節(jié)水資料保存管理制度一、總則（一）目的為加強公司節(jié)水資料的規(guī)范化管理，確保節(jié)水資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司節(jié)水管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與節(jié)水相關(guān)資料的保存管理，包括但不限于節(jié)水規(guī)劃、用水統(tǒng)計報表、節(jié)水設(shè)施運行記錄、節(jié)水宣傳資料、節(jié)水培訓(xùn)記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：節(jié)水資料實行集中統(tǒng)一管理，由指定部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據(jù)節(jié)水資料的性質(zhì)、用途和時間等因素進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保節(jié)水資料的安全，防止資料丟失、損壞和泄露，對涉及公司機密的資料要嚴(yán)格保密。二、管理職責(zé)（一）節(jié)水管理部門1.負(fù)責(zé)制定節(jié)水資料收集、整理、歸檔和保管的具體計劃和流程。2.組織開展節(jié)水資料的收集工作，確保資料的及時、完整。3.對收集到的節(jié)水資料進(jìn)行初步整理和分類，移交檔案管理部門。4.定期對節(jié)水資料進(jìn)行清查和盤點，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)接收節(jié)水管理部門移交的節(jié)水資料，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保管。2.建立節(jié)水資料檔案目錄，便于查詢和檢索。3.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對節(jié)水資料進(jìn)行分類存放、標(biāo)識清晰，并做好防火、防潮、防蟲等工作。4.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供節(jié)水資料的查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門節(jié)水相關(guān)資料的收集、整理和保管，并定期向節(jié)水管理部門報送。2.按照公司節(jié)水管理要求，及時、準(zhǔn)確地填寫和提交各類節(jié)水報表和記錄。3.在工作中妥善保管節(jié)水資料，不得擅自銷毀或丟失。三、節(jié)水資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司節(jié)水規(guī)劃、年度節(jié)水計劃及實施方案。2.各類用水設(shè)備、設(shè)施的臺賬，包括名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用部門等。3.用水統(tǒng)計報表，如月度、季度、年度用水情況統(tǒng)計表，包括用水量、用水部門、用水用途等信息。4.節(jié)水設(shè)施運行記錄，如節(jié)水器具安裝與使用記錄、中水回用系統(tǒng)運行記錄、雨水收集利用系統(tǒng)運行記錄等。5.節(jié)水改造項目相關(guān)資料，包括項目立項報告、設(shè)計方案、施工圖紙、竣工驗收報告等。6.節(jié)水宣傳活動資料，如宣傳海報、宣傳手冊、活動照片、視頻等。7.節(jié)水培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評估等。8.與節(jié)水相關(guān)的合同、協(xié)議，如節(jié)水設(shè)備采購合同、節(jié)水技術(shù)服務(wù)合同等。9.上級主管部門下發(fā)的節(jié)水文件、通知等。10.其他與節(jié)水有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)節(jié)水資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確。2.對于日常工作中產(chǎn)生的節(jié)水資料，應(yīng)在工作完成后及時收集整理，不得拖延積壓。3.收集的節(jié)水資料應(yīng)真實、完整，不得偽造、篡改。4.對收集到的紙質(zhì)資料，應(yīng)確保字跡清晰、頁面整潔；對電子資料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲，確保文件格式的兼容性和可讀性。（三）整理方法1.節(jié)水管理部門對收集到的資料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的資料。2.按照資料的類別和時間順序進(jìn)行分類，同一類別的資料按照形成時間先后排列。3.對每份資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與資料內(nèi)容一一對應(yīng)。四、節(jié)水資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.節(jié)水管理部門將整理好的節(jié)水資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定對移交的資料進(jìn)行再次審核和整理。3.將審核通過的資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檔案索引。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案柜存放，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，有防蟲、防潮、防火等措施。按照檔案類別和時間順序依次排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。建立電子檔案目錄，通過電子索引系統(tǒng)實現(xiàn)快速檢索。對電子檔案的訪問應(yīng)設(shè)置權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的修改和刪除。（三）保管期限1.公司節(jié)水規(guī)劃、年度節(jié)水計劃及實施方案等重要文件，保管期限為長期。2.用水統(tǒng)計報表、節(jié)水設(shè)施運行記錄等日常管理資料，保管期限為[X]年。3.節(jié)水宣傳活動資料、節(jié)水培訓(xùn)記錄等資料，保管期限為[X]年。4.與節(jié)水相關(guān)的合同、協(xié)議等資料，保管期限至合同履行完畢后[X]年。（四）定期清查1.檔案管理部門每年對節(jié)水資料進(jìn)行一次全面清查，核對資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞或不符合保管要求的，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成清查報告，上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)。五、節(jié)水資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱節(jié)水資料的，應(yīng)填寫《節(jié)水資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交節(jié)水管理部門審核。2.節(jié)水管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后開具《節(jié)水資料查閱通知單》，通知檔案管理部門提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱資料，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞資料。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，并在《節(jié)水資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱節(jié)水資料的，應(yīng)填寫《節(jié)水資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和節(jié)水管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行嚴(yán)格審批，審批通過后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上批注、污損、遺失。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還資料。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、節(jié)水資料的保密與銷毀（一）保密措施1.涉及公司機密的節(jié)水資料，如節(jié)水規(guī)劃中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、節(jié)水技術(shù)方案等，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理部門和查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對保密資料的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格限制在授權(quán)范圍內(nèi)，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸。3.在保密資料的存儲和傳輸過程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.對于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的節(jié)水資料，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《節(jié)水資料銷毀申請表》，注明資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)節(jié)水管理部門審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施