公司案件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司案件檔案的規范化管理，確保案件檔案的完整、準確、系統和安全，便于案件的查詢、利用和后續處理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及各類案件（包括但不限于法律糾紛案件、勞動爭議案件、內部違規違紀案件等）檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司案件檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：案件檔案應如實反映案件的全過程，記錄內容必須真實、準確、可靠。3.分類管理原則：根據案件的性質、類別等進行分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：嚴格遵守檔案管理的安全保密規定，防止檔案信息泄露。二、案件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與案件相關的各類文件、資料，包括但不限于合同、協議、往來信函、會議紀要、調查筆錄、鑒定報告、判決書等。2.案件處理過程中形成的請示、報告、審批文件等內部文件。3.涉及案件的視聽資料、電子數據等。（二）收集要求1.案件承辦部門或人員應在案件處理過程中及時收集相關檔案資料，確保檔案的完整性。2.對于外部獲取的文件資料，應確保其真實性和有效性，并進行必要的審核和登記。3.收集的檔案資料應保持原始狀態，不得擅自涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照案件的性質分為法律糾紛案件、勞動爭議案件、內部違規違紀案件等類別；每類案件再根據具體情況進行細分，如法律糾紛案件可分為合同糾紛、侵權糾紛等。2.編號：為每個案件檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和查詢。3.排序：按照案件處理的時間順序或重要程度對檔案資料進行排序。4.編目：編制案件檔案目錄，包括檔案編號、案件名稱、當事人、處理時間、檔案內容簡介等信息，以便快速檢索。三、案件檔案的歸檔（一）歸檔時間案件處理完畢后，承辦部門或人員應在[X]個工作日內將整理好的案件檔案移交至檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.承辦部門填寫《案件檔案歸檔申請表》，詳細說明案件基本情況、檔案資料清單等信息，并經部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的案件檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。如發現問題，及時通知承辦部門補充或修正。3.審核通過后，檔案管理部門將案件檔案進行上架存放，并更新檔案管理系統中的相關信息。四、案件檔案的保管（一）保管期限1.法律糾紛案件檔案的保管期限根據相關法律法規和公司實際情況確定，一般為自案件結案之日起[X]年。2.勞動爭議案件檔案的保管期限為自案件處理完畢之日起[X]年。3.內部違規違紀案件檔案的保管期限根據違規違紀的嚴重程度確定，一般為自處理決定作出之日起[X]年至永久保存不等。（二）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.案件檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行定期備份，并存儲在安全的存儲介質上，同時做好電子檔案的安全防護工作，防止數據丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對案件檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。2.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.做好檔案庫房的環境衛生工作，保持庫房整潔、通風良好。五、案件檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱案件檔案的，應填寫《案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據申請內容進行審核，對于涉及公司機密或敏感信息的案件檔案，需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因司法機關辦案等合法事由需要查閱公司案件檔案的，應出具相關證明文件，并按照公司對外提供檔案資料的審批流程辦理審批手續。（二）查閱流程1.查閱申請人將填寫完整并經審批的《案件檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找并提取相關案件檔案，在檔案查閱室提供給查閱人員查閱。3.查閱人員應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱案件檔案的，應填寫《案件檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據申請內容進行審核，對于涉及公司機密或敏感信息的案件檔案，需經公司分管領導批準后方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.借閱申請人將填寫完整并經審批的《案件檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找并提取相關案件檔案，與借閱申請人辦理檔案交接手續，填寫《案件檔案借閱登記表》，注明檔案編號、案件名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的案件檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損毀檔案內容。如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。4.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，歸還時檔案管理人員應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。如發現問題，應及時查明原因并處理。六、案件檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對案件檔案的內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在案件檔案的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監督查閱、借閱人員遵守保密規定，不得在非規定場所談論檔案內容。3.對于涉及公司機密或敏感信息的案件檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等特殊保密措施。（二）安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監控設備，確保檔案庫房24小時處于監控狀態。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保其正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞或丟失。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備相應的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等。4.對檔案管理系統進行安全防護，設置用戶權限管理，定期進行數據備份和安全檢查，防止電子檔案數據泄露或被篡改。七、案件檔案的銷毀（一）銷毀條件1.案件檔案保管期限屆滿，且已無繼續保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的案件檔案，如檔案內容已失去真實性、完整性，或已被新的檔案資料所替代等。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿或符合銷毀條件的案件檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《案件檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.《案件檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的案件檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。4.銷毀案件檔案時，應采用適當的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記