技術文檔收發管理制度總則一、目的為規范公司技術文檔的收發管理，確保技術文檔的安全、準確、及時傳遞與使用，提高工作效率，促進公司技術研發和業務發展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工，包括技術研發部門、生產部門、銷售部門、售后服務部門等與技術文檔相關的各個環節。三、管理職責1.人事總監負責組織制定和修訂技術文檔收發管理制度，并監督制度的執行情況。2.技術部門負責技術文檔的編制、審核、歸檔和保管工作，確保技術文檔的準確性和完整性。3.行政部門負責技術文檔的收發、登記、傳遞和保管工作，建立技術文檔收發臺賬，確保技術文檔的安全和及時傳遞。4.各部門負責人負責本部門員工對技術文檔收發管理制度的學習和執行，督促員工按照制度要求進行技術文檔的收發和使用。四、技術文檔的定義技術文檔是指公司在技術研發、生產、銷售、售后服務等過程中形成的各種技術資料、圖紙、說明書、操作規程、質量標準等文件，包括但不限于以下類型：1.技術方案：包括新產品研發方案、技術改造方案、工藝改進方案等。2.技術圖紙：包括產品圖紙、零部件圖紙、裝配圖紙等。3.技術說明書：包括產品說明書、零部件說明書、設備說明書等。4.操作規程：包括生產操作規程、設備操作規程、檢驗操作規程等。5.質量標準：包括產品質量標準、原材料質量標準、零部件質量標準等。五、技術文檔的分類1.內部技術文檔：指公司內部編制和使用的技術文檔，僅供公司內部人員參考和使用。2.外部技術文檔：指公司從外部獲取的技術文檔，如供應商提供的技術資料、行業標準等，僅供公司內部人員參考和使用。六、技術文檔的編號規則1.內部技術文檔編號規則：采用“部門代碼+年份+流水號”的方式進行編號，如“RD2023001”表示技術研發部門2023年編制的第1份技術文檔。2.外部技術文檔編號規則：采用“來源單位+年份+流水號”的方式進行編號，如“Supplier2023001”表示供應商2023年提供的第1份技術文檔。技術文檔的編制與審核一、技術文檔的編制1.技術文檔的編制由技術部門負責，編制人員應具備相應的專業知識和技能，確保技術文檔的準確性和完整性。2.技術文檔的編制應按照公司的技術標準和規范進行，采用統一的格式和模板，確保技術文檔的規范性和可讀性。3.技術文檔的編制應及時、準確地反映公司的技術研發和生產情況，為公司的技術管理和決策提供支持。二、技術文檔的審核1.技術文檔的審核由技術部門負責人負責，審核人員應具備相應的專業知識和技能，確保技術文檔的準確性和完整性。2.技術文檔的審核應按照公司的審核流程進行，包括初審、復審和終審等環節，確保技術文檔的質量和合規性。3.技術文檔的審核應及時、準確地反饋審核意見，編制人員應根據審核意見進行修改和完善，確保技術文檔的質量和合規性。技術文檔的收發與登記一、技術文檔的收發1.行政部門負責技術文檔的收發工作，接收技術文檔時應進行登記，填寫《技術文檔收發登記表》，并及時通知技術部門。2.技術部門負責技術文檔的發放工作，發放技術文檔時應進行登記，填寫《技術文檔發放登記表》，并及時通知接收部門。3.技術文檔的收發應遵循“誰接收誰負責、誰發放誰負責”的原則，確保技術文檔的安全和及時傳遞。二、技術文檔的登記1.行政部門應建立技術文檔收發臺賬，對技術文檔的收發情況進行登記和管理，包括技術文檔的編號、名稱、來源、接收日期、發放日期、接收部門、發放部門等信息。2.技術部門應建立技術文檔檔案，對技術文檔的編制、審核、歸檔等情況進行登記和管理，包括技術文檔的編號、名稱、編制人員、審核人員、歸檔日期等信息。技術文檔的保管與使用一、技術文檔的保管1.技術文檔的保管由技術部門負責，技術部門應建立技術文檔檔案室，對技術文檔進行集中保管，確保技術文檔的安全和完整。2.技術文檔的保管應符合公司的保密要求，采取必要的保密措施，如設置密碼、限制訪問權限等，防止技術文檔的泄露和丟失。3.技術文檔的保管應定期進行清理和整理，淘汰過期或無用的技術文檔，確保技術文檔的有效性和實用性。二、技術文檔的使用1.技術文檔的使用應遵循“誰使用誰負責”的原則，使用人員應嚴格按照技術文檔的規定進行使用，不得擅自修改、復制或傳播技術文檔。2.技術文檔的使用應符合公司的安全要求，使用人員應采取必要的安全措施，如佩戴防護用品、遵守操作規程等，防止發生安全事故。3.技術文檔的使用應定期進行評估和更新，根據公司的技術發展和業務需求，及時對技術文檔進行修訂和完善，確保技術文檔的準確性和實用性。技術文檔的借閱與復制一、技術文檔的借閱1.公司內部人員因工作需要借閱技術文檔時，應填寫《技術文檔借閱登記表》，經技術部門負責人批準后，方可借閱。2.技術文檔的借閱期限一般為15天，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.技術文檔的借閱人員應妥善保管技術文檔，不得遺失、損壞或擅自涂改技術文檔。4.技術文檔的借閱人員應在規定的期限內歸還技術文檔，逾期未歸還的，應承擔相應的責任。二、技術文檔的復制1.公司內部人員因工作需要復制技術文檔時，應填寫《技術文檔復制申請表》，經技術部門負責人批準后，方可復制。2.技術文檔的復制應符合公司的保密要求，采取必要的保密措施，如設置密碼、限制訪問權限等，防止技術文檔的泄露和丟失。3.技術文檔的復制數量應根據工作需要確定，不得擅自復制過多的技術文檔。4.技術文檔的復制人員應妥善保管復制的技術文檔，不得遺失、損壞或擅自涂改技術文檔。技術文檔的銷毀與歸檔一、技術文檔的銷毀1.技術文檔的銷毀應由技術部門負責人提出申請，經人事總監批準后，方可進行銷毀。2.技術文檔的銷毀應按照公司的保密要求進行，采取必要的保密措施，如粉碎、焚燒等，防止技術文檔的泄露和丟失。3.技術文檔的銷毀應建立銷毀記錄，記錄銷毀的技術文檔的編號、名稱、銷毀日期等信息。二、技術文檔的歸檔1.技術文檔的歸檔應由技術部門負責，技術文檔編制完成后，應及時進行歸檔。2.技術文檔的歸檔應按照公司的檔案管理要求進行，采用