公司電算化管理制度一、總則（一）目的為了加強公司電算化管理，規(guī)范電算化操作流程，提高工作效率，確保會計信息的準確性、及時性和安全性，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及電算化操作的部門和人員，包括但不限于財務部門、信息部門以及其他使用電算化系統(tǒng)進行業(yè)務處理的相關(guān)部門。（三）基本原則1.合法性原則：電算化管理應嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和財務會計準則。2.安全性原則：確保電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。3.準確性原則：保證電算化處理的數(shù)據(jù)準確無誤，如實反映公司財務狀況和經(jīng)營成果。4.及時性原則：及時進行電算化操作，保證財務信息和業(yè)務數(shù)據(jù)的及時傳遞和處理。5.規(guī)范性原則：統(tǒng)一電算化操作流程和標準，規(guī)范各類數(shù)據(jù)的錄入、存儲和使用。二、電算化崗位設(shè)置與職責（一）電算化主管1.負責電算化系統(tǒng)的整體規(guī)劃、管理和協(xié)調(diào)工作。2.制定和修訂電算化管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。3.負責電算化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置和用戶管理，確保系統(tǒng)安全。4.協(xié)調(diào)解決電算化系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，組織相關(guān)人員進行系統(tǒng)維護和升級。（二）系統(tǒng)操作員1.按照規(guī)定的操作流程，負責電算化系統(tǒng)的日常業(yè)務處理，包括賬務處理、報表編制、工資核算等。2.準確錄入各類數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。3.及時處理系統(tǒng)提示的各類錯誤信息，并做好記錄。4.定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的安全性。（三）數(shù)據(jù)審核員1.對系統(tǒng)操作員錄入的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的真實性、準確性和合法性。2.審核記賬憑證、報表等電算化資料，檢查數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系和勾稽關(guān)系是否正確。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時通知系統(tǒng)操作員進行修改，并跟蹤修改情況。（四）系統(tǒng)維護員1.負責電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的日常維護和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)正常運行。2.及時處理系統(tǒng)故障，對系統(tǒng)進行定期檢查和優(yōu)化，提高系統(tǒng)性能。3.負責電算化系統(tǒng)的安全防護工作，安裝殺毒軟件、防火墻等安全措施，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。4.協(xié)助電算化主管進行系統(tǒng)升級和更新工作，做好升級后的測試和驗收工作。（五）檔案管理員1.負責電算化會計檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。2.按照規(guī)定的期限和要求，對電算化會計檔案進行分類存放，確保檔案的完整性和可查性。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱手續(xù)，對歸還的檔案進行檢查和核對。4.定期對電算化會計檔案進行備份和清理，防止檔案損壞和丟失。三、電算化操作流程（一）系統(tǒng)初始化1.根據(jù)公司的實際情況，設(shè)置電算化系統(tǒng)的賬套信息，包括賬套名稱、會計期間、記賬本位幣等。2.進行會計科目設(shè)置，按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司的核算要求，設(shè)置總賬科目、明細科目及其編碼。3.錄入期初余額，確保期初數(shù)據(jù)的準確無誤，并進行試算平衡。4.設(shè)置憑證類型、結(jié)算方式、常用摘要等基礎(chǔ)信息。（二）日常業(yè)務處理1.憑證錄入系統(tǒng)操作員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，在電算化系統(tǒng)中錄入記賬憑證。憑證錄入時應確保摘要清晰、科目準確、金額正確，借貸方平衡。錄入完成后，對憑證進行保存，并打印出紙質(zhì)憑證，由制單人、審核人、記賬人等簽字確認。2.憑證審核數(shù)據(jù)審核員對系統(tǒng)操作員錄入的記賬憑證進行審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、準確性和完整性，檢查憑證的摘要、科目、金額、借貸方平衡等是否符合要求。審核通過的憑證予以簽章確認，審核不通過的憑證應返回系統(tǒng)操作員進行修改。3.憑證記賬經(jīng)審核無誤的記賬憑證，由系統(tǒng)操作員進行記賬操作。記賬過程中，系統(tǒng)自動對相關(guān)賬簿進行更新，生成總賬、明細賬、日記賬等。4.期末處理進行期末結(jié)賬，系統(tǒng)自動檢查本期所有憑證是否已記賬，如未記賬則不能結(jié)賬。結(jié)賬后，系統(tǒng)自動生成期末報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。對期末損益類科目進行結(jié)轉(zhuǎn)，將本期收入、成本、費用等科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目。（三）報表編制與輸出1.根據(jù)公司管理需求和財務報表編制要求，設(shè)置報表格式和公式。2.系統(tǒng)自動從相關(guān)賬簿中提取數(shù)據(jù)，生成各類報表。3.對生成的報表進行審核，檢查報表數(shù)據(jù)的準確性和勾稽關(guān)系是否正確。4.將審核無誤的報表打印輸出，并加蓋公司公章。四、電算化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)操作員應定期對電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份周期為每天一次。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存放于不同的地點。3.備份數(shù)據(jù)應進行標識，注明備份日期、備份內(nèi)容等信息。（二）數(shù)據(jù)恢復1.在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，需要進行數(shù)據(jù)恢復操作。2.數(shù)據(jù)恢復應在系統(tǒng)維護員的指導下進行，嚴格按照數(shù)據(jù)恢復流程操作。3.恢復的數(shù)據(jù)應與備份數(shù)據(jù)一致，并經(jīng)過數(shù)據(jù)審核員的審核確認。（三）數(shù)據(jù)存儲與保管1.電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應存儲在服務器或其他安全的存儲設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.檔案管理員應按照規(guī)定的期限和要求，對電算化會計檔案進行保管，保管期限應符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。3.電算化會計檔案應存放在專門的檔案室，保持檔案室的干燥、通風、防火、防潮等環(huán)境條件。五、電算化系統(tǒng)安全管理（一）用戶權(quán)限管理1.電算化主管負責根據(jù)崗位設(shè)置和職責分工，為不同的用戶設(shè)置相應的系統(tǒng)操作權(quán)限。2.用戶權(quán)限應嚴格按照最小化原則進行設(shè)置，確保用戶只能訪問和操作其工作職責范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)。3.定期對用戶權(quán)限進行檢查和調(diào)整，防止用戶越權(quán)操作。（二）系統(tǒng)安全防護1.安裝正版的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和殺毒軟件，并及時進行更新和升級。2.設(shè)置防火墻，限制外部非法訪問，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.定期對電算化系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作敏感數(shù)據(jù)。3.定期對數(shù)據(jù)進行加密備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方。（四）應急處理1.制定電算化系統(tǒng)應急預案，明確系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的應急處理流程和措施。2.定期對應急預案進行演練，確保相關(guān)人員熟悉應急處理流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時迅速采取有效的應對措施。3.在突發(fā)事件發(fā)生后，及時組織相關(guān)人員進行處理，盡快恢復系統(tǒng)正常運行，減少損失。六、電算化檔案管理（一）檔案范圍電算化檔案包括存儲在計算機硬盤、軟盤、光盤、磁帶等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和打印輸出的紙質(zhì)會計憑證、賬簿、報表等。（二）檔案整理1.檔案管理員按照會計檔案管理的要求，對電算化檔案進行分類整理。2.電算化會計檔案應按照年度、月份、類別等進行編號，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)會計檔案應進行裝訂成冊，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、冊數(shù)等信息。（三）檔案保管1.電算化會計檔案應存放在專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.檔案管理員應定期對電算化會計檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。3.電算化會計檔案的保管期限應按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電算化會計檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理員應在場