公司煙酒禮品管理制度一、總則（一）目的為規范公司煙酒禮品的管理，確保禮品使用的合理性、合規性和有效性，加強公司文化建設，維護公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司。（三）基本原則1.合規性原則：禮品的采購、使用和管理必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：禮品的贈送應基于業務往來、客戶關系維護、員工關懷等必要場景，避免不必要的浪費。3.適度性原則：禮品的價值和檔次應與公司實際情況、業務需求及受贈對象相匹配，不得過度奢華。4.審批性原則：所有禮品的采購、贈送、領用等環節均需按照規定進行審批。二、禮品的分類及用途（一）業務禮品1.定義：用于公司與客戶、合作伙伴等業務往來中，增進感情、促進合作的禮品。2.用途：包括但不限于商務宴請、會議活動、節日拜訪、項目合作等場景下贈送的煙酒、特色禮品等。（二）員工福利禮品1.定義：公司為員工提供的具有關懷性質的禮品。2.用途：如節日禮品、生日禮品、員工表彰禮品等，旨在增強員工的歸屬感和忠誠度。（三）其他禮品1.定義：因特殊情況或特定需求而使用的禮品，如外事活動禮品、捐贈禮品等。2.用途：根據具體情況確定。三、禮品采購管理（一）采購渠道1.集中采購：對于批量較大、通用性強的煙酒禮品，原則上通過公司統一的采購平臺進行集中采購，以獲取更優惠的價格和更好的服務。2.定點采購：與信譽良好、產品質量可靠的煙酒供應商建立長期合作關系，確定定點采購渠道，確保采購的穩定性和質量。3.特殊采購：對于一些具有特殊要求或定制化的禮品，可根據實際情況選擇合適的采購渠道，但需嚴格履行審批程序。（二）采購流程1.需求申請：各部門根據業務需要，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品的用途、種類、數量、預算等信息，并提交至部門負責人審批。2.部門審批：部門負責人對申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽署審批意見后提交至采購部門。3.采購審核：采購部門收到申請后，對采購渠道、價格、質量等進行審核，必要時進行市場調研，確保采購方案的可行性和經濟性。審核通過后，提交至財務部門審核預算。4.財務審核：財務部門對禮品采購預算進行審核，確保費用在公司規定的范圍內。審核通過后，返回采購部門進行采購操作。5.采購執行：采購部門按照審批后的采購方案進行采購，與供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務。采購過程中需嚴格控制采購進度和質量，確保按時、按質、按量完成采購任務。6.驗收付款：禮品到貨后，采購部門通知相關人員進行驗收。驗收合格后，填寫《禮品驗收單》，并提交至財務部門辦理付款手續。財務部門根據合同約定和驗收情況進行付款審核，審核通過后支付貨款。（三）采購預算管理1.預算編制：公司每年年初根據上一年度禮品使用情況及本年度業務發展計劃，編制禮品采購預算。預算應明確各類禮品的采購金額、用途、預計采購數量等信息。2.預算調整：在預算執行過程中，如因業務發展需要或其他特殊原因導致禮品采購預算不足，相關部門應提前提交《禮品采購預算調整申請表》，說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排。經審批通過后，方可進行預算調整。3.預算控制：財務部門負責對禮品采購預算的執行情況進行監控，定期對預算執行情況進行分析和通報。各部門應嚴格控制禮品采購費用，確保不超出預算范圍。四、禮品贈送管理（一）贈送原則1.根據業務需求：禮品贈送應與公司業務緊密相關，有助于拓展業務、維護客戶關系或提升公司形象。2.明確受贈對象：準確確定禮品的受贈對象，避免誤送或濫送。3.遵守廉潔規定：嚴禁借禮品贈送之名進行不正當利益輸送或違反廉潔紀律的行為。（二）贈送流程1.申請審批：各部門如需贈送禮品，應提前填寫《禮品贈送申請表》，詳細說明贈送原因、受贈對象、禮品種類、數量、預計價值等信息，并提交至部門負責人審批。2.部門審批：部門負責人對申請進行審核，判斷贈送禮品的必要性和合理性，簽署審批意見后提交至分管領導審批。3.分管領導審批：分管領導對申請進行進一步審核，重點關注禮品價值、贈送對象與業務的關聯性等因素，審批通過后提交至總經理審批。4.總經理審批：總經理對禮品贈送申請進行最終審批，確保禮品贈送符合公司整體利益和相關規定。審批通過后方可進行禮品贈送操作。5.禮品贈送：經審批通過后，由相關人員負責按照規定的時間、方式和渠道將禮品贈送至受贈對象，并做好相關記錄。（三）贈送記錄與跟蹤1.建立記錄臺賬：對每次禮品贈送情況進行詳細記錄，包括贈送日期、受贈對象、禮品種類、數量、價值、贈送原因等信息，形成禮品贈送記錄臺賬。2.跟蹤反饋：定期對禮品贈送后的效果進行跟蹤反饋，了解受贈對象的反應和意見，評估禮品贈送對業務關系或公司形象的影響。如發現問題或需要進一步溝通的情況，及時采取相應措施。五、禮品領用管理（一）領用范圍員工福利禮品及其他經公司批準可領用的禮品。（二）領用流程1.發布通知：公司人力資源部門或相關管理部門提前發布禮品領用通知，明確禮品的種類、領取時間、領取地點等信息。2.個人申請：員工根據通知要求，填寫《禮品領用申請表》，注明領用禮品的種類、數量等信息，并提交至所在部門負責人審批。3.部門審批：部門負責人對員工的領用申請進行審核，確保領用符合規定和員工實際需求。審核通過后簽署審批意見。4.領取禮品：員工憑審批通過的《禮品領用申請表》到指定地點領取禮品，并在禮品領取登記表上簽字確認。（三）領用限制1.數量限制：根據禮品的性質和公司規定，明確員工每次領用禮品的數量上限，避免過度領用。2.重復領用限制：對于一些具有時效性或特定用途的禮品，限制員工在一定時間內的重復領用次數。六、禮品庫存管理（一）庫存盤點1.定期盤點：公司定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.臨時盤點：在特殊情況下，如禮品采購、贈送、領用等業務發生重大變動時，應及時進行臨時盤點，以準確掌握庫存情況。（二）庫存保管1.專人負責：指定專人負責禮品庫存的保管工作，確保禮品的安全存放。2.存放條件：根據禮品的特性，提供適宜的存放環境，如防潮、防火、防盜等，防止禮品損壞或變質。3.出入庫管理：嚴格執行禮品出入庫登記制度，詳細記錄禮品的出入庫時間、種類、數量、去向等信息，確保庫存數量準確無誤。（三）庫存處理1.過期處理：對于過期或變質的禮品，應及時進行清理和處理，避免造成浪費和安全隱患。處理方式可包括報廢、捐贈等，具體處理方式需經審批后執行。2.閑置處理：對于長期閑置且不再使用的禮品，應根據實際情況進行合理處理，如折價出售、與供應商協商退換貨等，以盤活庫存資產。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對禮品管理制度的執行情況進行審計，檢查禮品采購、贈送、領用、庫存管理等環節是否符合規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）紀檢監察公司紀檢監察部門負責對禮品管理過程中的廉潔自律情況進行監督檢查，嚴肅查處違規違紀行為，確保禮品管理工作廉潔、公正。（三）員工監督鼓勵員工對禮品管理過程中的違規行為進行監督舉報，公司將對舉報信息進行認真核實和處理，并對舉報人給予適當的獎勵和保護。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自采購、贈送或領用禮品。2.虛報禮品采購費用或騙取禮品。3.借禮品贈送之名進行不正當利益輸送或違反廉潔紀律。4.禮品管理過程中存在其他違規操作行為。（二）處理措施1.批評教育：對于情節較輕的違規行為，給予批評教育，責令限期整改。2.經濟處罰：對違規責任人給予相應的經濟處罰，如扣減績效獎金、工資等。3.紀律處分：根據違規情節的嚴重程度，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。4.法律責任：對于違反法律法規的行為，依法追究相關人員的法律責任。九