廣告公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強廣告公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告公司與客戶、供應商、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于廣告制作合同、廣告發布合同、代理合同、采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）業務部門1.負責合同的前期洽談、起草、發起審批流程。2.對合同履行過程進行跟蹤，及時處理合同履行中出現的問題。3.收集、整理與合同相關的資料，參與合同糾紛的處理。（二）法務部門1.負責對合同文本進行合法性審查，提出法律意見和風險防范建議。2.參與重大合同的談判，提供法律支持。3.協助處理合同糾紛，提供法律解決方案。（三）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，確保合同的財務風險可控。2.參與合同付款條款的制定，監督合同款項的收付。3.提供與合同相關的財務數據和分析。（四）行政部門1.負責合同的編號、歸檔、保管等工作。2.協助業務部門辦理合同簽訂過程中的相關手續。三、合同簽訂流程（一）合同洽談1.業務部門與客戶或合作方進行合同洽談，明確合同標的、數量、質量、價款、履行期限、地點、方式等主要條款。2.洽談過程中應充分了解對方的主體資格、信用狀況、履約能力等情況，并做好記錄。（二）合同起草1.根據洽談結果，業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用規范的語言文字，條款應清晰、準確、完整。2.合同文本應包括首部、正文、尾部等部分，首部應注明合同雙方的名稱、地址、聯系方式等；正文應詳細約定雙方的權利義務、合同價款及支付方式、合同履行期限及地點、違約責任等條款；尾部應包括合同份數、生效日期、雙方簽字蓋章等內容。（三）合同審批1.業務部門將起草好的合同文本提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。2.業務部門根據法務部門的審查意見對合同文本進行修改完善后，提交至財務部門進行財務審核。財務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。3.業務部門將經法務部門和財務部門審核通過的合同文本提交至公司領導進行審批。公司領導應在[X]個工作日內完成審批，并簽署審批意見。4.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司管理層會議進行討論決策。（四）合同簽訂1.合同經審批通過后，業務部門應及時與對方簽訂合同。簽訂合同時，雙方應加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。2.合同簽訂后，業務部門應將合同原件一份交至行政部門進行編號、歸檔、保管，同時將合同副本分發給法務部門、財務部門等相關部門。四、合同履行管理（一）合同執行計劃制定1.業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。2.合同執行計劃應報公司領導審批后實施，并抄送法務部門、財務部門等相關部門。（二）合同履行跟蹤1.業務部門應按照合同執行計劃，對合同履行過程進行跟蹤，及時掌握合同履行情況。2.對于合同履行過程中出現的問題，業務部門應及時與對方溝通協調，并采取有效措施加以解決。如問題較為重大，應及時向公司領導匯報。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方協商一致，并簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審批，并交至行政部門進行編號、歸檔、保管。（四）合同付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間節點，及時審核付款申請，并辦理付款手續。2.付款申請應附合同副本、發票、驗收報告等相關資料，確保付款依據充分。3.對于逾期未付款的情況，財務部門應及時通知業務部門，并協助業務部門采取催款措施。五、合同終止管理（一）合同終止條件1.合同期滿，雙方不再續簽。2.合同約定的履行義務全部完成。3.合同雙方協商一致提前終止合同。4.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行，雙方協商一致終止合同。5.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）合同終止流程1.合同期滿或雙方協商一致提前終止合同的，業務部門應提前[X]天通知對方，并辦理相關終止手續。2.合同履行過程中出現合同終止條件的，業務部門應及時收集相關證據，按照合同約定或法律規定向對方發出解除合同的通知，并辦理相關終止手續。3.合同終止后，業務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料，并交至行政部門進行歸檔保管。六、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.行政部門負責收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批意見、往來函件、發票、驗收報告等。2.業務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內將合同原件及相關資料交至行政部門，在合同履行過程中形成的其他資料應及時整理后交至行政部門。（二）合同檔案的整理1.行政部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和規范性。2.合同檔案應包括紙質檔案和電子檔案，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行備份保存。（三）合同檔案的保管1.行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理規定進行保管，保管期限根據合同性質和重要程度確定，一般為[X]年。3.對于超過保管期限的合同檔案，行政部門應按照檔案銷毀程序進行銷毀，并做好記錄。（四）合同檔案的查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到行政部門辦理查閱手續。2.查閱合同檔案時，應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.如需復印合同檔案資料的，應經行政部門負責人同意，并按照規定辦理復印手續。七、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門應定期對公司簽訂的合同進行風險識別與評估，分析合同可能存在的法律風險、財務風險、市場風險等。2.業務部門應配合法務部門開展風險識別與評估工作，提供相關業務信息和數據支持。（二）風險應對措施1.根據風險識別與評估結果，法務部門應制定相應的風險應對措施，如完善合同條款、加強合同履行監督、建立風險預警機制等。2.業務部門應按照風險應對措施的要求，加強合同管理工作，降低合同風險。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時與對方溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。2.如協商不成，業務部門應及時