監理部資料管理制度一、總則（一）目的為加強監理部資料管理，確保監理資料的真實、完整、有效和及時歸檔，為監理工作提供有力支持，同時滿足工程竣工驗收及后期維護等相關要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監理部在承擔各類工程項目監理過程中所形成的資料管理工作，包括但不限于監理規劃、監理細則、監理月報、監理日志、旁站記錄、檢驗批驗收記錄、分項分部工程驗收記錄、工程質量評估報告等各類文件、記錄和報表。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映工程建設實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋監理工作全過程的各項資料，確保無遺漏。3.準確性原則：數據準確、表述清晰、邏輯嚴謹。4.及時性原則：隨工程進度同步整理、及時歸檔，不得拖延積壓。5.規范性原則：嚴格按照相關標準、規范和公司要求進行編制、整理和歸檔。二、資料管理職責分工（一）總監理工程師1.全面負責監理部資料管理工作，確保資料管理工作符合本制度及相關法規要求。2.審核重要資料，如監理規劃、工程質量評估報告等，對資料的真實性、完整性和準確性負責。（二）專業監理工程師1.負責本專業范圍內監理資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照工程進度及時填寫監理日志、旁站記錄等，并對記錄內容的真實性負責。3.審核施工單位報送的本專業相關資料，簽署審核意見。（三）監理員1.協助專業監理工程師做好資料收集工作，如實記錄施工現場情況。2.負責填寫與自身工作相關的原始記錄，如檢驗批驗收實測實量數據等。（四）資料員1.負責監理部資料的統一收集、分類、歸檔、保管和借閱登記等具體工作。2.定期對資料進行整理、裝訂，確保資料整齊規范。3.協助其他人員做好資料的編制和審核工作，提供必要的技術支持。三、資料分類與歸檔（一）監理前期資料1.監理中標通知書：記錄監理項目中標相關信息。2.監理合同：明確監理雙方權利義務。3.監理大綱：闡述監理工作總體設想和方案。4.項目監理機構組建文件：包括人員任命文件、組織機構圖等。（二）工程開工資料1.工程開工報審表：施工單位申請開工，監理審核簽署意見。2.施工許可證：證明工程具備合法開工條件。3.施工組織設計/（專項）施工方案報審表：施工單位報送，監理審核批準。（三）施工過程資料1.監理規劃：指導監理工作的綱領性文件。2.監理實施細則：針對各專業工程制定的具體監理措施。3.監理月報：每月向建設單位匯報工程進展、質量、安全等情況。4.監理日志：由監理人員每日記錄施工現場情況。5.旁站記錄：對關鍵部位、關鍵工序施工進行旁站監督的記錄。6.見證取樣和送檢記錄：記錄材料、試件等見證取樣送檢過程。7.施工單位報審、報驗文件：包括工程材料/構配件/設備報審表、檢驗批、分項分部工程報驗表等，監理審核簽署意見。8.工程質量問題及處理記錄：記錄施工過程中出現的質量問題及處理情況。9.工程安全問題及處理記錄：記錄施工現場安全問題及整改情況。（四）工程驗收資料1.檢驗批質量驗收記錄：分項工程中各檢驗批質量驗收情況。2.分項工程質量驗收記錄：各分項工程質量驗收匯總。3.分部工程質量驗收記錄：分部工程質量驗收情況。4.單位工程質量竣工驗收記錄：單位工程整體質量驗收情況。5.工程質量評估報告：監理單位對工程質量的總體評估意見。（五）工程竣工資料1.監理工作總結：對監理工作全過程進行總結。2.監理資料歸檔清單：詳細列出歸檔資料目錄。3.其他竣工相關資料：如工程照片、影像資料等。四、資料編制要求（一）格式規范1.資料應采用A4紙張打印或書寫，頁面整潔，字跡清晰。2.標題、正文、表格等排版應符合規范，層次分明。3.簽字蓋章應齊全、清晰，符合規定要求。（二）內容要求1.數據準確：各類數據應真實可靠，計算準確，與實際情況相符。2.描述清晰：文字表述應簡潔明了，邏輯嚴謹，能夠準確反映工程實際情況。3.簽字完整：所有資料涉及的簽字人員應按照規定簽字，不得代簽。（三）編號規則1.監理資料應按照一定的編號規則進行編號，確保資料編號的唯一性和系統性。2.編號應包含項目名稱、資料類別、年份、月份、順序號等信息，便于查找和管理。五、資料收集與整理（一）收集要求1.各崗位監理人員應按照職責分工，及時收集各自工作范圍內產生的資料。2.施工單位報送的資料應在規定時間內接收，并進行初步審核。3.資料收集過程中應注意資料的完整性，如有缺失應及時要求補齊。（二）整理要求1.資料員應定期對收集到的資料進行整理，按照分類標準進行分類存放。2.對同一類資料應按照時間順序或邏輯順序進行排列，便于查閱。3.資料應保持整潔，對于破損、褪色等資料應及時進行修復或更換。六、資料審核與審批（一）審核流程1.監理員填寫的原始記錄由專業監理工程師進行審核。2.專業監理工程師編制的資料由總監理工程師進行審核。3.重要資料如監理規劃、工程質量評估報告等應經過總監理工程師審核后，報公司相關部門審批。（二）審核內容1.真實性審核：檢查資料是否如實反映工程實際情況。2.完整性審核：查看資料是否齊全，有無遺漏。3.準確性審核：核對數據、表述等是否準確無誤。4.規范性審核：檢查資料格式、簽字蓋章等是否符合規范要求。（三）審批意見處理1.對于審核或審批中提出的意見，相關責任人應及時進行整改，并將整改后的資料重新提交審核或審批。2.審核或審批通過的資料應及時歸檔保存。七、資料保管與借閱（一）保管要求1.資料員應設立專門的資料室或資料柜，對監理資料進行妥善保管。2.資料室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保資料安全。3.建立資料保管臺賬，詳細記錄資料的入庫、出庫、借閱等情況。（二）借閱規定1.因工作需要借閱資料的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱申請表經部門負責人批準后，方可到資料員處借閱資料。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借、涂改、損壞或丟失。如需復印，應經資料員同意，并登記復印內容。4.借閱資料應按時歸還，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。八、資料保密（一）保密范圍監理部資料中涉及工程建設單位商業秘密、技術秘密以及其他不宜公開的信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.加強對監理人員的保密教育，提高保密意識。2.資料室應設置門禁系統，限制無關人員進入。3.對涉及保密內容的資料應進行加密存儲或單獨存放，并嚴格控制查閱權限。4.嚴禁在互聯網及其他公共網絡平臺上傳播或泄露保密資料。九、資料信息化管理（一）建立電子資料檔案庫1.將監理資料進行電子化掃描或錄入，建立電子資料檔案庫。2.電子資料應按照紙質資料的分類和編號規則進行存儲，便于查詢和管理。（二）信息化管理系統應用1.利用信息化管理系統對監理資料的編制、審核、審批、借閱等流程進行管理，提高工作效率。2.通過信息化管理系統實現資料的在線查閱、統計分析等功能，為監理工作提供決策支持。十、資料檢查與考核（一）定期檢查1.監理部應定期對資料管理工作進行檢查，每月至少進行一次全面檢查。2.檢查內容包括資料的收集、整理、編制、審核、歸檔等情況