公司數(shù)碼器材管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司數(shù)碼器材的管理，規(guī)范數(shù)碼器材的采購、使用、維護(hù)、保管及報(bào)廢等流程，確保數(shù)碼器材的正常使用，提高工作效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工所使用的數(shù)碼器材，包括但不限于電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲設(shè)備等。3.管理原則數(shù)碼器材管理遵循“統(tǒng)一管理、合理配置、高效使用、定期維護(hù)、節(jié)約資源”的原則。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)碼器材管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。統(tǒng)籌公司數(shù)碼器材的采購、選型、驗(yàn)收、入庫、調(diào)配、報(bào)廢等工作。建立數(shù)碼器材臺賬，記錄器材的型號、配置、購買時(shí)間、使用部門、使用人等信息。定期對公司數(shù)碼器材進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)數(shù)碼器材的維修、保養(yǎng)及技術(shù)支持工作，或聯(lián)系專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門數(shù)碼器材的日常使用、保管和維護(hù)，確保器材的正常運(yùn)行。配合行政部門做好數(shù)碼器材的選型、采購需求提報(bào)等工作。負(fù)責(zé)本部門數(shù)碼器材的使用登記，及時(shí)記錄器材的使用情況、故障情況等信息。對本部門員工進(jìn)行數(shù)碼器材使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和安全意識。3.使用人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用數(shù)碼器材，愛護(hù)器材，不得擅自拆卸、改裝或轉(zhuǎn)借他人。負(fù)責(zé)數(shù)碼器材的日常清潔、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。妥善保管數(shù)碼器材及相關(guān)配件、資料，防止丟失、損壞或被盜。在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，及時(shí)將所使用的數(shù)碼器材及相關(guān)物品歸還公司。三、采購管理1.采購需求提報(bào)各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《數(shù)碼器材采購申請表》，詳細(xì)注明器材的名稱、型號、配置、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。行政部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出采購建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定采購價(jià)格和采購合同條款。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保器材按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.驗(yàn)收與入庫數(shù)碼器材到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括器材的型號、配置、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格的數(shù)碼器材，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《數(shù)碼器材入庫單》，并將器材及相關(guān)資料妥善保管。驗(yàn)收不合格的數(shù)碼器材，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。四、使用管理1.領(lǐng)用與發(fā)放使用部門根據(jù)工作需要，填寫《數(shù)碼器材領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部門領(lǐng)取數(shù)碼器材。行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請，發(fā)放數(shù)碼器材，并在《數(shù)碼器材臺賬》上記錄領(lǐng)用時(shí)間、使用部門、使用人等信息。使用人員在領(lǐng)取數(shù)碼器材時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查器材的外觀、性能等是否完好，如有問題應(yīng)及時(shí)向行政部門提出。2.使用登記使用人員應(yīng)對所領(lǐng)用的數(shù)碼器材進(jìn)行使用登記，記錄使用日期、使用時(shí)間、使用內(nèi)容等信息。使用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對數(shù)碼器材的使用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。3.操作規(guī)范使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)碼器材的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或進(jìn)行違規(guī)操作。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)碼器材出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，由本部門負(fù)責(zé)人通知行政部門進(jìn)行維修。4.借用與歸還因工作需要借用數(shù)碼器材的，需填寫《數(shù)碼器材借用申請表》，經(jīng)借出部門負(fù)責(zé)人和借入部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過[X]天，如有特殊情況需要延長借用期限的，需提前向行政部門申請。借用人員應(yīng)妥善保管借用的數(shù)碼器材，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還所借器材，并到行政部門辦理歸還手續(xù)。行政部門應(yīng)對歸還的數(shù)碼器材進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)器材有損壞或丟失的，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。五、維護(hù)與保養(yǎng)管理1.定期維護(hù)計(jì)劃行政部門應(yīng)制定數(shù)碼器材定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等信息。定期維護(hù)計(jì)劃應(yīng)涵蓋硬件維護(hù)（如清潔、檢查硬件連接、更換耗材等）和軟件維護(hù)（如系統(tǒng)更新、殺毒、數(shù)據(jù)備份等）。2.日常維護(hù)要求使用人員應(yīng)做好數(shù)碼器材的日常維護(hù)工作，保持器材的清潔衛(wèi)生，定期對器材進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)碼器材出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，不得自行拆卸或維修。3.維修管理行政部門接到數(shù)碼器材維修報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。如本公司無法維修的，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修人員在維修數(shù)碼器材時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修過程、維修結(jié)果等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)向使用部門反饋維修情況，并由使用部門對維修后的器材進(jìn)行試用，確認(rèn)正常后在維修記錄上簽字確認(rèn)。4.保養(yǎng)記錄行政部門應(yīng)建立數(shù)碼器材保養(yǎng)記錄檔案，記錄每次保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、保養(yǎng)人等信息。保養(yǎng)記錄檔案應(yīng)妥善保管，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)數(shù)碼器材的保養(yǎng)情況。六、保管管理1.存放環(huán)境要求數(shù)碼器材應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境中，避免受潮、受熱、受磁、受壓等情況。對于一些對環(huán)境要求較高的數(shù)碼器材，如精密儀器、電子設(shè)備等，應(yīng)配備專門的存放設(shè)施，如恒溫恒濕箱、防靜電工作臺等。2.標(biāo)識管理行政部門應(yīng)對數(shù)碼器材進(jìn)行標(biāo)識管理，在器材上粘貼或懸掛標(biāo)識牌，注明器材的名稱、型號、使用部門、使用人等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易脫落，以便于識別和管理。3.庫存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對數(shù)碼器材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為[X]個(gè)月。盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《數(shù)碼器材盤點(diǎn)報(bào)告》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件數(shù)碼器材符合下列條件之一的，可申請報(bào)廢：已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰且無使用價(jià)值的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因，導(dǎo)致器材嚴(yán)重?fù)p壞且無法修復(fù)的；其他符合報(bào)廢條件的情況。2.報(bào)廢申請與審批使用部門或使用人員發(fā)現(xiàn)數(shù)碼器材符合報(bào)廢條件的，應(yīng)填寫《數(shù)碼器材報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因，并提交至行政部門。行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，核實(shí)器材的使用情況、損壞程度等信息，并組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的數(shù)碼器材，行政部門應(yīng)將報(bào)廢申請報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的數(shù)碼器材，行政部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。報(bào)廢處理方式包括變賣、捐贈、拆解等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)器材的實(shí)際情況和公司要求確定。在報(bào)廢處理過程中，行政部門應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢器材的名稱、型號、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理收入等信息。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立數(shù)碼器材管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對數(shù)碼器材管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)定期對公司數(shù)碼器材的采購、使用、維護(hù)、保管及報(bào)廢等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.違規(guī)處理對于違反數(shù)碼器材管理制度的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。