公司快遞發送管理制度一、總則1.目的為加強公司快遞發送管理，規范快遞使用流程，提高工作效率，降低快遞費用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中涉及的快遞發送相關事宜。3.基本原則準確及時原則：確?？爝f信息準確無誤，按時送達收件人。安全保密原則：保障快遞內容的安全，嚴格遵守保密規定。成本控制原則：合理使用快遞資源，降低快遞費用支出。二、快遞分類及適用范圍1.文件類快遞主要用于傳遞公司內部文件、報告、合同、協議等重要資料。2.物品類快遞用于寄送公司產品樣本、宣傳資料、辦公用品、樣品等物品。三、寄件流程1.寄件申請員工因工作需要寄件時，應填寫《快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話、快遞內容、預計重量、快遞類別等信息。對于緊急文件或物品的寄件申請，需在申請表上注明“緊急”字樣，并簡要說明緊急原因。2.審批部門負責人應根據工作實際情況對寄件申請進行審批。對于非緊急事項，應在一個工作日內完成審批；對于緊急事項，應優先處理，盡快審批。審批通過后，部門負責人在申請表上簽字確認，并將申請表交至行政部快遞管理專員處。3.快遞選擇行政部快遞管理專員根據寄件信息，綜合考慮快遞服務質量、價格、時效性等因素，選擇合適的快遞公司。一般情況下，優先選擇與公司簽訂合作協議的快遞公司。如遇特殊情況需更換快遞公司，應提前向行政部經理報備。4.包裝寄件人應根據快遞內容的性質和特點進行妥善包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。對于文件類快遞，應使用公司統一的文件袋或信封進行包裝，并在封口處加蓋騎縫章。對于物品類快遞，應根據物品的大小、形狀、重量等選擇合適的包裝材料，如紙箱、泡沫、氣泡膜等。對于易碎物品，應采取特殊的防護措施，如多層包裝、填充緩沖材料等。5.填寫快遞單行政部快遞管理專員根據寄件申請表上的信息，準確填寫快遞單。填寫內容應包括寄件人姓名、地址、聯系電話，收件人姓名、地址、聯系電話，快遞內容、重量、體積等。在填寫快遞單時，應確保字跡清晰、工整，信息準確無誤。如有涂改，應在涂改處加蓋寄件人印章或簽字確認。6.稱重計費快遞管理專員將包裝好的快遞送至快遞公司營業點進行稱重計費?？爝f公司根據快遞的重量、體積、運輸距離等因素計算快遞費用?？爝f管理專員應仔細核對快遞費用明細，確保費用計算準確無誤。7.付款快遞費用由寄件部門承擔?？爝f管理專員根據快遞公司提供的費用明細，填寫《快遞費用報銷單》，經部門負責人審批后，交至財務部辦理報銷手續。財務部應嚴格按照公司財務制度審核快遞費用報銷憑證，對于不符合規定的費用，不予報銷。8.寄件跟蹤快遞發出后，快遞管理專員應及時通過快遞公司提供的查詢系統跟蹤快遞物流信息，確?？爝f按時、準確送達收件人。如發現快遞在運輸過程中出現延誤、丟失、損壞等異常情況，快遞管理專員應及時與快遞公司溝通協調，了解原因，并采取相應的措施進行處理。同時，應將異常情況及時反饋給寄件部門和相關領導。四、收件流程1.收件登記快遞公司將快遞送達公司后，前臺工作人員應及時對快遞進行簽收，并在《快遞收件登記表》上詳細記錄快遞單號、寄件人姓名、寄件公司、快遞內容、簽收時間等信息。前臺工作人員應仔細核對快遞外包裝是否完好，如有破損、變形等異常情況，應及時與快遞公司工作人員確認，并在登記表上注明。2.快遞分發前臺工作人員根據快遞收件登記表上的收件人信息，及時將快遞分發給相應的部門或員工。對于重要文件或緊急物品，前臺工作人員應優先通知收件人領取，并確保快遞及時、準確送達。3.收件確認收件人收到快遞后，應在《快遞收件登記表》上簽字確認。如發現快遞內容與寄件申請表上填寫的內容不符，或快遞存在損壞等問題，收件人應及時與寄件人或行政部快遞管理專員聯系，并說明情況。行政部快遞管理專員應根據收件人的反饋，及時與快遞公司溝通協調，處理快遞異常問題。五、快遞費用管理1.費用標準公司根據快遞類別、重量、體積、運輸距離等因素制定快遞費用標準。具體費用標準詳見《快遞費用標準明細表》?？爝f費用標準將根據市場行情和快遞公司價格調整情況適時進行修訂。2.費用控制各部門應嚴格控制快遞費用支出，在寄件時應根據工作實際需要合理選擇快遞服務，避免不必要的快遞費用浪費。行政部應定期對公司快遞費用進行統計分析，及時發現費用異常情況，并采取相應的措施進行控制和調整。3.費用報銷員工寄件產生的快遞費用，應按照公司財務制度進行報銷。報銷時，應提供有效的快遞費用發票和《快遞寄件申請表》作為報銷憑證。財務部應嚴格審核快遞費用報銷憑證，對于不符合報銷規定的費用，不予報銷。六、快遞安全與保密1.安全管理員工應妥善保管快遞物品，避免在運輸過程中發生丟失、損壞等情況。對于重要文件或物品，應采取加密、密封等安全措施，確?？爝f內容的安全。在快遞運輸過程中，如發現快遞存在安全隱患或異常情況，應及時與快遞公司溝通協調，采取相應的措施進行處理。2.保密管理員工在寄件過程中應嚴格遵守公司保密規定，不得泄露快遞內容涉及的商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要信息。對于涉及公司機密的快遞，應在包裝上注明“機密”字樣，并采取特殊的保密措施，如專人押送、加密傳輸等。如因工作需要查閱快遞內容，應經相關領導批準，并在指定地點進行查閱，查閱后應及時歸還，不得私自留存或傳播。七、違規處理1.未經審批寄件員工未經審批擅自寄件的，所產生的快遞費用由寄件人自行承擔。如因未經審批寄件給公司造成損失的，寄件人應承擔相應的賠償責任。2.虛報快遞費用員工虛報快遞費用的，一經發現，除追回虛報的費用外，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。如虛報快遞費用金額較大，構成犯罪的，公司將依法移送司法機關處理。3.泄露快遞信息員工因故意或過失泄露快遞信息，給公司造成損失的，公司將視情節輕重給