文件檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案記錄管理，確保文件檔案記錄的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類文件、檔案和記錄。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和完善文件檔案記錄管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件檔案記錄的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。定期對(duì)文件檔案記錄進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保其安全和完整。負(fù)責(zé)公司檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃與實(shí)施。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案記錄的形成、收集、整理和初步保管，并按規(guī)定定期移交行政部門(mén)。配合行政部門(mén)做好文件檔案記錄的查閱、借閱等工作。負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行文件檔案記錄管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳。3.員工個(gè)人負(fù)責(zé)妥善保管本人在工作中形成的各類文件資料，并按要求及時(shí)移交。嚴(yán)格遵守公司文件檔案記錄管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借或遺失文件檔案記錄。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、研發(fā)資料等。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）文件編號(hào)1.行政文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][順序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023AD001，表示公司2023年發(fā)布的第1份行政文件。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][業(yè)務(wù)板塊代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023YS01C002，表示公司2023年業(yè)務(wù)板塊YS下第2份合同類文件。3.技術(shù)文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][技術(shù)領(lǐng)域代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023JS02T003，表示公司2023年技術(shù)領(lǐng)域JS下第3份技術(shù)圖紙文件。4.財(cái)務(wù)文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][財(cái)務(wù)類別代碼][順序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023CW004，表示公司2023年第4份財(cái)務(wù)報(bào)表文件。5.人事文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][人事類別代碼][順序號(hào)]。例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023RS005，表示公司2023年第5份人事任免文件。（三）文件起草與審核1.文件起草各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。文件起草人應(yīng)注明文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、生效日期等要素。2.文件審核部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與其他相關(guān)文件的一致性。涉及多個(gè)部門(mén)或重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，文件方可提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）文件發(fā)布1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件，由行政部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)。2.文件印發(fā)后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，并做好發(fā)放記錄。3.對(duì)于需要傳達(dá)給全體員工的文件，可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等方式進(jìn)行發(fā)布。（五）文件修訂1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策制度發(fā)生變化，或公司業(yè)務(wù)調(diào)整、實(shí)際工作需要時(shí)，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門(mén)負(fù)責(zé)，修訂過(guò)程參照文件起草與審核流程進(jìn)行。3.文件修訂后，應(yīng)及時(shí)更新文件編號(hào)，并重新發(fā)布。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)收回舊版文件，確保使用的文件為最新版本。（六）文件廢止1.因文件修訂、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致原文件不再適用時(shí)，應(yīng)及時(shí)廢止。2.文件廢止由行政部門(mén)負(fù)責(zé)，在辦公系統(tǒng)和相關(guān)文件存放處發(fā)布廢止通知，并注明廢止原因和日期。3.已廢止的文件應(yīng)妥善保管，以備查閱。如需銷毀，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：公司在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，如行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。3.財(cái)務(wù)檔案：公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等資料。5.科技檔案：公司在科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案的完整性。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的公司文件資料全部移交所在部門(mén)，由部門(mén)統(tǒng)一整理后移交行政部門(mén)。3.對(duì)于外部單位發(fā)送給公司的文件資料，由收件部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交行政部門(mén)歸檔。（三）檔案整理1.行政部門(mén)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。2.按照檔案保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和管理。（四）檔案保管1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下進(jìn)行。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（七）檔案銷毀1.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由行政部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。四、記錄管理（一）記錄分類1.生產(chǎn)記錄：如生產(chǎn)過(guò)程中的產(chǎn)量記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。2.銷售記錄：銷售訂單、銷售合同、客戶反饋記錄等。3.采購(gòu)記錄：采購(gòu)訂單、供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、采購(gòu)發(fā)票等。4.考勤記錄：?jiǎn)T工出勤情況、請(qǐng)假記錄、加班記錄等。5.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績(jī)等。（二）記錄填寫(xiě)1.記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫(xiě)，不得漏填、錯(cuò)填或事后補(bǔ)填。2.記錄填寫(xiě)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫(xiě)。3.記錄中的簽名應(yīng)真實(shí)、清晰，不得代簽。（三）記錄收集與整理1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的收集和整理工作，按照記錄類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放。2.定期將整理好的記錄移交行政部門(mén)，行政部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、編目，并建立記錄清單。（四）記錄保管1.記錄的保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。2.記錄應(yīng)妥善保管在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，防止損壞、丟失和變質(zhì)。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（五）記錄查閱與使用1.公司內(nèi)部人員查閱記錄，需填寫(xiě)《記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱記錄應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶走記錄原件。3.記錄的使用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定和審批流程，確保記錄的使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。（六）記錄銷毀1.記錄銷毀參照檔案銷毀程序進(jìn)行，由行政部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀記錄時(shí)應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、記錄名稱、數(shù)量等信息。五、信息化管理（一）文件檔案記錄數(shù)字化1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定文件檔案記錄數(shù)字化工作計(jì)劃，逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案記錄的電子化存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)紙質(zhì)文件檔案記錄進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。3.將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行索引編制，方便查詢和檢索。（二）電子文件管理1.建立電子文件管理制度，規(guī)范電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。2.電子文件應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子文件的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)人員崗位和職責(zé)設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，確保電子文件的安全性和保密性。4.定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過(guò)期或無(wú)用的文件，確保電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)的有效性和準(zhǔn)確性。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的起草、審核、發(fā)布、流轉(zhuǎn)和查閱等工作，提高文件處理效率和協(xié)同辦公能力。2.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提升檔案管理水平。3.鼓勵(lì)各部門(mén)在業(yè)務(wù)工作中積極應(yīng)用信息化手段，對(duì)業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行電子化管理，提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)文件檔案記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件檔案記錄的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及信息化管理工作的開(kāi)展情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任