建筑公司加油卡管理制度總則一、目的為加強(qiáng)建筑公司的車輛用油管理，規(guī)范加油卡的使用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司及其所屬各項(xiàng)目部、分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的所有車輛及相關(guān)人員。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的加油卡實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理、充值、掛失、注銷等相關(guān)事宜。2.專款專用原則：加油卡僅限用于車輛加油，不得用于其他用途，如購(gòu)物、提現(xiàn)等。3.限額管理原則：根據(jù)各單位的車輛使用情況和預(yù)算，為每個(gè)車輛設(shè)定加油限額，實(shí)行限額管理。4.定期結(jié)算原則：各單位每月定期對(duì)加油卡進(jìn)行結(jié)算，財(cái)務(wù)部門根據(jù)結(jié)算清單進(jìn)行賬務(wù)處理。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)加油卡的辦理、充值、掛失、注銷等相關(guān)事宜。（2）制定加油卡使用管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（3）定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告。（4）負(fù)責(zé)與加油卡供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，維護(hù)公司的利益。2.車輛管理部門（1）負(fù)責(zé)車輛的日常管理，包括車輛的調(diào)配、維修、保養(yǎng)等。（2）監(jiān)督車輛駕駛員正確使用加油卡，防止違規(guī)使用。（3）定期對(duì)車輛的油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司的成本控制提供依據(jù)。3.車輛駕駛員（1）嚴(yán)格按照公司的規(guī)定使用加油卡，不得私自充值、掛失、注銷等。（2）每次加油前，應(yīng)核對(duì)車輛的加油限額，確保加油金額不超過(guò)限額。（3）加油后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)加油卡的余額和加油記錄，如有異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（4）妥善保管加油卡，防止丟失或被盜。加油卡的辦理與充值一、辦理流程1.各單位需辦理加油卡的，應(yīng)填寫(xiě)《加油卡辦理申請(qǐng)表》（附件一），經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)后，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性和完整性，并在3個(gè)工作日內(nèi)辦理加油卡的開(kāi)戶手續(xù)。3.加油卡開(kāi)戶成功后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將加油卡的卡號(hào)、密碼等信息通知申請(qǐng)單位，并將相關(guān)資料存檔備查。二、充值方式1.公司采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬的方式為加油卡充值，各單位需將充值款項(xiàng)轉(zhuǎn)賬至公司指定的銀行賬戶。2.財(cái)務(wù)部門收到充值款項(xiàng)后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成加油卡的充值手續(xù)，并將充值記錄通知申請(qǐng)單位。3.各單位也可以通過(guò)現(xiàn)金或支票的方式向財(cái)務(wù)部門繳納充值款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門收到款項(xiàng)后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成加油卡的充值手續(xù)。三、充值限額為了加強(qiáng)資金管理，公司對(duì)加油卡的充值限額進(jìn)行了規(guī)定：1.單筆充值限額為5000元，每日充值限額為20000元。2.如因特殊情況需要超過(guò)充值限額的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。四、發(fā)票開(kāi)具1.公司財(cái)務(wù)部門在為加油卡充值后，應(yīng)及時(shí)向加油卡供應(yīng)商索取增值稅發(fā)票，并將發(fā)票信息錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)。2.各單位在使用加油卡加油后，應(yīng)及時(shí)向加油卡供應(yīng)商索取增值稅發(fā)票，并將發(fā)票信息提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)加油卡的發(fā)票進(jìn)行核對(duì)和清理，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。加油卡的使用與管理一、使用規(guī)定1.車輛駕駛員在使用加油卡加油時(shí)，應(yīng)將加油卡插入加油機(jī)的卡槽中，按照加油機(jī)的提示進(jìn)行操作。2.每次加油前，駕駛員應(yīng)核對(duì)車輛的加油限額，確保加油金額不超過(guò)限額。如加油金額超過(guò)限額，應(yīng)及時(shí)向所在單位負(fù)責(zé)人報(bào)告，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可加油。3.加油卡僅限用于車輛加油，不得用于其他用途，如購(gòu)物、提現(xiàn)等。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用加油卡的情況，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.車輛駕駛員在使用加油卡加油后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)加油卡的余額和加油記錄，如有異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告所在單位負(fù)責(zé)人，并配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。5.如車輛更換駕駛員或調(diào)離原單位，原駕駛員應(yīng)將加油卡交回所在單位，并辦理相關(guān)手續(xù)。新駕駛員在使用加油卡前，應(yīng)辦理相關(guān)的交接手續(xù)，并經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。二、管理措施1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.車輛管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)車輛的日常管理，定期對(duì)車輛的油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司的成本控制提供依據(jù)。3.公司設(shè)立加油卡使用監(jiān)督舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)使用加油卡的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。4.公司將對(duì)加油卡的使用情況進(jìn)行不定期的檢查和抽查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用加油卡的情況，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。加油卡的掛失與注銷一、掛失流程1.如加油卡丟失或被盜，車輛駕駛員應(yīng)及時(shí)向所在單位負(fù)責(zé)人報(bào)告，并填寫(xiě)《加油卡掛失申請(qǐng)表》（附件二）。2.所在單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)將掛失申請(qǐng)?zhí)峤恢凉矩?cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門收到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)通知加油卡供應(yīng)商辦理掛失手續(xù)。4.加油卡供應(yīng)商辦理掛失手續(xù)后，應(yīng)將掛失結(jié)果通知公司財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將掛失結(jié)果通知申請(qǐng)單位。二、注銷流程1.如車輛報(bào)廢或調(diào)離公司，車輛駕駛員應(yīng)及時(shí)向所在單位負(fù)責(zé)人報(bào)告，并填寫(xiě)《加油卡注銷申請(qǐng)表》（附件三）。2.所在單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)將注銷申請(qǐng)?zhí)峤恢凉矩?cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門收到注銷申請(qǐng)后，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性和完整性，并在3個(gè)工作日內(nèi)辦理加油卡的注銷手續(xù)。4.加油卡注銷后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將注銷結(jié)果通知申請(qǐng)單位，并將相關(guān)資料存檔備查。附則一、本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂