公司檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案庫房的管理工作，包括各類文件、資料、合同、報表等檔案的存儲、保管和維護。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.科學管理原則：采用科學的方法和手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率。3.方便利用原則：建立便捷的檔案查閱和利用機制，滿足公司各部門及相關人員的工作需求。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全、衛生、溫濕度控制等。4.負責檔案的查閱、借閱和利用服務工作，按照規定辦理相關手續。5.負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業務水平和管理能力。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的具體收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的質量和安全。3.熟悉檔案的分類、編號和檢索方法，能夠快速準確地為利用者提供檔案信息。4.做好檔案庫房的日常巡查工作，及時發現和處理安全隱患。5.協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用服務工作，按照規定辦理相關手續。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、完整和準確。2.在檔案形成過程中，各部門應按照檔案管理的要求，做好文件材料的積累和整理工作，及時向檔案管理部門移交。3.各部門應積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用服務工作，按照規定辦理相關手續。三、檔案庫房建設與設施（一）庫房選址檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。（二）庫房布局1.檔案庫房應分為檔案存儲區、查閱區、整理區等功能區域，各區域之間應保持適當的距離，便于管理和操作。2.檔案存儲區應設置密集架或檔案柜，用于存放檔案。密集架或檔案柜應排列整齊，便于通風和采光。3.查閱區應設置桌椅、電腦等設備，為利用者提供舒適的查閱環境。查閱區應與檔案存儲區相對獨立，避免查閱活動對檔案存儲區造成干擾。4.整理區應設置工作臺、裝訂設備等，用于檔案的整理和裝訂。整理區應與檔案存儲區相鄰，便于檔案的整理和移交。（三）庫房設施1.安全設施安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，如火災自動報警系統、監控系統、防盜門窗、除濕機、防蟲劑、鼠夾等。配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.溫濕度控制設施安裝溫濕度調節設備，如空調、加濕器、除濕器等，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備溫濕度監測設備，如溫濕度計等，實時監測庫房溫濕度情況，并做好記錄。3.照明設施庫房應采用自然采光和人工照明相結合的方式，確保光線充足、均勻。人工照明應采用無紫外線的燈具，避免光線對檔案造成損害。4.通風設施庫房應安裝通風設備，如排風扇等，保持庫房空氣流通，防止有害氣體積聚。通風口應安裝過濾裝置，防止灰塵、雜物等進入庫房。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門形成的各類文件、資料、合同、報表等檔案材料，并進行分類整理。2.檔案管理人員應定期到各部門進行檔案收集工作，督促各部門按時移交檔案材料。3.對于重要的檔案材料，檔案管理人員應提前介入，指導各部門做好收集和整理工作。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類整理，確保檔案分類準確、編號規范。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。3.檔案整理應包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、美觀和牢固。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，檔案管理人員應及時將檔案移交至檔案庫房進行歸檔保管。2.歸檔檔案應按照檔案分類方案進行存放，并建立檔案目錄，便于檢索和利用。3.檔案管理人員應定期對歸檔檔案進行核對，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。（二）檔案保管1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物等。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對于破損、褪色等檔案，應及時進行修復或復制。3.檔案應按照規定的保管期限進行存放，到期檔案應按照規定進行鑒定和銷毀。4.檔案庫房應設置專人負責管理，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應進行審核，符合查閱條件的，安排檔案管理人員提供查閱服務。3.查閱檔案時，檔案管理人員應在現場進行監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，檔案管理人員應及時將檔案歸還原位。4.查閱檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復印檔案材料，應經檔案管理部門負責人同意后，由檔案管理人員負責復印。（二）檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自帶出公司。如因工作需要必須帶出公司的，應經檔案管理部門負責人同意，并辦理相關手續。5.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門負責人組織，檔案管理人員、業務部門人員等參加。鑒定人員應根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現實價值和保存價值，提出鑒定意見。3.檔案鑒定意見應形成書面材料，經公司領導審批后存檔。（二）檔案銷毀1.對于失去保存價值的檔案，檔案管理部門應按照規定進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并經公司領導審批。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門負責人或其指定的人員負責監銷。監銷人員應認真核對《檔案銷毀清冊》，確保銷毀的檔案與清冊一致。4.檔案銷毀后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設1.公司應加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統應具備檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和水平。3.檔案管理部門應定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，確保系統的安全穩定運行。（二）檔案數字化1.公司應逐步推進檔案數字化工作，將重要的檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案數字化應按照相關標準和規范進行，確保數字化檔案的質量和安全。3.檔案管理人員應定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（三）檔案信息安全1.公司應加強檔案信息安全管理，采取必要的安全措施，防止