息。2.審批：申請表經相關負責人審批同意后，方可進行查閱。3.查閱登記：檔案管理人員對查閱情況進行詳細登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等。4.查閱地點：一般應在檔案庫房內進行查閱，如需帶出庫房，須經檔案管理人員同意，并嚴格履行借閱手續。（三）借閱規定1.借閱申請：因工作需要借閱檔案的，借閱人填寫《信息檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息。2.審批：申請表經相關負責人審批同意后，方可借閱。3.借閱登記：檔案管理人員對借閱情況進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。4.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續借手續。5.歸還要求：借閱人應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完好無損。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。六、信息檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監督查閱、借閱人遵守保密規定，不得私自復印、拍照、傳播檔案內容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，定期檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設施的運行情況，確保設施完好有效。2.對電子檔案的存儲設備進行定期維護和檢查，防止數據丟失或損壞。3.制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災、盜竊等突發事件，應及時采取措施，保護檔案安全，并向上級報告。七、信息檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據檔案的保存價值和歷史意義，定期對信息檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如過期的文件、無利用價值的個人材料等，進行鑒定銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由人事部門負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成。2.鑒定小組對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制《信息檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。（三）銷毀方式1.經批準銷毀的檔案，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程中，應安排專人監銷，并在銷毀清單上簽