大學檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強大學檔案庫房的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學檔案庫房的管理工作，包括各類檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校各類檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，簡化手續(xù)，提供便捷的檔案利用服務，滿足學校各項工作的需要。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、上架、下架、借閱登記等。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，確保檔案的安全。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，及時準確地查找和提供所需檔案。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的質(zhì)量。2.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，按照規(guī)定提供相關檔案資料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.學校各部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整，并整理分類。2.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應及時進行收集和整理。3.個人在教學、科研、管理等工作中形成的屬于學校歸檔范圍的文件材料，應按照規(guī)定及時移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照國家有關檔案整理的標準和規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.對電子檔案應進行規(guī)范化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。四、檔案保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防火門窗等，確保檔案的安全保管。3.庫房應設置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，做到功能分區(qū)合理，布局科學。（二）檔案上架與排列1.檔案應按照分類方案進行上架排列，同一類別的檔案應按照時間順序或重要程度依次排列。2.檔案密集架應編號標識，便于查找和管理。3.檔案上架應整齊有序，不得隨意堆放，確保檔案的存放安全。（三）溫濕度管理1.檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.應定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取相應的調(diào)控措施。3.在高溫、高濕季節(jié)，應加強對庫房的通風換氣和除濕降溫工作，確保檔案的安全。（四）安全保衛(wèi)1.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等安全設施，確保庫房安全。2.庫房鑰匙應由專人保管，不得隨意轉借他人。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。因工作需要進入庫房的，應嚴格履行登記手續(xù)。4.檔案庫房應配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。5.加強對檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。如遇突發(fā)事件，應立即采取應急措施，并及時報告學校有關部門。（五）檔案保管期限與鑒定1.檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定，確定各類檔案的保管期限。2.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案鑒定工作應由檔案管理部門組織，相關業(yè)務部門和專家參加，確保鑒定工作的科學性和準確性。4.檔案銷毀應編制銷毀清冊，經(jīng)學校主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案利用（一）利用原則1.凡持有合法有效證件的單位和個人，均可按照規(guī)定利用學校檔案。2.檔案利用應遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。利用涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案利用應本著方便、快捷、高效的原則，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。檔案管理人員應按照查閱登記表的要求，及時準確地提供所需檔案，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱者當面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿，應及時歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時間、借閱期限等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）檔案數(shù)字化1.按照國家有關檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，對館藏檔案進行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化應確保檔案內(nèi)容的真實、完整、準確，圖像清晰、可讀。3.建立檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲和管理。（三）信息化系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，滿足檔案管理工作的需要。2.加強對信息化系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.定期對信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（四）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關規(guī)定進行整理、歸檔和保管，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的利用應遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用原則和程序，確保電子檔案的合法利用。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校應定期對檔案庫房管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應加強對自身工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.建立檔案庫房管理工作考核評價制度，對檔案管理部門和檔案管理人員的工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理工作的組織實