醫院公文行文管理制度總則一、目的為規范醫院公文行文行為，提高公文處理效率，確保公文的準確性、及時性和保密性，根據國家有關法律法規和醫院的實際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫院內部各部門之間以及醫院與外部單位之間的公文行文活動。三、基本原則1.合法合規原則：公文的內容和形式必須符合國家法律法規和醫院的規章制度。2.準確及時原則：公文的內容必須準確無誤，行文必須及時迅速，以保證工作的正常進行。3.精簡高效原則：公文的內容應簡明扼要，行文應注重實效，避免冗長和繁瑣。4.保密安全原則：公文涉及醫院的機密信息，必須嚴格遵守保密制度，確保公文的安全。四、公文種類醫院公文種類主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函等。1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。2.通知：適用于發布、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。3.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級單位匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。5.請示：適用于向上級單位請求指示、批準。6.批復：適用于答復下級單位請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。五、公文格式1.眉首（1）發文機關標識：由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，居中排布。（2）發文字號：由發文機關代字、年份和序號組成。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。（3）秘密等級和保密期限：如需標注秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標注保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。（4）緊急程度：如需標注緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標注份數序號，用6位3號阿拉伯數字，頂格標識在版心左上角第一行。（5）簽發人：上報的公文需標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。2.主體（1）標題：一般由發文機關、事由和文種組成，做到準確簡要、醒目規范。（2）主送機關：指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（3）正文：公文的主體，用來表述公文的內容。正文應結構嚴謹、層次分明、表述準確、文字簡練。（4）附件：如有附件，應在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數字標識；附件名稱后不加標點符號。（5）發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。（6）成文日期：以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（7）印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。3.版記（1）抄送機關：指除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（2）印發機關和印發日期：印發機關指公文的印制主管部門，印發日期以公文付印的日期為準。（3）頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。公文擬制一、起草1.公文起草應當做到內容簡潔、主題明確、表述準確、格式規范。2.起草公文應當深入調查研究，充分聽取各方面意見，注重針對性和可操作性。3.公文內容涉及其他部門職權范圍內的事項，應當與有關部門協商一致；經過協商仍不能取得一致意見的，應當在公文中標明。4.公文起草人員應當熟悉國家法律法規和醫院的規章制度，具備相應的文字表達能力和業務知識。二、審核1.公文文稿簽發前，應當由起草部門負責人進行審核。審核的重點是：是否符合國家法律法規和醫院的規章制度；是否符合公文起草的要求；內容是否準確、完整、可行；格式是否規范、符合要求。2.審核人員應當對公文文稿進行認真審核，提出具體的審核意見，并對審核意見的準確性負責。3.經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送審核。三、簽發1.醫院公文應當由醫院負責人或者其授權的人員簽發。重要公文應當由醫院主要負責人簽發。2.簽發人應當簽署意見、姓名和日期。簽發意見應當明確具體，姓名應當寫全稱，日期應當用阿拉伯數字標注。3.公文簽發后，不得隨意更改。確需更改的，應當經原簽發人同意，并在更改處注明。公文辦理一、收文辦理1.簽收：收到公文后，應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對收到的公文應當進行登記，登記的內容包括公文的標題、文號、密級、緊急程度、收文日期、來文單位、簽收人等。3.初審：對收到的公文應當進行初審，初審的重點是：是否應當由本單位辦理；是否符合行文規則；文種、格式是否符合要求；涉及其他部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽；是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本單位負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。5.傳閱：根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。二、發文辦理1.復核：已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。2.登記：對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。3.印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。4.核發：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。公文歸檔一、歸檔范圍凡是反映醫院工作活動、具有查考利用價值的公文、電報、信函、圖表、聲像等各種形式和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。二、歸檔時間1.醫院每年形成的公文，應當在次年6月底前完成歸檔手續。2.跨年度的請示與批復，一并歸入批復年度；沒有批復的，歸入請示年度。3.跨年度的規劃、計劃、總結等文件，歸入文件內容針對的第一個年度。4.會議文件，歸入會議閉幕年度。三、歸檔要求1.歸檔的公文應當齊全、完整，能夠反映醫院工作的歷史面貌。2.歸檔的公文應當按照其形成的規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。3.歸檔的公文應當按照一定的分類方法進行分類整理，并編制歸檔文件目錄。4.歸檔的公文應當采用耐久性強的書寫材料和紙張，字跡工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫材料。公文管理一、保密管理1.醫院公文涉及醫院的機密信息，必須嚴格遵守保密制度，確保公文的安全。2.公文的密級分為絕密、機密、秘密三級。絕密級公文是指涉及國家核心秘密的公文，機密級公文是指涉及國家重要秘密的公文，秘密級公文是指涉及國家一般秘密的公文。3.公文的密級和保密期限應當根據公文的內容和工作需要確定，并在公文的眉首部分標注。4.公文的密級和保密期限變更或者解除的，應當及時通知有關單位和人員。5.公文的傳遞、保管、使用等環節，應當嚴格遵守保密制度，不得泄露公文的內容。二、印章管理1.醫院印章是醫院行使職權的重要憑證，必須嚴格管理。2.醫院印章的刻制、啟用、變更、注銷等事項，應當按照有關規定辦理。3.醫院印章的保管應當指定專人負責，確保印章的安全。4.使用醫院印章，應當履行審