2025年廣東省涉外經(jīng)濟(jì)合同檔案管理規(guī)定本合同（以下簡稱"本合同"）由以下雙方于廣東省市區(qū)簽訂，共同遵守：甲方（合同甲方）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡(luò)方式：乙方（合同乙方）：名稱：地址：法定代表人：聯(lián)絡(luò)方式：鑒于甲乙雙方在廣東省境內(nèi)開展經(jīng)濟(jì)活動，并涉及跨境或境外經(jīng)濟(jì)交往，為規(guī)范涉外經(jīng)濟(jì)合同檔案的管理，確保檔案的完整性和安全性，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和政策，特制定本合同。第一章總則第一條目的和依據(jù)本合同旨在規(guī)范廣東省涉外經(jīng)濟(jì)合同檔案的管理，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用。本合同的制定依據(jù)包括但不限于《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國涉外經(jīng)濟(jì)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及廣東省檔案管理相關(guān)規(guī)定。第二條適用范圍本合同適用于廣東省境內(nèi)所有涉外經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理。涉外經(jīng)濟(jì)合同是指中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)、自然人等與境外企業(yè)、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟(jì)合同。第三條檔案管理原則合同雙方應(yīng)共同遵守國家和地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。檔案管理應(yīng)堅持真實、完整、安全、高效的原則，確保檔案的準(zhǔn)確性和可用性。檔案的管理應(yīng)符合合同雙方的共同利益，兼顧社會公共利益。第二章檔案管理要求與規(guī)范第四條檔案的歸檔范圍涉外經(jīng)濟(jì)合同的正本和副本；合同訂立過程中形成的各類文件，包括但不限于洽商記錄、會議紀(jì)要、意向書、備忘錄等；合同履行過程中形成的文件，包括但不限于通知、函件、驗收單、結(jié)算單、支付憑證等；合同變更、解除或終止的文件；其他與合同相關(guān)的重要文件。第五條檔案的歸檔要求檔案的整理應(yīng)符合國家和地方檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保分類科學(xué)、編號合理、排列有序；檔案的制作應(yīng)使用durable（耐久）的書寫材料，確保檔案的長期保存；涉外合同的外文資料應(yīng)提供準(zhǔn)確的中文譯文，并加蓋翻譯機(jī)構(gòu)或雙方確認(rèn)章；電子檔案應(yīng)符合國家電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性；檔案歸檔應(yīng)在合同履行完畢后個月內(nèi)完成，特殊情況需報相關(guān)部門批準(zhǔn)后適當(dāng)延長。第六條檔案的保存與利用檔案存放在符合安全、防潮、防塵、防蟲、防火、防盜等條件的檔案室或檔案庫房內(nèi)；檔案的借閱需經(jīng)檔案管理員審批，并辦理借閱登記手續(xù)；檔案的利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度，不得損毀、涂改、偽造或擅自復(fù)制；涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施；檔案的保存期限不得少于合同履行期限加年，特殊情況需另行報批。第七條檔案的移交與處置檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；檔案的移交應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的完整性和交接手續(xù)的完備性；停止使用的檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，不得隨意丟棄或銷毀；對于達(dá)到保存期限的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和審批后，方可進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)存。第三章法律責(zé)任第八條違反檔案管理規(guī)定的責(zé)任合同雙方未按照本合同規(guī)定歸檔、保存、利用或移交檔案的，視為違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任；檔案管理人員因玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊等行為導(dǎo)致檔案損毀、丟失、泄露的，應(yīng)依法承擔(dān)法律責(zé)任；違反國家檔案管理法律法規(guī)的，由行政主管部門依法處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第九條免責(zé)條款因不可抗力導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，合同雙方可免除相應(yīng)責(zé)任；因第三方原因?qū)е聶n案損毀、丟失的，合同雙方應(yīng)根據(jù)具體情況協(xié)商處理；其他依法可免除責(zé)任的情形。第四章附則第十條合同的變更與補(bǔ)充本合同履行過程中，如需變更或補(bǔ)充，應(yīng)經(jīng)合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。第十一條合同的生效與終止本合同自簽訂之日起生效，至合同雙方履行完畢所有義務(wù)且檔案管理無遺留問題后終止；本合同終止后，雙方應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定完成檔案的移交工作。第十二條其他約定本合同未盡事宜，按相關(guān)法律法規(guī)和政策執(zhí)行；本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)一份，其余副本用于報備或存檔；本合同的簽訂地為中華人民共和國廣東省市區(qū)，如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，向人民法院提起訴訟。第十三條合同編號本合同編號為：。第十四條訂立地點本合同訂立地點為：。第十五條訂立日期本合同訂立日期為：年月日。甲方（蓋章）：法定代表人或授權(quán)代表簽字：日期：年月日乙方（蓋章）：法定代