內控采購業務管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購業務的內部控制，規范采購行為，防范采購風險，確保采購活動合法、合規、高效，保障公司生產經營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的采購業務活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規和公司內部規章制度的要求。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平性原則：采購活動應當遵循公平、公正、公開的原則，確保供應商之間的公平競爭。4.職責分離原則：采購業務的審批、執行、驗收等環節應當相互分離，形成相互制約的機制。二、采購業務流程（一）采購需求提出1.各部門根據生產經營計劃和實際需求，定期或不定期提出采購申請。采購申請應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.采購申請應經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，應進行匯總整理，并結合公司庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并報公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等內容。2.采購部門應根據采購物資或服務的要求，對供應商進行篩選和評估。評估內容包括供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、信譽等方面。3.采購部門應建立合格供應商名錄，并定期對供應商進行考核評價。對于考核評價不合格的供應商，應及時淘汰，并補充新的供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據采購計劃和供應商選擇情況，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同簽訂前，應經公司法律部門審核，并報公司領導審批。（五）采購執行1.采購部門應按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，并跟蹤采購訂單的執行情況。2.供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質、按量將采購物資或服務交付至公司指定地點。采購部門應組織相關人員對采購物資或服務進行驗收。（六）采購驗收1.采購物資或服務到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量標準、外觀等方面。2.質量檢驗部門應按照相關標準和規范，對采購物資或服務進行質量檢驗，并出具檢驗報告。對于驗收合格的采購物資或服務，使用部門應辦理入庫手續；對于驗收不合格的采購物資或服務，采購部門應及時與供應商協商處理。（七）采購付款1.采購部門應根據采購合同的約定，及時辦理采購付款手續。采購付款申請應附采購合同、采購發票、驗收報告等相關憑證。2.采購付款申請應經采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。財務部門應按照公司領導審批意見，及時支付采購款項。三、采購業務內部控制要點（一）采購申請環節1.采購申請應明確采購的必要性和合理性，避免盲目采購。2.采購申請應經過嚴格的審批流程，確保采購申請符合公司的生產經營計劃和預算安排。（二）采購計劃環節1.采購計劃應根據市場供應情況、公司庫存情況等因素進行合理制定，避免采購過多或過少。2.采購計劃應報公司領導審批，確保采購計劃符合公司的戰略目標和經營決策。（三）供應商選擇環節1.供應商選擇應遵循公平、公正、公開的原則，確保供應商之間的公平競爭。2.供應商選擇應進行充分的調查和評估，確保供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面符合公司的要求。（四）采購合同環節1.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。2.采購合同簽訂前，應經公司法律部門審核，確保合同條款符合法律法規的要求。（五）采購執行環節1.采購部門應按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，并跟蹤采購訂單的執行情況。2.采購訂單執行過程中，如發生變更或調整，應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。（六）采購驗收環節1.采購驗收應嚴格按照相關標準和規范進行，確保采購物資或服務的質量符合要求。2.采購驗收過程中，如發現問題，應及時與供應商協商處理，并做好記錄。（七）采購付款環節1.采購付款應嚴格按照采購合同的約定進行，確保付款的準確性和及時性。2.采購付款申請應附相關憑證，并經嚴格的審批流程，確保采購付款的合法性和合規性。四、采購業務風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加或采購物資供應不足。2.質量風險：供應商提供的物資或服務質量不符合要求，可能導致公司生產經營受到影響。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同執行過程中發生糾紛等因素可能導致公司遭受經濟損失。4.廉潔風險：采購人員在采購過程中接受供應商賄賂、回扣等不正當利益，可能導致公司利益受損。（二）風險評估1.采購部門應定期對采購業務風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對：采購部門應加強市場調研，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購計劃；與供應商建立長期合作關系，確保采購物資的穩定供應。2.質量風險應對：加強供應商管理，嚴格篩選供應商，確保供應商的產品質量符合要求；加強采購驗收環節的管理，嚴格按照相關標準和規范進行驗收。3.合同風險應對：加強采購合同管理，明確合同條款，確保合同的合法性和有效性；加強合同執行過程中的監督和管理，及時處理合同糾紛。4.廉潔風險應對：加強采購人員的廉潔教育，建立健全廉潔風險防控機制，加強對采購過程的監督和管理，嚴肅查處采購人員的違規違紀行為。五、采購業務監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對采購業務進行審計，檢查采購業務的內部控制制度執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等。2.內部審計部門應及時發現采購業務中存在的問題，并提出改進建議，督促相關部門進行整改。（二）財務監督1.財務部門應加強對采購業務的財務監督，檢查采購付款的準確性和及時性、采購發票的真實性和合法性等。2.財務部門應定期對采購業務的財務數據進行分析，發現異常情況及時進行調查和處理。（三）紀檢監察監督1.公司紀檢監察部門應加強對采購業務的監督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規違紀行為。2.紀檢監察部門應建立健全舉報機制，鼓勵員工對采購業務中的違規違紀行為進行舉報。六、附則（一）解釋