協(xié)會財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強協(xié)會財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會及所屬各部門的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財務(wù)檔案：指協(xié)會在各項財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、報表等資料。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的財務(wù)文件材料按照規(guī)定的程序和要求收集齊全，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：協(xié)會財務(wù)檔案由協(xié)會統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：財務(wù)檔案應(yīng)如實反映協(xié)會財務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：采取必要的安全防護措施，確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則：建立健全財務(wù)檔案利用制度，提高檔案利用效率，為協(xié)會各項工作提供支持。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂和保管工作，確保財務(wù)檔案的原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理要求，對財務(wù)檔案進行分類、編號、編目等工作，編制財務(wù)檔案目錄清單。3.定期對財務(wù)檔案進行清查核對，確保檔案的賬實相符。4.協(xié)助檔案管理部門做好財務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案信息和資料。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定財務(wù)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督財務(wù)部門的檔案管理工作。2.接收財務(wù)部門移交的財務(wù)檔案，對檔案進行審核、驗收，辦理交接手續(xù)。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對財務(wù)檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.建立財務(wù)檔案查閱、借閱登記制度，為協(xié)會內(nèi)部各部門和外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.定期對財務(wù)檔案進行鑒定、銷毀，按照規(guī)定程序處理到期或無保存價值的檔案。（三）協(xié)會其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好財務(wù)檔案管理工作，及時將本部門形成的與財務(wù)相關(guān)的文件、合同等資料移交財務(wù)部門。2.嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案查閱、借閱制度，不得擅自查閱、借閱財務(wù)檔案，如需查閱、借閱，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、財務(wù)檔案的歸檔范圍（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行回單、對賬單等各類原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目設(shè)置的總分類賬簿，記錄協(xié)會各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類賬簿，詳細(xì)記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的明細(xì)情況，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬、項目成本核算賬等，用于補充記錄某些特定經(jīng)濟業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映協(xié)會月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財務(wù)報表：在月度財務(wù)報表的基礎(chǔ)上，增加一些分析性報表，如財務(wù)指標(biāo)分析表、成本費用分析表等，對協(xié)會季度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進行綜合分析。3.年度財務(wù)報表：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表等，以及財務(wù)報表附注、審計報告等，全面反映協(xié)會年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。4.其他財務(wù)報告：如財務(wù)情況說明書、專項財務(wù)分析報告等，根據(jù)協(xié)會管理需要編制，對協(xié)會財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、資金使用情況等進行分析和說明。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：包括年度財務(wù)預(yù)算、季度財務(wù)預(yù)算和月度財務(wù)預(yù)算，以及預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。2.財務(wù)審計報告：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等，對協(xié)會財務(wù)收支、經(jīng)濟活動等進行審計的報告。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)購簿、稅務(wù)檢查報告等，與協(xié)會稅務(wù)相關(guān)的資料。4.財務(wù)合同：包括借款合同、投資合同、租賃合同、采購合同等，與協(xié)會財務(wù)活動相關(guān)的各類合同。5.財務(wù)審批文件：如費用報銷審批單、資金支付審批單、預(yù)算調(diào)整審批單等，反映協(xié)會財務(wù)審批過程的文件。6.財務(wù)分析資料：如財務(wù)指標(biāo)分析、成本效益分析、財務(wù)風(fēng)險分析等資料，對協(xié)會財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進行分析的資料。7.其他與財務(wù)相關(guān)的文件、資料：如財務(wù)工作制度、財務(wù)工作計劃、財務(wù)工作總結(jié)等。四、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照形成時間順序進行整理，確保檔案資料的連貫性和完整性。2.對每份財務(wù)檔案資料進行分類，如將原始憑證按照業(yè)務(wù)類型、時間順序進行分類，記賬憑證按照編號順序進行排列。3.檢查財務(wù)檔案資料的完整性，確保每份資料的內(nèi)容齊全，如有缺失應(yīng)及時補充或說明原因。4.對財務(wù)檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。（二）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序進行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.裝訂時應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機裝訂牢固，確保憑證不散頁。3.在憑證封面應(yīng)注明憑證年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息，并由裝訂人員簽字或蓋章。4.會計賬簿應(yīng)按照賬簿種類分別進行裝訂，裝訂時應(yīng)注意賬簿頁面的平整，不得有折疊、缺頁等情況。5.財務(wù)報告應(yīng)按照報告種類和時間順序進行裝訂，裝訂時應(yīng)在報告封面注明報告年度、月份、報告種類等信息，并由編制人員簽字或蓋章。6.其他財務(wù)資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量進行分類裝訂，裝訂時應(yīng)在資料封面注明資料名稱、年度、月份等信息，并由整理人員簽字或蓋章。五、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年，年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)合同、財務(wù)審批文件、財務(wù)分析資料等保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般為10年至永久不等。（二）保管地點1.協(xié)會應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機、空調(diào)等，確保財務(wù)檔案的妥善保管。（三）保管措施1.建立財務(wù)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄財務(wù)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，定期對保管臺賬進行核對，確保賬實相符。2.對財務(wù)檔案進行分類存放，不同種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。3.定期對財務(wù)檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.對電子財務(wù)檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入財務(wù)檔案保管庫房，確因工作需要進入庫房的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進行。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.協(xié)會內(nèi)部各部門因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，在申請表上簽字，并安排專人陪同查閱。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱財務(wù)檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還財務(wù)部門，并在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.協(xié)會外部單位因工作需要借閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行審核，審核同意后，與借閱單位簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還財務(wù)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照協(xié)議約定收取逾期費用。4.借閱財務(wù)檔案時，借閱單位應(yīng)派專人到協(xié)會指定的地點借閱，不得委托他人代借。借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出協(xié)會。5.借閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《財務(wù)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱單位承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.財務(wù)檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員參加，組成鑒定小組，對財務(wù)檔案進行全面審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)財務(wù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和未來參考價值，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。4.對保管期限已滿且確無保存價值的財務(wù)檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《財務(wù)檔案銷毀申請表》，報協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織實施財務(wù)檔案的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)?/p>