市場人員發票管理制度一、總則1.目的為加強公司財務管理，規范市場人員發票管理行為，確保公司財務核算的準確性、完整性和合規性，保障公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司市場部門全體員工，包括但不限于市場專員、市場經理、市場總監等涉及市場業務活動并產生發票相關事宜的人員。3.基本原則真實性原則：市場人員所提供的發票必須真實反映其業務活動內容，不得開具虛假發票。合法性原則：發票的取得和開具應符合國家稅收法律法規及相關政策的規定。及時性原則：市場人員應及時取得發票，并在規定時間內提交給財務部門進行報銷等相關處理。準確性原則：發票上的各項信息應填寫準確無誤，包括發票抬頭、金額、項目、日期等。二、發票的取得1.業務活動中的發票要求在市場業務活動中，如參加展會、舉辦活動、購買宣傳物料、支付廣告費用等，市場人員應主動向對方索取發票。所取得的發票必須是由稅務機關統一監制的正規發票，發票應加蓋發票專用章，印章清晰可辨。發票內容應與實際業務相符，詳細注明業務內容、數量、單價、金額等信息。對于服務類發票，還應注明服務內容、服務期限等。2.特殊情況處理如果因特殊原因無法取得發票，市場人員應及時向部門負責人說明情況，并取得對方開具的收款收據等有效證明材料。收款收據應注明收款單位名稱、地址、聯系方式、收款項目、金額、日期等信息，并加蓋收款單位公章。對于確實無法取得發票或收款收據的小額支出（如金額在[X]元以下），市場人員應填寫《無發票支出情況說明表》，詳細說明支出事由、金額、支付方式等信息，經部門負責人審核、財務負責人審批后，可作為報銷憑證。但此類情況應嚴格控制，年度累計金額不得超過公司規定的限額。3.發票取得時間要求市場人員應在業務活動完成后的[X]個工作日內取得發票。對于需要預付款項的業務，應在預付款項時與對方約定發票開具時間，并及時跟蹤取得發票。如果因對方原因未能按時取得發票，市場人員應及時與對方溝通協調，催促對方盡快開具發票。如因不可抗力等特殊原因導致無法按時取得發票，應在不可抗力事件結束后的[X]個工作日內取得發票，并附上相關證明材料。三、發票的開具1.公司對外開具發票的規定公司市場部門因業務需要對外開具發票時，必須由財務部門統一負責辦理。市場人員應按照財務部門的要求提供準確的開票信息，包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。財務部門應根據實際業務情況，按照國家稅收法律法規及相關政策的規定，正確開具發票。發票內容應如實填寫，不得虛開、多開或開具與實際業務不符的發票。開具發票后，財務部門應及時登記發票開具臺賬，詳細記錄發票號碼、開票日期、購買方信息、金額、稅額、業務內容等信息，確保發票開具信息的準確性和可追溯性。2.發票開具流程市場人員填寫《發票開具申請表》，詳細說明開票事由、購買方信息、金額、稅額、業務內容等信息，并附上相關業務合同或協議等證明材料。將《發票開具申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應重點審核業務的真實性、開票信息的準確性等，審核通過后簽字確認。將審核通過的《發票開具申請表》及相關證明材料提交給財務部門。財務部門經辦人員對開票信息進行再次核對，無誤后按照規定開具發票。發票開具完成后，財務部門經辦人員將發票聯交給市場人員，并在《發票開具申請表》上注明發票已開具及發票號碼等信息。市場人員應及時將發票送達購買方，并要求購買方在發票簽收單上簽字確認。3.發票作廢與紅沖如果發生發票開具錯誤或其他需要作廢發票的情況，市場人員應及時通知財務部門。財務部門應在發票全部聯次收回后，按照規定進行作廢處理，并在發票上加蓋“作廢”戳記。如果發生銷售退回、折讓等需要開具紅字發票的情況，市場人員應按照財務部門的要求提供相關證明材料，如對方開具的退貨證明、折讓協議等。財務部門應按照國家稅收法律法規及相關政策的規定，開具紅字發票，并進行相應的賬務處理。四、發票的傳遞與保管1.發票傳遞要求市場人員取得發票后，應及時將發票傳遞給財務部門。傳遞方式可采用當面交接、郵寄等方式，但應確保發票在傳遞過程中的安全、完整，避免發票丟失、損壞等情況發生。在發票傳遞過程中，市場人員應填寫《發票傳遞清單》，詳細記錄發票號碼、開票日期、金額、業務內容、傳遞日期、接收人等信息，并由交接雙方簽字確認。2.財務部門發票保管財務部門收到市場人員傳遞的發票后，應按照發票種類、號碼、開票日期等進行分類整理，并妥善保管。發票保管期限應按照國家稅收法律法規及相關政策的規定執行。財務部門應建立發票保管臺賬，詳細記錄發票的出入庫情況，包括發票號碼、開票日期、金額、業務內容、取得日期、傳遞人、接收人、保管期限等信息，確保發票保管信息的準確性和可追溯性。財務部門應定期對發票進行盤點，核對發票保管臺賬與實際發票數量、金額等是否一致。如發現發票丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。3.市場人員發票保管責任市場人員在取得發票后至傳遞給財務部門之前，應妥善保管發票，不得丟失、損壞、擅自銷毀發票。如因市場人員保管不善導致發票丟失、損壞等情況，市場人員應承擔相應的責任，并負責按照規定進行補辦或提供其他有效證明材料。市場人員應積極配合財務部門的發票盤點等工作，如實提供發票相關信息。五、發票的報銷1.報銷流程市場人員填寫《費用報銷單》，將取得的發票粘貼在《費用報銷單》后面，并在《費用報銷單》上詳細填寫報銷事由、金額、發票號碼、開票日期等信息。將填寫完整的《費用報銷單》及相關發票等證明材料提交給部門負責人審核。部門負責人應重點審核業務的真實性、合理性、發票的合規性等，審核通過后簽字確認。將審核通過的《費用報銷單》及相關證明材料提交給財務部門。財務部門經辦人員對報銷信息進行再次核對，包括發票的真實性、合法性、有效性，報銷金額與發票金額是否一致，報銷事由是否符合公司規定等。核對無誤后，按照公司財務審批流程進行審批。經財務負責人、公司領導審批通過后，財務部門按照規定辦理報銷手續，將報銷款項支付給市場人員。2.報銷時間規定市場人員應在取得發票后的[X]個工作日內提交報銷申請。對于業務發生頻繁、金額較大的市場活動，可根據實際情況按周或按月進行集中報銷，但應確保發票在規定時間內取得并提交報銷申請。財務部門應在收到報銷申請后的[X]個工作日內完成審核及審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時間的，財務部門應及時向市場人員說明原因。3.報銷金額限制單次報銷金額不得超過公司規定的限額。對于超過限額的費用支出，市場人員應提前向部門負責人和財務負責人說明情況，并按照公司規定的審批流程進行審批。對于發票金額與實際報銷金額不一致的情況，應按照以下原則處理：發票金額大于實際報銷金額的，按照實際報銷金額報銷。發票金額小于實際報銷金額的，應要求對方重新開具發票或提供其他有效證明材料，如經雙方協商一致并簽訂協議的補充發票、情況說明等，經財務部門審核同意后，按照實際報銷金額報銷。六、發票的審核1.財務部門審核要點財務部門在審核發票時，應重點關注以下方面：發票的真實性：通過國家稅務總局發票查驗平臺等方式核實發票的真偽，確保發票信息與稅務機關系統一致。發票的合法性：檢查發票是否由稅務機關統一監制，發票專用章是否加蓋正確，發票開具內容是否符合稅收法律法規及相關政策的規定。發票的完整性：審核發票上的各項信息是否填寫完整，包括發票抬頭、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅額、發票代碼、發票號碼、開票日期、銷售方名稱、銷售方納稅人識別號等。發票與業務的一致性：核對發票內容與市場人員實際發生的業務活動是否相符，如業務活動名稱、時間、地點、參與人員等是否一致。報銷金額的合理性：審核報銷金額是否與市場人員的業務活動實際支出相符，是否存在虛增費用等情況。2.審核結果處理對于審核通過的發票，財務部門按照規定辦理報銷等相關手續。對于審核不通過的發票，財務部門應及時通知市場人員，并說明審核不通過的原因。市場人員應根據財務部門的要求，在規定時間內補充或更換合規的發票，重新提交報銷申請。如果市場人員對審核結果有異議，可在收到通知后的[X]個工作日內與財務部門進行溝通協商。如協商不成，可提交公司領導進行裁決。七、發票的違規處理1.違規行為界定市場人員如有以下發票違規行為，將按照本制度及公司相關規定進行處理：開具虛假發票或取得虛假發票。篡改發票內容，如變更發票金額、項目、日期等。未按照規定取得發票或取得不符合規定的發票。未及時傳遞發票或保管不善導致發票丟失、損壞。虛增費用報銷金額或提供虛假報銷信息。其他違反國家稅收法律法規及公司發票管理制度的行為。2.處理措施對于首次發生發票違規行為且情節較輕的市場人員，公司將給予警告處分，并要求其立即改正違規行為，按照規定重新取得合規發票或進行相關處理。對于多次發生發票違規行為或情節嚴重的市場人員，公司將視情節輕重給予相應的經濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等