材料合同審批管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料合同管理，規范合同審批流程，防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及材料采購、租賃、加工等相關合同的審批管理。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.風險防控原則：充分評估合同風險，采取有效措施加以防范和控制。3.職責明確原則：明確各部門在合同審批過程中的職責，確保審批流程順暢。4.效率優先原則：在確保合同質量和風險可控的前提下，提高審批效率，保障業務順利進行。二、合同審批流程（一）合同發起1.需求部門根據業務需要，填寫《材料合同審批申請表》，詳細說明合同的基本信息、標的內容、數量、價格、交付時間、付款方式等，并附上相關業務背景資料。2.將申請表及相關資料提交至部門負責人審核。（二）部門初審1.部門負責人對申請表及相關資料進行初審，重點審核業務的必要性、合規性、合同條款的合理性等。2.如初審通過，在申請表上簽署意見并簽字，然后將申請表及資料提交至法務部門審核。（三）法務審核1.法務部門收到申請表及資料后，對合同條款進行法律審查，重點審查合同的合法性、完整性、風險防范條款等。2.對于存在法律風險的條款，及時與需求部門溝通并提出修改建議。3.審核通過后，在申請表上簽署法律意見并簽字，將申請表及資料提交至財務部門審核。（四）財務審核1.財務部門對合同的付款方式、付款期限、預算安排等進行審核，評估合同對公司資金流的影響。2.審核合同價格的合理性，是否符合公司成本控制要求。3.如涉及預付款或保證金等，審核相關條款是否符合公司財務規定。4.審核通過后，在申請表上簽署財務意見并簽字，將申請表及資料提交至分管領導審批。（五）分管領導審批1.分管領導對合同進行全面審批，綜合考慮業務需求、法律風險、財務狀況等因素。2.根據審批結果，在申請表上簽署審批意見并簽字。3.如合同金額較大或涉及重大事項，需提交總經理辦公會審議。（六）總經理辦公會審議（如需）1.對于金額較大（具體金額標準由公司另行規定）或涉及重大事項的合同，由分管領導提交總經理辦公會審議。2.總經理辦公會成員對合同進行充分討論，發表意見和建議。3.根據討論結果，由總經理做出最終決策。（七）合同簽訂1.經審批通過的合同，由需求部門負責與合同對方當事人簽訂正式合同。2.簽訂合同前，仔細核對合同條款與審批通過的內容是否一致，確保合同的準確性和完整性。3.合同簽訂后，將合同副本一份交至法務部門備案，一份交至財務部門作為付款依據，一份由需求部門留存歸檔。三、各部門職責（一）需求部門1.負責提出材料合同需求，填寫《材料合同審批申請表》，并提供相關業務背景資料。2.配合法務、財務等部門對合同進行審核，根據審核意見對合同條款進行修改和完善。3.負責合同的具體執行，跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題。4.按照公司規定，妥善保管合同相關資料，建立合同臺賬。（二）部門負責人1.對本部門提出的合同申請進行初審，確保業務的必要性、合規性和合同條款的合理性。2.簽署初審意見，對初審結果負責。（三）法務部門1.負責對合同條款進行法律審查，確保合同的合法性、完整性和風險防范條款的有效性。2.提出法律意見和建議，協助需求部門修改和完善合同條款。3.對合同履行過程中的法律問題提供咨詢和支持，防范法律風險。4.負責合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律程序。（四）財務部門1.審核合同的付款方式、付款期限、預算安排等財務條款，評估合同對公司資金流的影響。2.審核合同價格的合理性，是否符合公司成本控制要求。3.對涉及預付款、保證金等條款進行審核，確保符合公司財務規定。4.負責合同執行過程中的財務監督，及時與需求部門溝通合同付款情況。（五）分管領導1.對合同進行全面審批，綜合考慮業務需求、法律風險、財務狀況等因素。2.簽署審批意見，對審批結果負責。（六）總經理1.對于需提交總經理辦公會審議的合同，做出最終決策。2.對重大合同的簽訂和履行情況進行監督和指導。四、合同變更與解除（一）變更1.合同履行過程中，如需變更合同條款，由需求部門填寫《材料合同變更申請表》，詳細說明變更的內容及原因。2.按照合同審批流程，對變更申請進行審批。審批通過后，簽訂合同變更協議。3.變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）解除1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，由需求部門填寫《材料合同解除申請表》，說明解除合同的原因及依據。2.按照合同審批流程，對解除申請進行審批。審批通過后，簽訂合同解除協議。3.合同解除后，雙方應按照協議約定進行結算和清理，妥善處理相關事宜。五、合同檔案管理（一）歸檔范圍1.合同審批過程中形成的所有文件，包括《材料合同審批申請表》、相關業務背景資料、部門初審意見、法務審核意見、財務審核意見、分管領導審批意見、總經理辦公會審議記錄（如需）等。2.正式簽訂的合同文本及附件。3.合同履行過程中產生的補充協議、變更協議、解除協議等相關文件。4.與合同有關的往來函件、會議紀要、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.需求部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同檔案整理齊全，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對合同檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規范性。3.合同檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對材料合同審批管理情況進行監督檢查，重點檢查合同審批流程的執行情況、各部門職責履行情況、合同檔案管理情況等。2.對于發現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將材料合同審批管理工作納入各部門及相關人員的績效考核體系，對在合同審批管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定，導致合同出現風險或給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關規定進行嚴肅處理。七、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部負責