建筑施工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑施工檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和有效利用，為公司施工管理、工程結算、質量追溯、技術創新等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建筑施工項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類與施工相關的資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映施工過程和實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理施工過程中形成的各類文件，確保檔案齊全。3.準確性原則：文件內容準確無誤，數據可靠，簽字蓋章齊全。4.規范性原則：檔案整理、分類、編號等符合國家和行業相關標準及公司規定。5.及時性原則：隨工程進度同步整理、歸檔，確保檔案的時效性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司建筑施工檔案管理制度，并監督執行。2.指導、監督各項目施工部門的檔案管理工作，提供業務培訓和咨詢服務。3.集中統一管理公司建筑施工項目檔案，建立檔案數據庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.組織檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作，定期對檔案進行清查和盤點。（二）項目施工部門職責1.負責本項目施工檔案的收集、整理、分類、組卷等日常工作，確保檔案資料的及時形成和規范整理。2.明確項目檔案管理人員，負責與檔案管理部門溝通協調，及時移交檔案。3.對項目檔案的真實性、完整性、準確性負責，接受檔案管理部門的監督檢查。（三）相關人員職責1.項目經理：是項目檔案管理的第一責任人，負責組織、協調項目檔案管理工作，確保檔案管理工作與項目施工同步進行。2.項目技術負責人：指導項目檔案管理人員做好技術文件的收集、整理和歸檔工作，審核重要技術文件的準確性。3.各部門負責人：負責本部門形成文件的收集、整理，并督促本部門人員及時將文件移交項目檔案管理人員。4.檔案管理人員：具體負責檔案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、檢索、借閱等，確保檔案管理工作的規范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件：施工管理文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程變更通知、施工日志、工程洽商記錄等。施工技術文件：圖紙會審記錄、施工圖紙、技術核定單、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。施工物資文件：原材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗檢測報告、進場驗收記錄等。施工測量記錄：工程定位測量、放線記錄、沉降觀測記錄等。施工記錄：地基與基礎施工記錄、混凝土施工記錄、鋼結構施工記錄等。施工試驗記錄：土工試驗報告、混凝土試塊抗壓強度試驗報告、鋼筋焊接試驗報告等。3.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工圖等。（二）收集要求1.各部門和人員應及時將工作中形成的文件材料移交項目檔案管理人員，不得積壓或擅自銷毀。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并定期進行備份。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持檔案的系統性和完整性。2.按照工程項目的不同階段、不同專業進行分類，同一類別的文件按照時間順序排列。3.卷內文件應排列有序，依次編寫頁號，采用統一規格的檔案盒進行裝訂和存放。4.竣工圖應與施工圖進行核對，對變更部分進行修改補充，并加蓋竣工圖章。四、檔案的分類與編號（一）分類建筑施工檔案分為工程前期文件、施工管理文件、施工技術文件、施工物資文件、施工測量記錄、施工記錄、施工試驗記錄、竣工驗收文件等八大類。每大類下可根據具體內容進一步細分小類。（二）編號1.檔案編號采用“項目編號+分類代碼+順序號”的方式。2.項目編號：按照公司項目管理的編號規則確定，用于標識具體的工程項目。3.分類代碼：根據檔案分類設置相應的代碼，如工程前期文件為A，施工管理文件為B等。4.順序號：按照每類檔案的排列順序依次編寫，從001開始。例如：某項目的施工技術文件中第一份圖紙會審記錄的編號為：[項目編號]B001五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.項目前期文件在文件形成后及時歸檔。2.施工過程中形成的文件，應在每月底前整理歸檔一次。3.竣工驗收文件應在工程竣工驗收后一個月內歸檔。（二）歸檔流程1.項目檔案管理人員按照整理要求對收集到的文件進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.整理好的檔案經項目技術負責人審核簽字后，移交項目施工部門負責人檢查確認。3.項目施工部門負責人確認無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。（三）移交要求1.移交的檔案應齊全完整，符合整理和編號要求。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。3.檔案管理部門接收檔案后，應及時進行登記和上架存放。六、檔案的保管與保護（一）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放在檔案架上，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。（三）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少一次。2.清查盤點內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等，發現問題及時采取措施進行處理。3.清查盤點結果應形成書面報告，報公司主管領導。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案的合理使用。2.凡因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、用途等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門負責人審批通過后，辦理檔案借閱手續，借閱人在借閱期限內歸還檔案。（三）借閱要求1.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。2.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發現問題，及時查明原因并追究責任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家和公司有關規定，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目施工部門代表、技術專家等組成。（三）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性、系統性。2.檔案的保存價值，包括對工程建設、技術研究、歷史查證等方面的作用。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.