建筑經營部檔案管理制度總則一、目的為加強建筑經營部檔案管理工作，規范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環節，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在建筑經營部工作中的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于建筑經營部及其所屬各部門、項目組的檔案管理工作。三、檔案管理的基本原則1.統一領導、分級管理：建筑經營部檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，由建筑經營部綜合辦公室負責全部門檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，各部門、項目組設專人負責本部門、項目組的檔案管理工作。2.完整準確、安全保密：檔案管理工作應確保檔案的完整、準確、安全和保密，不得損毀、丟失、泄密或擅自銷毀檔案。3.便于利用、規范管理：檔案管理工作應注重檔案的利用價值，便于檔案的查閱和使用，同時應規范檔案管理流程，提高檔案管理效率。四、檔案管理的職責分工1.建筑經營部綜合辦公室（1）負責制定建筑經營部檔案管理制度，并監督執行。（2）負責建筑經營部檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，對各部門、項目組的檔案管理工作進行考核和評估。（3）負責建筑經營部各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案的安全和完整。（4）負責組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高檔案管理人員的業務水平和檔案利用效率。2.各部門、項目組（1）設專人負責本部門、項目組的檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責和權限。（2）按照本制度的要求，及時收集、整理本部門、項目組的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。（3）定期向建筑經營部綜合辦公室移交本部門、項目組的檔案，辦理移交手續，并接受建筑經營部綜合辦公室的監督和檢查。（4）配合建筑經營部綜合辦公室開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高本部門、項目組檔案管理人員的業務水平和檔案利用效率。檔案的分類與編號一、檔案的分類建筑經營部檔案分為文書檔案、工程檔案、財務檔案、人事檔案、客戶檔案等五類。1.文書檔案：包括建筑經營部的各種文件、報告、通知、紀要、合同等。2.工程檔案：包括建筑經營部所承擔的工程項目的設計圖紙、施工方案、驗收報告、質量檢驗報告等。3.財務檔案：包括建筑經營部的各種財務報表、會計憑證、審計報告等。4.人事檔案：包括建筑經營部員工的個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。5.客戶檔案：包括建筑經營部的客戶信息、客戶合同、客戶投訴記錄等。二、檔案的編號1.文書檔案編號：文書檔案編號采用年度部門流水號的方式，如2023BJ001，表示2023年度建筑經營部的第1份文書檔案。2.工程檔案編號：工程檔案編號采用年度項目名稱流水號的方式，如2023XX項目001，表示2023年度XX項目的第1份工程檔案。3.財務檔案編號：財務檔案編號采用年度會計科目流水號的方式，如20231001001，表示2023年度1001會計科目的第1份財務檔案。4.人事檔案編號：人事檔案編號采用員工工號的方式，如001表示員工工號為001的人事檔案。5.客戶檔案編號：客戶檔案編號采用客戶名稱的拼音首字母流水號的方式，如ABC001表示客戶名稱為ABC的第1份客戶檔案。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、項目組應指定專人負責檔案的收集工作，及時收集本部門、項目組產生的各類檔案。2.檔案收集應遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案的真實性和可靠性。3.對于重要的檔案資料，應采取復印、掃描等方式進行備份，以防原件丟失或損壞。二、檔案的整理1.文書檔案的整理（1）按照文件的類別、年度、文號等進行分類整理，將同一類別的文件裝訂成冊，并編制目錄。（2）對于未裝訂的文件，應按照文件的類別、年度、文號等進行分類存放，并編制文件清單。2.工程檔案的整理（1）按照工程項目的類別、年度、施工階段等進行分類整理，將同一類別的工程檔案裝訂成冊，并編制目錄。（2）對于未裝訂的工程檔案，應按照工程項目的類別、年度、施工階段等進行分類存放，并編制工程檔案清單。3.財務檔案的整理（1）按照會計科目、年度、憑證號等進行分類整理，將同一類別的財務檔案裝訂成冊，并編制目錄。（2）對于未裝訂的財務檔案，應按照會計科目、年度、憑證號等進行分類存放，并編制財務檔案清單。4.人事檔案的整理（1）按照員工工號、姓名等進行分類整理，將同一員工的人事檔案裝訂成冊，并編制目錄。（2）對于未裝訂的人事檔案，應按照員工工號、姓名等進行分類存放，并編制人事檔案清單。5.客戶檔案的整理（1）按照客戶名稱的拼音首字母、年度等進行分類整理，將同一客戶的檔案裝訂成冊，并編制目錄。（2）對于未裝訂的客戶檔案，應按照客戶名稱的拼音首字母、年度等進行分類存放，并編制客戶檔案清單。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.建筑經營部綜合辦公室應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風，定期進行消毒和防蟲處理，防止檔案霉變和蟲蛀。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現檔案損壞、丟失或泄密等情況，應及時采取措施進行處理。4.檔案的借閱應嚴格按照規定的程序進行，未經批準不得擅自借閱檔案。借閱檔案應填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱人等信息。5.檔案的復制應嚴格按照規定的程序進行，未經批準不得擅自復制檔案。復制檔案應填寫復制登記表，注明復制檔案的名稱、復制時間、復制人等信息。二、檔案的利用1.建筑經營部各部門、項目組及員工在工作中需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱時間、查閱人等信息，經檔案管理人員審核批準后，方可查閱檔案。2.檔案管理人員應根據檔案查閱申請表的要求，及時提供所需的檔案資料，并對查閱檔案的過程進行監督和管理。3.檔案的利用應遵循節約、高效的原則，不得濫用檔案資料。對于利用檔案資料進行的工作，應及時進行總結和反饋，提高檔案利用效率。4.對于涉及商業秘密、國家機密等重要檔案資料，應嚴格控制利用范圍，未經批準不得向外部單位或個人提供檔案資料。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.建筑經營部綜合辦公室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，其中永久保管的檔案是指具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指具有較高歷史價值和較長利用價值的檔案；短期保管的檔案是指具有一定歷史價值和較短利用價值的檔案。3.檔案的鑒定工作應由檔案管理人員、相關部門負責人和專業人員組成鑒定小組共同進行，鑒定結果應經建筑經營部負責人批準后生效。二、檔案的銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應由檔案管理人員填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、銷毀時間、銷毀人等信息，經建筑經營部負責人批準后，方可進行銷毀。2.檔案的銷毀應在指定