行政部資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部資料管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及各部門涉及的各類資料管理。（三）管理原則1.集中統一原則：行政部負責對公司各類資料進行集中管理，確保資料的有序存放和有效利用。2.分類管理原則：按照資料的性質、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格保護資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的資料要采取嚴格的保密措施。二、資料分類（一）行政文件1.公司紅頭文件，包括各類通知、決定、通報等。2.行政部內部工作文件，如工作計劃、總結、報告等。（二）人事資料1.員工檔案，包括個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。2.人事報表，如員工花名冊、考勤報表、薪資報表等。（三）財務資料1.財務報表，如資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.會計憑證、賬簿、發票等財務原始資料。（四）業務資料1.市場調研報告、銷售合同、客戶資料等業務拓展相關資料。2.產品研發資料，如產品設計圖紙、技術文檔、測試報告等。（五）其他資料1.公司證照，如營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等。2.會議紀要、活動記錄、宣傳資料等。三、資料收集（一）各部門職責1.各部門負責本部門相關資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.定期將整理好的資料提交給行政部，提交時間和要求按照行政部的通知執行。（二）收集要求1.資料應內容完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.對于電子資料，應確保格式規范、存儲安全，并按照要求命名和分類。3.收集過程中要注意資料的時效性，及時更新和補充新的資料。四、資料整理（一）行政部負責對收集到的資料進行統一整理。1.按照資料分類標準進行分類存放，建立清晰的資料目錄索引。2.對紙質資料進行編號、裝訂，確保整齊美觀。3.對電子資料進行分類存儲，建立相應的文件夾結構，并進行備份，防止數據丟失。（二）資料整理規范1.資料編號應具有唯一性，便于查詢和管理。2.資料裝訂應牢固、整齊，不得有缺頁、漏頁現象。3.電子資料的命名應簡潔明了，反映資料的主要內容和日期等關鍵信息。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經過整理的各類資料均應及時歸檔。2.重要的臨時性資料在使用完畢后也應歸檔保存。（二）歸檔流程1.資料整理人員將整理好的資料提交給行政部檔案管理人員。2.檔案管理人員按照歸檔要求進行審核，審核通過后進行歸檔，并在檔案目錄中記錄歸檔信息。（三）歸檔期限1.一般資料應在收集整理后的[X]個工作日內歸檔。2.重要資料或有特殊要求的資料應在規定的時間內及時歸檔。六、資料查閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料的，需填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到行政部查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人需經公司高層領導審批。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息。2.部門負責人審核申請表，簽署意見后提交行政部。3.行政部檔案管理人員根據審批意見提供資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。（三）查閱要求1.查閱人應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出行政部。2.查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損。3.查閱完畢后，應及時將資料歸還行政部檔案管理人員，并辦理歸還手續。七、資料借閱（一）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱資料的，需填寫《資料借閱申請表》，經所在部門負責人和行政部負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、用途、借閱時間等。2.部門負責人和行政部負責人依次審核申請表，簽署審批意見。3.行政部檔案管理人員根據審批結果辦理借閱手續，將資料借給借閱人，并要求借閱人簽字確認。（三）借閱要求1.借閱人應對所借資料妥善保管，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱期間應保證資料的安全，如發生資料丟失、損壞等情況，借閱人應承擔相應責任。3.借閱期滿后，借閱人應按時歸還資料，如需續借，應提前[X]個工作日辦理續借手續。八、資料保管（一）保管環境1.行政部應設立專門的資料保管室，確保保管環境安全、干燥、通風良好。2.資料保管室內應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管措施1.檔案管理人員應定期對資料進行檢查和清點，確保資料的完整性和準確性。2.對紙質資料應進行分類存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子資料應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，防止數據丟失。（三）資料銷毀1.對于已失去保存價值的資料，由行政部檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》。2.經行政部負責人審核，公司高層領導批準后，由行政部組織專人進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀資料的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等，記錄由行政部留存。九、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等各類機密資料。2.公司內部尚未公開的重要文件、會議紀要等。（二）保密措施1.對機密資料應進行單獨存放，并設置明顯的保密標識。2.接觸機密資料的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.行政部檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露機密資料。（三）違規處理1.如發現有違反資料保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反保密制度給公司造成損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。十、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統1.行政部應建立資料管理信息系統，實現資料的電子化存儲、查詢和管理。2.資料管理信息系統應具備權限管理、數據備份、數據統計等功能。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質資料和電子資料錄入資料管理信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對資料管理信息系統中的數據進行維護和更新，保證數據的時效性。（三）系統安全管理1.加強資料管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問。2.定期對系統進行安全檢查和漏洞修復，確保系統的穩定運行。十一、監督與檢查（一）行政部定期對各部門資料管理情況進行檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管等環節。（二）對檢查中發現的問題，行政部應及時向相關