公司房租費用管理制度總則目的為加強公司房租費用的管理，規范房租費用的核算、審批、支付等流程，確保房租費用支出的合理性、合法性和準確性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構因辦公、經營等需要租賃房屋所發生的房租費用管理。基本原則1.預算控制原則：房租費用納入公司年度預算管理，嚴格按照預算安排支出。2.合規性原則：房租費用的支出應符合國家法律法規及公司相關規定。3.審批流程規范原則：明確房租費用的審批權限和流程，確保審批環節嚴謹、有序。4.效益性原則：在滿足公司業務需求的前提下，合理控制房租成本，提高資金使用效益。房租費用預算管理預算編制1.每年第四季度，各部門根據下一年度業務發展規劃和辦公場地需求，提出房租預算申請，詳細說明租賃房屋的用途、面積、預計租金金額等信息。2.行政部門對各部門的房租預算申請進行匯總、審核，并結合公司整體資源狀況和成本控制目標，編制公司年度房租費用預算草案。3.年度房租費用預算草案經財務部門審核、公司管理層審批后，納入公司年度預算體系。預算執行1.各部門應嚴格按照批準的房租預算執行，不得超預算支出。如因業務發展需要確需增加房租預算，應按照預算調整程序進行申請和審批。2.財務部門負責對房租費用預算執行情況進行監控和分析，定期向管理層匯報預算執行進度和差異情況，及時發現并解決預算執行過程中存在的問題。預算調整1.在預算執行過程中，如遇特殊情況需要調整房租預算，由相關部門提出書面申請，詳細說明調整原因、調整金額及對公司業務的影響等。2.行政部門對預算調整申請進行審核，財務部門進行財務評估，報公司管理層審批。經批準后的預算調整申請作為預算執行的依據。房租費用核算與支付管理房租費用核算1.財務部門按照權責發生制原則，對房租費用進行準確核算。每月根據租賃合同約定的租金支付時間和金額，計提當月房租費用。2.房租費用應按照租賃房屋的用途，分別計入“管理費用房租”、“銷售費用房租”等相關會計科目。3.對于一次性支付多個期間的房租費用，應按照受益期間進行合理分攤，確認為各期的費用支出。房租費用支付1.房租支付前，經辦人員應確保租賃合同已簽訂且有效，租金金額、支付方式、支付時間等條款明確無誤。2.經辦人員填寫房租費用支付申請單，附上租賃合同復印件、發票等相關資料，按照公司審批流程進行審批。3.審批通過后，財務部門根據支付申請單和相關審批文件，辦理房租費用支付手續。支付方式應優先選擇銀行轉賬，確保支付過程的安全、規范。4.財務部門在支付房租費用后，應及時進行賬務處理，并在相關憑證上注明支付日期、支付金額、支付方式等信息。房租費用審批管理審批權限1.房租費用在[X]元以下的，由部門負責人審批。2.房租費用在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批。3.房租費用在[X]元以上的，由公司總經理審批。審批流程1.經辦人員填寫房租費用支付申請單，詳細注明租賃房屋的地址、面積、租金金額、租賃期限、支付方式等信息，并附上租賃合同復印件。2.將支付申請單提交部門負責人審核，部門負責人對房租費用的合理性、必要性進行審核，簽署意見后提交分管領導審批。3.分管領導根據公司整體情況和業務需求，對房租費用進行審批，簽署意見后提交公司總經理審批。4.公司總經理對房租費用進行最終審批，審批通過后，支付申請單返回財務部門辦理支付手續。房租費用發票管理發票取得1.經辦人員應在簽訂租賃合同后，及時向出租方索取房租發票。發票內容應與租賃合同一致，包括房屋地址、租賃期限、租金金額等信息。2.出租方為個人的，應提供稅務機關代開的發票；出租方為單位的，應提供稅務部門監制的正規發票。發票審核1.財務部門在收到房租發票后，應進行嚴格審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性，發票開具日期、金額、付款方名稱等信息是否與租賃合同及支付申請單一致。2.對于不符合要求的發票，財務部門應及時通知經辦人員與出租方溝通，要求其重新開具合規發票。發票保管1.財務部門應妥善保管房租發票，按照發票號碼順序進行整理、裝訂，并建立發票登記臺賬，記錄發票的取得日期、發票號碼、金額、開票單位等信息。2.房租發票作為公司重要的財務憑證，應按照會計檔案管理規定進行保管，保管期限不得少于規定年限。房租費用合同管理合同簽訂1.公司因辦公、經營等需要租賃房屋時，應與出租方簽訂書面租賃合同。租賃合同應明確租賃房屋的地址、面積、用途、租賃期限、租金金額及支付方式、雙方的權利義務、違約責任等條款。2.租賃合同由經辦部門負責起草，經法務部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，由經辦部門與出租方簽訂正式合同。合同執行1.經辦部門應嚴格按照租賃合同約定執行，及時支付租金、履行其他義務。如遇合同變更、解除等情況，應按照合同約定及公司相關規定辦理手續。2.財務部門應根據租賃合同約定的租金支付時間和金額，及時提醒經辦部門支付房租費用，并對合同執行情況進行監督。合同歸檔1.租賃合同簽訂后，經辦部門應將合同原件及相關附件整理歸檔，妥善保管。合同檔案應包括租賃合同文本、補充協議、租金支付憑證、發票等資料。2.合同檔案的保管期限應與會計檔案保管期限一致，以便在需要時查閱和核對相關信息。房租費用監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門定期對房租費用的管理情況進行審計監督，檢查房租費用的預算執行、核算、支付、審批等環節是否符合本制度規定。2.內部審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，督促相關部門及時整改存在的問題，規范房租費用管理。財務檢查1.財務部門定期對房租費用進行自查，檢查房租費用的賬務處理是否準確、支付手續是否齊全、發票管理是否規范等。2.對于自查中發現的問題，財務部門應及時進行糾正，并采取措施加以防范，確保房租費用管理的合規性和準確性。違規處理1.對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重，對相關責任人進行批評教育、責令整改、扣發績效獎金等處理。2.如因違規行為給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成違法犯罪的，將依法追究法律責任。附則解釋權本制度由公司人事總監負責解釋。修訂與廢止