小件物品采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司小件物品采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物品符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要進行的小件物品采購活動。小件物品是指價值相對較低、單次采購數量較少的各類辦公用品、辦公設備配件、勞保用品、日常維修材料等。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應根據實際工作需要，合理編制采購計劃，避免盲目采購。2.質量優先原則：所采購的小件物品應符合國家相關標準和公司規定的質量要求，確保使用安全和性能良好。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，由公司指定的采購部門統一負責組織實施。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的各項規定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。二、采購流程（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《小件物品采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息。2.《小件物品采購申請表》由部門負責人簽字審核后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到各部門提交的《小件物品采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較?。ň唧w金額標準由公司根據實際情況確定）的采購申請，由采購部門負責人直接審批；對于金額較大的采購申請，采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.經審批通過的采購申請，采購部門方可組織實施采購。（三）供應商選擇與采購實施1.采購部門根據采購物品的特點和需求，通過多種渠道選擇合格的供應商。供應商的選擇應綜合考慮其信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。2.采購部門與選定的供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、交貨地點、付款方式等條款，并簽訂采購合同或采購訂單。3.采購人員按照采購合同或采購訂單的要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。（四）驗收與入庫1.采購物品到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門進行驗收。2.使用部門和質量檢驗部門按照相關標準和要求對采購物品的數量、質量、規格、型號等進行驗收。驗收合格的，填寫《小件物品驗收單》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商協商解決，如退貨、換貨等。3.驗收合格的采購物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續，填寫《小件物品入庫單》，并將采購物品妥善保管。（五）報銷與付款1.采購人員憑《小件物品采購申請表》、采購合同或采購訂單、《小件物品驗收單》、發票等相關憑證，按照公司財務報銷制度的規定，辦理報銷手續。2.財務部門對采購報銷憑證進行審核，審核無誤后，按照采購合同或采購訂單約定的付款方式和時間，辦理付款手續。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度工作計劃和各部門的需求預測，編制年度小件物品采購預算。采購預算應明確采購項目、采購數量、采購金額等內容。2.年度小件物品采購預算經公司財務部門審核、公司領導審批后，作為年度采購工作的依據。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照年度采購預算組織實施采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算的，應按照公司預算管理的相關規定辦理預算調整手續。2.財務部門應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題，確保采購預算的嚴格執行。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在與供應商簽訂采購合同前，應將合同草案提交公司法律事務部門或法律顧問進行審核。法律事務部門或法律顧問應對合同的合法性、合規性、完整性等進行審查，并提出修改意見。2.采購部門根據法律事務部門或法律顧問的審核意見，對合同草案進行修改完善后，與供應商簽訂正式采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務、采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、質量標準、違約責任等條款。（二）合同執行與跟蹤1.采購部門應按照采購合同的約定，及時跟蹤合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.如供應商在合同執行過程中出現違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取補救措施，并按照合同約定追究其違約責任。3.采購部門應定期對采購合同的執行情況進行總結分析，及時發現和解決合同執行過程中存在的問題，為后續采購工作提供參考。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協商一致，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的權利義務等條款。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采購合同的，采購部門應及時與供應商協商一致，并簽訂合同解除協議。合同解除協議應明確解除的原因、解除后的權利義務等條款。3.采購部門應將合同變更協議和合同解除協議及時報公司法律事務部門或法律顧問備案。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險等。2.采購部門應根據風險識別和評估的結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對：加強對供應商的選擇、評估和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，確保供應商的信譽和能力。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，以及違約責任。2.質量風險應對：嚴格按照質量標準進行采購驗收，加強對采購物品質量的檢驗和監督。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，如出現質量問題，及時與供應商協商解決，要求其承擔相應的責任。3.價格風險應對：加強市場調研，了解市場價格動態，合理確定采購價格。與供應商進行談判時，爭取最優惠的采購價格。建立價格預警機制，及時發現價格波動情況，采取相應的應對措施。4.交貨期風險應對：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應商提供詳細的生產計劃和進度安排。加強對供應商生產進度的跟蹤和監督，及時掌握交貨情況。如出現交貨期延誤的情況，及時與供應商協商解決，要求其采取補救措施，并承擔相應的違約責任。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司內部監督。（二）外部監督1.公司應積極接受政府有關部門的監督檢查，配合相關部門做好采購領域的專項整治工作。2.公司應建立健全投訴舉報機制，接受供應商和員工的監督舉